Europäischer BestPractice-IT Award geht nach Österreich

Alexander Hackl

Der "BestPractice-IT Award International" wurde heuer von der deutschen G+F Verlags- und Beratungs-GmbH zum zweiten Mal vergeben. Teilnehmen konnten KMU aus ganz Europa und aller Branchen. Häusermanns IT-Leiter Horst Huber hatte erst Ende letzten Jahres von dem Award erfahren. Ein paar Monate später stand seine Lösung als Sieger fest. "Das kam wirklich überraschend. Ausschlaggebend war, dass wir hier eine Lösung erarbeitet haben, die einerseits in die operativen Systeme hoch integriert ist und andererseits wichtige externe Schnittstellen hat", freut sich Huber.

Optimierte Frontoffice-Kommunikation

Häusermann stellt mit 164 Mitarbeitern Leiterplatten, Folientastaturen und Metallschilder her, der Umsatz lag zuletzt bei rund 17 Millionen Euro. Für die Expansion in Deutschland wurden mehrere Heim-Büros eingerichtet. Um bei der Kommunikation Medienbrüche (E-Mail, Telefon) zu vermeiden, wurde eine offene Internet/Java/Datenbank-Architektur von Oracle gewählt, die Programmierung erfolgte in JSP-Technologie. Darüber hinaus gibt es Schnittstellen zu MS Excel, dem eigenen ERP-System und einem Unified Messaging System.

Mit der preisgekrönten Lösung können die Außendienstmitarbeiter in Deutschland direkt auf die Kundendaten zugreifen, wodurch sich der E-Mail-Verkehr deutlich verringert. Mit Hilfe der kundenspezifischen technischen Merkmale und nur wenigen produktbezogenen Daten lassen sich die Preise rasch und einfach berechnen und elektronisch übermitteln. Für die Kunden gibt es dadurch sehr gute Konditionen und Häusermann erhält bei seinen Angeboten mehr Aufträge. "Der Außendienst in Deutschland ist effizienter und effektiver geworden. Durch die Steigerung der Trefferquote haben wir im Export Zuwächse von 8 Prozent innerhalb eines halben Jahres. Das ist vor allem wegen des besseren Zusammenwirkens von Front- und Backoffice möglich geworden", so Huber.

Automatisierte Backoffice-Kalkulation

Das zweite Projekt innerhalb der Gesamtlösung betraf denn auch die Backoffice-Prozesse. Ziel war die Aufwandsreduzierung und Automatisierung bei Kalkulation und Angebotsabwicklung. Gefragt war eine Markt-, und kundenorientierte Preisfindung, die mit der Kostenrechnung und der Produktionsauslastung abgestimmt ist. Dies wurde unter anderem durch eine starke Integration ins ERP System (Baan IV) und eine Schnittstelle in die Produktionssteuerung erreicht.

"Unser Produktmix hat sich jetzt an unsere Stärken in der Produktion angepasst. Früher haben wir eine Zuschlagskalkulation praktiziert. Dadurch waren vor allem bei komplexeren Produkten wie Multilayer-Leiterplatten die kalkulierten Kosten oft höher als die tatsächlichen. Jetzt haben wir durch die niedrigeren Kalkulationen mehr Bestellungen. Das System hat sich innerhalb eines halben Jahres amortisiert", betont Huber. Außerdem wurde die Effizienz der Angebotsabwicklung im Backoffice deutlich gesteigert. Allein im Export werden jetzt 700 statt 500 Angebote pro Monat gelegt. Insgesamt wickeln heute 7 Mitarbeiter 11.500 Angebote im Monat ab.

Prozessanalyse als Erfolgsfaktor

Huber ist auch stolz darauf, dass die Individuallösung ausschließlich intern implementiert wurde: "Die Business-Logik kam von Technikern aus dem Fachbereich, die sich Java-Programmierkenntnisse angeeignet haben. Wir von der IT übernahmen das Projekt-Management und haben das Framework und das User-Interface zur Verfügung gestellt."

Den Erfolg des Projekts führt Huber nicht zuletzt darauf zurück, dass im Vorfeld viel in die Prozessanalyse investiert wurde. Die Geschäftabläufe und die Kommunikation zwischen Innen- und Außendienst wurden genau unter die Lupe genommen. "Aufgrund dessen hatten wir eine klare Trennung zwischen Fachlich-Konzeptionellem und Programmierung. Zudem wurden die Anforderungen der Fachabteilung im gemeinsamen Vorgehen mit der IT umgesetzt - ein echtes Miteinander. Wir haben es vermieden, einfach nur die Prozesse an die IT anzupassen", so Huber.

Preisverleihung auf der CeBIT

Der BestPractice IT-Award wurde Häusermann im März auf der CeBIT feierlich überreicht. Der Gewinner wurde von einer Expertenjury gewählt, der auch in diesem Jahr wieder MONITOR-Chefredakteur Rüdiger Maier angehörte. Preis und Aufwand für die technische Umsetzung der IT-Lösung spielen bei der Entscheidung der Jury keine Rolle. Wichtig sind viel mehr die positive Einstellung des Bewerbers zur IKT, Eigeninitiative sowie Kreativität.

"Wir gratulieren Häusermann und insbesondere Horst Huber zum herausragenden IT-Projekt. MONITOR ist stolz, die europaweite Initiative BestPractice-IT als exklusiver Medienpartner unterstützen zu dürfen und damit die hervorragenden IT-Lösungen österreichischer Unternehmen auf der internationalen Bühne der CeBIT entsprechend zur Geltung bringen zu können", freut sich Maier.