Das Spiel mit dem Feuer

Alexandra Riegler

Die Zeiten sind vorbei, als die Nachvollziehbarkeit von Geschäftspost den Griff in den Aktenordner bedeutete. Weder lässt sich heute Business-Korrespondenz auf einen entscheidenden Brief beschränken, noch ähnelt die Spur in den Posteingängen der einstigen Geradlinigkeit.

Gleichzeitig gibt es Dinge, die unverändert blieben: so etwa die Haftung. Geschäftsführer müssen nach wie vor damit rechnen im Fall des Falles für die Archivierung von Geschäftsbriefen rechtlich gerade stehen zu müssen. Dass sich die meisten heimischen Unternehmen dennoch auf die Archivierungsroutinen ihrer Mitarbeiter verlassen und damit Gefahr laufen, potenziell Wichtiges in undurchsichtigen Ordnerstrukturen zu verlieren, scheint daher bestenfalls fahrlässig. Richtlinien zur E-Mail-Archivierung fehlen in vielen Firmen zur Gänze.

Auf der anderen Seite wächst das Verkehrsaufkommen ungebremst: So wurden laut einer Erhebung der Radicati Group letztes Jahr täglich 135,6 Mrd. E-Mails versendet, ein Wert, der bis 2009 auf über 280 Mrd. ansteigen soll. In Unternehmen weltweit waren zuletzt rund 389 Mio. aktive Mailboxes installiert, bis 2009 sollen nicht weniger als 535 Mio. in Betrieb sein.

Archivierung auf österreichisch

Eine klare Sprache sprechen die gesetzlichen Vorschriften etwa in Deutschland. Dort macht die digitale Betriebsprüfung GDPdU deutlich, dass steuerrelevanten E-Mails die gleiche Behandlung wie sonstigen Geschäftsdokumenten zukommen muss und diese daher über einen Zeitraum von sechs Jahren aufzubewahren sind. Noch strikter formuliert schließlich der US-amerikanische Sarbanes-Oxley-Act die Verantwortlichkeiten, bereits die Vorstellung der Nicht-Einhaltung lehrt Firmen das Fürchten. Und genau jene Länder sind es dann auch, wo E-Mail-Archivierung hohe Priorität genießt. Während vor allem Deutschland, England, die Schweiz und Spanien sich aktiv mit der Thematik auseinandersetzen, zeige sich Österreich "extrem zurückhaltend", so Christian Rudoll, verantwortlich für Marekting und Kommunikation bei Heilig und Schubert Software (H&S).

In Österreich wisse man zwar auch um die Bedeutung, danach sei Funkstille, "kein Bild, kein Ton", beschreibt er die bisweilen widersprüchliche Situation. Sichtbar ist dies an der Marktsättigung, die auf fünf bis sieben Prozent geschätzt wird. Dem stimmt auch Franz Schnabl zu, Senior Consultant beim Archivierungsspezialisten Data Systems Austria: "Die Nachfrage ist da, die Realisierung geht jedoch eher schleppend voran."

Grund für die mangelnde Motivation sind für H&S-Mann Rudoll die "recht schwammig formulierten gesetzlichen Vorgaben", die sich von jenen in Deutschland und Übersee differenzieren. Und schließlich sei da noch die Mentalität der Österreicher: Man tendiere dazu, anlassbezogen zu handeln, umschreibt er die Taktik, erst zu handeln, wenn man sich bereits die Finger verbrannt hat: "Die Folge ist ein klassischer Widerspruch zwischen dem, was der Markt sagt und tut."

Die Treiber der Archivierung

Das dennoch vorherrschende Interesse des Marktes lässt sich auf zwei treibende Motive zurückführen: E-Mail verbraucht teuren Speicherplatz und noch kostspieligeren Administrationsaufwand.

"Administratoren setzten den Benutzern Speicherlimits, diese wiederum legen Archivordner auf den jeweiligen Festplatten an", beschreibt Consultant Schnabl die Praxis in den Unternehmen. E-Mails, die an fünf Verteiler gingen, werden dann oft vielfach redundant gespeichert und verbrauchen erneut teuren Plattenplatz - lediglich an anderer Stelle. Zu guter Letzt reduzieren die überquellenden Postkörbe auch noch die Systemperformance.

Dabei sind Archivierungslösungen der Schlüssel, um Elektropost nach vorgegebenen Regeln auf günstigere Speichermedien zu verschieben.

Als Treiber für Archivierungsprojekte fungieren daher auch Migrationsprojekte: Bei einem Server Update gilt es auch die E-Mails aus dem Mailspeicher zu migrieren. Um dem zeitraubenden Unterfangen seinen Schrecken zu nehmen, installieren Administratoren gern zunächst ein E-Mail-Archivprodukt und vermeiden damit die Migration des E-Mail-Stores. Nach der Archivierung verbleibt nur noch ein kleiner Link im Speicher des Mail Servers.

