Kostentransparenz gefragt

Befragt wurden Personen, die für das interne Dokumentenmanagement verantwortlich zeichnen, das sind CIO, IT-Manager, Qualitätsmanager oder Controller. 94 Interviews wurden im Zeitraum Ende Dezember bis Ende Jänner durchgeführt. Demnach investieren die österreichischen Unternehmen wieder in Umsatzwachstum. Als derzeit größere Herausforderung bezeichnen 60 Prozent Ertragssteigerung und Unternehmenswachstum, 29 Prozent setzen auf Kostenreduktion.

Der Stellenwert von Dokumentenmanagement im Unternehmen ist mit rund 63 Prozent sehr hoch. 72 Prozent der Befragten geben an, dass in ihrem Unternehmen bereits ein Dokumentenmanagement vorhanden ist. Dokumentenmanagement wird in der Praxis jedoch nach wie vor nicht als Teil umfassender Geschäftsprozesse gesehen, sondern fast immer in Form bestehender IT-Softwarelösungen umgesetzt, erläutert DI Martin Winkler, Director Xerox Global Services.

Was kostet ein Dokument?

Dokumente spielen in vielen Unternehmensprozessen eine zentrale Rolle. Angefangen von der Rechnung bis zu Kundenmitteilungen - überall sind Dokumente mit im Spiel, sei es auf Papier oder in elektronischer Form. 42 Prozent der Unternehmen gaben selbst an, das Druckvolumen quantitativ zu messen. Aber wie viel kostet ein Dokument? 89 Prozent der Top 500 Unternehmen können nicht abschätzen, wie viel Prozent ihres Umsatzes auf Druck- und Dokumentenkosten entfällt. "Das ist zwar eine geringfügige Verbesserung, denn bei einer Erhebung von IDC im Jahr 2003 konnten 94 Prozent der Unternehmen die Dokumentenkosten nicht einschätzen", erklärt DI Martin Winkler, Director Xerox Global Services. "Aber es zeigt auch, dass es immer noch viele Firmen gibt, die nicht wissen, wo sich Kosten verstecken, die man eigentlich kontrollieren kann." Kontrolle über die Office-Umgebung zu haben, führt nicht nur zu Einsparungen, sondern erhöht auch die Produktivität von Geschäftsprozessen.

Der Prozess einer zukünftigen Kostentransparenz beginnt damit, die Situation des Unternehmens in seiner Gesamtheit zu beurteilen und jene Stellen zu identifizieren, an denen Kosten "verschluckt" werden. Es ist durchaus realistisch Druckkosten um 40 Prozent zu reduzieren, das sind rund 250 Euro pro Mitarbeiter und damit in Unternehmen mit 4.000 Mitarbeitern eine Million Euro, so Winkler.

Auslagerung als Option

Derzeit werden am häufigsten Dokumentendruck (24 Prozent), Büroinfrastruktur (14 Prozent) also Drucker, Kopierer und Scanner und Dokumentendruck in Hausdruckereien (11 Prozent) ausgelagert. Papierarchivierung wird von 85 Prozent der Unternehmen nicht ausgelagert. Ein zukünftiges Outsourcing ist vor allem in bis dato wenig ausgelagerten Bereich Papierarchivierung (14 Prozent), im Dokumentendruck in Hausdruckereien (16 Prozent), im Postversand (13 Prozent) und der Büroinfrastruktur (14 Prozent) vorstellbar. Generell gilt, dass die einzelnen Bereiche eher in Unternehmen mit Dokumentenmanagement ausgelagert sind als in Unternehmen ohne Dokumentenmanagement.

Outsourcing und Dokumentenmanagement wirken sich primär auf die Reduktion und Kontrolle von Kosten aus. Aber Digitalisieren alleine genügt nicht, die Dokumente müssen auch entsprechend verwaltet werden. Obwohl 72 Prozent der Befragten in ihrem Unternehmen Dokumentenmanagement einsetzen, verbinden sie damit bestehende Softwarelösungen. Kompetente Outsourcing-Partner helfen aber sowohl die Effizienz zu steigern und Kosten zu reduzieren als auch einen Mehrwert zu schöpfen und die Profitabilität zu steigern. Dadurch bleibt den Unternehmen die Möglichkeit, sich auf ihr Wachstum zu konzentrieren. Und laut aktueller OGM-Studie wollen sich rund 60 Prozent der Unternehmen wieder vermehrt um ihr Wachstum kümmern.

"Smarter Document Management"

"Dokumenten- und Outputmanagement macht sich bezahlt. Professionell verwaltet, ermöglicht es dem Unternehmen Wissenskapital zu nutzen, weiter zu geben und so zur Wertschöpfung bei zu tragen", betont Winkler. Er spricht dabei auch von Smarter Document Management. Denn laut IDC finden vier von fünf Mitarbeitern schon heute nicht die Information, die sie brauchen.

Xerox sieht Smarter Document Management als zukünftige Herausforderung und wird eine Angebotspalette an Lösungen bieten, die Angestellten die Möglichkeit gibt, Dokumente egal wann und wo in Teams oder allein zu erstellen und sicher zu sein, dass diese Dokumente mit Metainformation versehen in die Datenbank gehen und sie so sicher gehen können, dass sie diese auch mit einem unpräzisen Stichwort wieder finden.

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