DMS-/Archivierungslösung für Klein- und Mittelbetriebe

ELO Digital, Spezialist für elektronisches Dokumentenmanagement, hat deshalb seine Einstiegslösung ELOoffice 7.0 mit einer Reihe von Features ausgestattet, wie sie bislang nur bei teuren High-End-Systemen zu finden waren.

Zu den Highlights der neuen Release 7.0 zählen unter anderem ein verbessertes Benutzer-Interface, die Navigation in der Tree-Ansicht, in der mehrere Dokumente gleichzeitig markiert und so beispielsweise für den Versand per E-Mail ausgewählt werden können, und ein "Doubleview-Modus", der es dem Anwender erleichtert, verschiedene Versionen eines Dokuments nebeneinander auf dem Bildschirm zu vergleichen.

Phonetische Suche

Ein Highlight von ELOoffice 7.0 ist auch die "Soundslike"-Suche. "Sounds like..." heißt auf Deutsch "Klingt wie..." und steht für eine phonetische Suchfunktion. Auch wenn der Anwender sich nicht mehr ganz sicher ist, wie der Suchbegriff buchstabiert wird (man denke nur an die verschiedenen Möglichkeiten, den Namen Meier zu schreiben), ist das Programm imstande, ähnlich klingende Ausdrücke in den Dokumenten ausfindig zu machen und dem User zur Auswahl anzubieten.

Als besonders wertvoll erweist sich diese Option auch, wenn innerhalb des Dokuments ein Tippfehler vorliegt. Die Ergebnisse bereits durchgeführter Suchanfragen werden gespeichert und können bei einer neuen Anfrage rasch aus einer Liste wieder abgerufen werden.

Neu hinzugekommen ist auch ein Modul zur Stapelsignatur von elektronischen Rechnungen, das es dem Benutzer ermöglicht, in einem Zug einen kompletten Dokumentenstapel mit einer digitalen Unterschrift zu versehen. Spezielle Programm- und Durchführungsmechanismen stellen sicher, dass bei der Stapelverarbeitung durch das neue ELOoffice derselbe Sicherheitsrahmen wie bei einer Einzelsignatur erhalten bleibt.

Persönliche Archive

Auch dem Wunsch zahlreicher Benutzer, die persönlichen, auf dem eigenen PC angelegten Archive ebenso effizient verwalten zu können wie zentrale, auf einem Server abgelegte Datenbestände, haben die Entwickler von ELO Digital Rechnung getragen. Mit Hilfe der Profilsteuerung kann der Anwender nun abwechselnd mit seinen eigenen, auf der lokalen Festplatte gespeicherten Daten und dem Archiv auf dem Server arbeiten, und bei Bedarf auch Dokumente und Informationen von einem Bereich in den anderen kopieren.

Um das tägliche Geschäft zu vereinfachen, wurde auch das Arbeiten mit Dokumentenvorlagen unter ELOoffice optimiert. Das System verwaltet nun auch mehrere Versionen einer Vorlage, verfügt über einen Berechtigungsschutz für eine gezielte Zuteilung der Vorlagen, und bietet dem Anwender eine hierarchische Sortierung der Vorlagenstruktur, um eine bessere Übersicht zu erhalten.

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