Was steckt hinter ILM?

Ilse u. Rudolf Wolf

"Information Lifecycle Management" ist jedoch kein Produkt, sondern eine Kombination aus Prozessen und Technologien. Ziel ist es, die richtige Information zur richtigen Zeit am richtigen Ort bei geringsten Kosten zu haben. ILM begleitet die Daten von ihrer Entstehung bis zur Archivierung. Außerdem ist ILM eine Zusammenfassung von größtenteils altbekannten Konzepten aus dem Bereich Storage Management, die nur bisher nicht als Einheit angesehen wurden.

ILM bringt eine neue Qualität in die Verwaltung von Information, die weit über das bisherige Storage Management hinausgeht. Storage-Lösungen wurden in der Vergangenheit mehr oder weniger nur als Hardwarekomponenten angesehen, die über Dateisysteme oder spezielle Anwendungen mit Informationen beschickt wurden.

Informationsspeicherung als Lebenszyklus

ILM geht einen wichtigen Schritt weiter. Die Speicherung von Information orientiert sich nunmehr an Lebenszyklus und Nutzung der Information. Damit werden sowohl die Aspekte dynamisch veränderlicher Information zu Beginn des Lifecycle als auch die Langzeitarchivierung berücksichtigt. Anders als bei herkömmlichen Document-Lifecycle-Management- oder Content-Lifecycle-Management-Strategien erfolgt keine Einengung auf bestimmte Ausprägungen und Typen von Information. ILM speichert Information unterschiedslos von Quelle und Format. Damit wird es auch möglich Programmversionen, Daten, Datenbanken und beliebige Inhalte in die Verwaltung einzubeziehen.

Generell gilt für eine Speicherstrategie nach dem ILM-Ansatz: Je wichtiger die Daten für ein Unternehmen und seine Prozesse sind, desto höher sollte ihre Verfügbarkeit sein und desto kostspieliger sind die geeigneten Speichermedien.

So wird ein Unternehmen tagesaktuelle Geschäftsvorgänge online für den sekundenschnellen Zugriff möglichst parallel auf einem zweiten Speichersystem bereitstellen. Um diese kostspielige Hochverfügbarkeitslösung nicht zu überlasten, werden weniger aktuelle Daten nach einem bestimmten Zeitraum oder nach Abschluss eines Geschäftsvorgangs automatisch auf einen festplattenbasierten Langzeitspeicher ausgelagert. Von dort können sie immer noch zeitnah etwa zu Zwecken wie Data Mining oder Reporting abgerufen werden. Informationen wie Verträge, auf die Anwender eher selten zugreifen, werden schließlich preisgünstig auf Magnetbändern archiviert. Sollten die Informationen für die Geschäftsprozesse erneut relevant sein, werden die Daten wieder auf die Online-Medien zurückgespielt, der Kreislauf beginnt von vorne.

Das erinnert stark an das traditionelle "Hierarchical Storage Management" (HSM), bei dem Informationen über die Zugriffshäufigkeiten und das Alter von Daten gesammelt werden und dann gemäß diesen Informationen, und damit gemäß ihrer Wichtigkeit, auf hochverfügbarem oder aber auf billigerem Speicher abgelegt werden.

Technologische Basis für eine ILM-Umgebung ist daher eine vernetzte, mehrstufige Speicherlandschaft, die je nach Bedarf Konzepte wie Storage Area Networks (SANs), Network Attached Storage (NAS) oder Content Addressed Storage (CAS) einschließt. Auch Bereiche wie ECM (Enterprise Content Management), HSM (Hierarchical Storage Management) können Bestandteile eines ILM-Konzepts sein.

In der Praxis muss eine ILM-Lösung drei Kriterien erfüllen: Die intelligente Klassifizierung der Daten, eine Lösung, die der jeweiligen Datenklasse die passende Storage-Klasse zuordnet, und eine offene Architektur, die ILM-Elemente aus Enterprise-Content-Management, Data-Movement und primärem/sekundärem Storage kombinieren kann. Eine entsprechende Speicherplattform sollte einen offenen Ansatz pflegen und die verschiedenen Storage-Klassen konsolidieren. Sie sollte einen sicheren Zugriff bieten, Backup-, Restore- und Disaster-Recovery-Anforderungen, gesetzliche Bestimmungen zur Datenaufbewahrung beachten, wie GoBS oder Sarbanes-Oxley. Damit haben Unternehmen die freie Wahl der Komponenten, die ihre Anforderungen am besten abdecken. Lösungsvorteile wie Konsolidierung, einfaches Management und schnelle Implementierung führen zu erheblichen Einsparungen bei den Kosten des Information Managements. Hinzu kommt die Zukunftsorientiertheit und Investitionssicherheit des ILM-Ansatzes, der idealer weise Basisstrukturen der kommenden Storage-Grid-Architektur bereits vorwegnimmt und einen reibungslosen Migrations-Pfad vorgibt.

