Elektronische Rechnung für kleine und mittlere Unternehmen

Christian Henner-Fehr

Zeit- und Kostenersparnis sind die Hauptargumente für einen Umstieg auf die elektronische Rechnung. Für Unternehmen mit einer großen Zahl an Rechnungsempfängern war es schon bisher lohnend, Rechnungen auf elektronischem Weg zu verschicken, wenn das Einsparungspotenzial die Investitionskosten überstieg. Wer aber nur wenige Rechnungen zu verschicken hat, für den war der Umstieg bis jetzt noch nicht unbedingt rentabel.

Diesen, hauptsächlich kleinen und mittleren Unternehmen bietet die Electronic Bill and Presentment GmbH (EBPP) seit kurzem ihre neue Dienstleistung e-Rechnung Mail an.

Wird eine Rechnung elektronisch gesendet, müssen die Echtheit ihrer Herkunft und die Unversehrtheit ihres Inhaltes gewährleistet sein. In Österreich benötigt man dafür eine fortgeschrittene digitale Signatur. "Wer elektronische Rechnungen ausstellt, ist zur fortgeschrittenen Signatur verpflichtet. Andernfalls ist der Beleg im Sinne des österreichischen Rechts keine Rechnung", verdeutlicht Wolfgang Gschwandtner, Geschäftsführer des 2001 gegründeten Unternehmens die Rechtslage: "Eine gültige elektronische Rechnung liegt nur dann vor, wenn sie mit einem fortgeschrittenen Zertifikat signiert wurde."

Die e-Rechnung ermöglicht es nun jedem Unternehmen, seine Rechnungen rechtskonform ohne Aufwand und Investitionen auf digitalem Weg zu versenden. "Dabei schickt der Rechnungssteller", so Gschwandtner, "seine Rechnung als Mailanhang an unseren Mailserver. Dort werden die Rechnungen automatisch signiert und dann an den Kunden weitergeleitet". Die Anbindung erfolgt, zum Beispiel in MS Outlook, durch die Erstellung eines neuen Emailkontos, über das dann die Mails mit den angehängten Rechnungen versendet werden.

Der Rechnungssteller benötigt also nur die Mailadresse seines Kunden, um diesem die Rechnung zustellen zu können. Dieser erhält die Rechnung im Anhang der Mail, die der Rechnungssteller an ihn geschickt hat. "Unsere Kunden können dabei selbst entscheiden, ob sie die Rechnungen im XML-, Word- oder PDF-Format erstellen möchten", so Gschwandtner.

Die Vorteile von e-Rechnung Mail liegen daher in der äußerst einfachen Anbindung des Rechnungsstellers, den bereits vorhandenen Übermittlungsschienen (E-Mail) und in der Flexibilität beim Rechnungsformat. "Selbst um das Zertifikat muss sich der Rechnungssteller nicht kümmern, kann er doch für die Signatur der Rechnungen das Zertifikat von EBPP verwenden", erklärt Gschwandtner.

Auf diese Weise fallen pro versendeter Rechnung lediglich Transaktionskosten in der Höhe von 0,45 Euro an. Wer bis jetzt seine Rechnungen als Schriftstück versendet hat, wird diese Summe wahrscheinlich leicht übertreffen.

Für den Rechnungsempfänger fallen wie auch bei der schriftlichen Rechnung keinerlei Kosten an. Er hat lediglich die Aufgabe, die auf dem Rechnungsdokument sichtbare Signatur zu überprüfen und dann die Rechnung die gesetzlich vorgeschriebenen sieben Jahre in digitaler Form aufzubewahren. Um dem Verlust der digitalen Rechnungen beim Empfänger vorzubeugen und diesem daraus resultierende Nachteile zu ersparen, rät Gschwandtner dem Rechnungssteller, die Rechnungen an sich selbst in Kopie zu schicken und entsprechend abzuspeichern und aufzubewahren.

Für die sichere Übertragung der Rechnungen sorgt die Raiffeisen Informatik GmbH. Als Tochterunternehmen der Bank Austria Creditanstalt, der Raiffeisen Bankengruppe und Erste Bank und Sparkassen kann EBPP nämlich auf die technische Infrastruktur und das Know-how des IT-Services Anbieters bauen.

www.ebpp.at