So lagern etwa die Archivserver-Komponenten des Anbieters ELO Digital Office Text, Anhänge und Indexdaten in eine SQL-Datenbank aus. Zurück bleiben lediglich Rumpfdaten sowie ein Link auf das Archivierte. Über Suchmechanismen kann der User schließlich jederzeit aus dem E-Mail-System heraus darauf zugreifen. Neben der Entlastung der E-Mail-Datenbank ist auch der zentrale und rasche Zugriff auf Inhalte, die im Team oder Projektgeschäft benötigt werden, gewährleistet.

Compliance als Motiv treibt hingegen nur jedes fünfte Unternehmen, und das trotz interner und externer Regeln, denen die E-Mail-Aufbewahrung gehorchen sollte. Was passiert, wenn etwas passiert und eine wichtige E-Mail einer zu locker sitzenden Delete-Taste zum Opfer fällt, darüber herrscht nur in wenigen Firmen entsprechendes Bewusstsein.

Heilsam könnte es in diesem Zusammenhang für Geschäftsführer sein, den Administrator zwecks Wiederherstellung einer älteren, gelöschten E-Mail aufzusuchen, ist Marketier Rudoll überzeugt.

Dass die Kosten der Archivierungsprojekte Hinderungsgrund sind, gilt gemeinhin als wenig wahrscheinlich. Immerhin ist die Installation vieler Lösungen innerhalb einer Woche produktiv, ebenso liegen die Kosten etwa weit unter jenen von Dokumentenmanagement-Projekten.

Strenge Stichproben

Auf die in manchen Bereichen hohe Regulationsdichte reagiert etwa Ixos/Open Text sogleich mit Erweiterungen in seinen E-Mail-Management-Lösungen. So verlangen Regulierungsbehörden von Finanzdienstleistern als laufende interne Revision Stichproben aus der Korrespondenz zwischen Wertpapierhändlern und deren Kunden. Danach gilt es, diese über mehrere Jahre hinweg revisionssicher aufzubewahren.

Die Open Text-Lösung speichert die Korrespondenz zwischen den E-Mail-Konten automatisch in ein sicheres Archiv und erstellt als Teil eines Workflows in regelmäßigen Abständen Stichproben aus den ausgetauschten E-Mails. Für die Stichprobenentnahme stehen eine Reihe von Optionen zur Verfügung: So können Kunden die zeitlichen Intervalle bestimmen, die Menge der abzugreifenden Inhalte festlegen sowie spezifische Suchkriterien definieren wie zum Beispiel die Suche nach Schlüsselwörtern, Benutzern, Daten, Domänen oder Inhaltsklassifikationen. Damit lässt sich gegenüber den Aufsichtsbehörden mühelos nachweisen, dass die internen Prüfungen regelkonform durchgeführt wurden.

Ein Thema für alle

Dass irgendwann alle größeren Unternehmen eine Archivierungslösung verwenden werden, darüber scheinen sich die Anbieter einig. Zu deutlich gibt der internationale Markt die Richtung vor. Für die nächsten zwölf Monate jedenfalls steht auch in Österreich eine leichte Steigerung der Nachfrage an.

Die Kommunikation des Themas sollte sich dabei von den IT-Leitern hin zu den Vorständen bewegen. Macht man dort deutlich, welche Auswirkungen es haben kann, wenn geschäftsrelevante E-Mails in den Postfächern der Mitarbeiter versickern, kann an einen ruhigen Schlaf wohl nicht mehr zu denken sein.

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Archivierung bei der Stadt Wien

Um der Kosten- und Rechtsfalle hinter der zunehmenden E-Mail-Kommunikation Einhalt zu gebieten, entschloss sich der Magistrat der Stadt Wien zur Einführung einer Archivierungslösung. Ausgelegt auf 16.000 Posteingänge im Rahmen von Microsoft Exchange Server entschied man sich für exchange@PAM von Heilig und Schubert Software.

Die elektronische Post wird nunmehr jede Nacht auf ein revisionssicheres Content Addressed Storage System archiviert. Bei einer theoretisch angenommenen Spitzenauslastung von 640.000 E-Mails pro Tag nimmt dieser Vorgang rund 4,5 Stunden in Anspruch.

Die Vorteile: Die Auslagerung aus dem MS-Exchange Store reduziert den Backup-Aufwand deutlich. Zudem können aufbewahrungspflichtige E-Mails vom Anwender nicht mehr irrtümlich gelöscht werden. Gleichzeitig nutzen die Sachbearbeiter wie bisher die gewohnten E-Mail-Anwendungen wie Outlook oder Thunderbird, ein Einlernen in eine neue Applikation entfällt.

Zusätzlich unterstützt das in exchange@PAM enthaltene Quota Management die Organisationsform der Magistratsabteilung 14, die als interner Dienstleister für den Magistrat erbrachte Leistungen nach dem Verursacherprinzip weiterverrechnet. So wird etwa eine Speicherlimitierung am E-Mail-Archivmedium auf User- und Gruppenebene möglich, ein entsprechendes Reporting realisiert schließlich die Weiterverrechnung an die Fachabteilungen.