Es gibt viele Sicherheitsaspekte, die im Umfeld von ILM zu beachten sind. Daher sollte Teil eines ILM-Konzepts immer auch eine Betrachtung nach Sicherheits-Aspekten und Sicherheits-Standards sein. Innerhalb einer ILM-Lösung muss darauf geachtet werden, dass mit den verwalteten Informationen kein Missbrauch geschehen kann (zum Beispiel durch die Möglichkeit des unbefugten Zugangs oder die Verletzung von Datenschutzbestimmungen).

ILM orientiert sich an den Problemen, die heute IT-Manager belasten:

• E-Mail-Management und E-Mail-Archivierung
• Zusammenführung eingehender Information aus unterschiedlichen Quellen in einem Posteingangskorb
• Langzeitarchivierung relevanter Information zur Erfüllung von regulativen und rechtlichen Vorgaben
• Zentral verwaltbare, einheitliche Speicherorte für unterschiedlichste Typen von Information
• Bereitstellung von Information unabhängig von Quelle, Medium, Erzeuger, Ort und Zeit
• Sich automatisch selbst sichernde Systeme, um die kritische, größer werdende Abhängigkeit von der Verfügbarkeit der Information zu meistern
• Automatisierte Aussonderung nicht mehr benötigter Information nach Ablauf des Lebenszyklus
• Erlangung von Rechtssicherheit mit elektronisch signierten Dokumenten

Der Einsatz von ILM-Lösungen zur Bewältigung der aufgeführten Aufgaben ist nicht nur wirtschaftlich sinnvoll, er ist für viele Unternehmen bereits existenziell notwendig um im Wettbewerb bestehen zu können.

Funktionalität von ILM-Lösungen

Um diese Anwenderanforderungen erfüllen zu können, benötigen ILM-Lösungen eine Vielzahl von Funktionen. Diese Funktionen sind in einzelnen Komponenten zusammengefasst. Die Komponenten wiederum bilden ein geschlossenes Rahmenwerk, um alle Anforderungen an ILM integrativ abdecken zu können. Zu den wichtigsten Komponenten von ILM gehören:

• Erfassung: Subsysteme und Software zur Erfassung, Aufbereitung, Verarbeitung, Indexierung und Ordnung unterschiedlichster Formen von Informationen
• Verwaltung von Dokumenten, Content und Media Assets: Software zur kontrollierten Erstellung, Verwaltung, Publikation und Verteilung von Information
• Speicherung: Subsysteme zur optimierten Speicherung beliebiger Typen von Information mit Unterstützung unterschiedlichster Hardware, softwaregestützter Verdrängungsstrategien, verteilter Umgebungen und Nutzbarkeit durch alle Anwendungen in einem System
• Zugriff und Verwaltung: datenbankgestützte Registratur -, Dokumenten-, Metadaten - und Indexverwaltung für den geordneten, schnellen Zugriff auf die gespeicherte Information
• Prozessunterstützung: Workflow- und Business-Process-Management-Software zur Bereitstellung, Zusammenführung und Kontrolle von Information und zur Steuerung der Speicherprozesse
• Langzeitarchivierung: Subsysteme zur unveränderbaren, langzeitigen elektronischen Archivierung entsprechend rechtlichen und regulativen Anforderungen

Durch das Zusammenspiel der verschiedenen Komponenten wird der gesamte Lebenszyklus der Information von seiner Entstehung bis zur Aussonderung unterstützt.

Probleme bei der Langzeitarchivierung

Man spricht von Langzeitarchivierung, wenn die Informationen mindestens zehn Jahre und länger aufbewahrt und zugreifbar gehalten werden.

Doch das Problem des Langzeitzugriffs auf digital gespeicherte Informationen ist noch nicht zufrieden stellend gelöst, weil die gebräuchlichsten Speichermedien nur eine begrenzte Haltbarkeit haben. Wenn man die Forderung nur auf eine 10-jährige oder 30-jährige Speicherung richtet, ergeben sich derzeit noch technische Schwierigkeiten, denn die Lebensdauer einer bestimmten Speichertechnologie beträgt im Durchschnitt deutlich weniger als 10 Jahre.

Doch damit entsteht ein gewaltiges Problem: Die heute gespeicherten Daten müssen immer wieder umkopiert werden - nicht nur, weil die Trägermedien selbst nicht lange genug haltbar sind, sondern auch, weil Soft- und Hardware sich so schnell weiterentwickeln.