Update für die Personalverwaltung

Die Wiener Stadtwerke Holding ließ ihre 100%ige-Tochtergesellschaft WienIT verschiedene Alternativen zum bisherigen Einsatz des Personalinfomationssystems (PI) prüfen. Die Entscheidung fiel schließlich dahingehend aus, die bestehende Lösung zu modernisieren, anstelle ein Standardpaket einzuführen. Für das entsprechende Projekt PI2WEB wurde die Infrastruktursoftware ApplinX der Software AG ausgewählt, um den AnwenderInnen die PI-Funktionalität auch via Intranet und Standardbrowser zur Verfügung zu stellen.

Es ist allein schon ein Gebot wirtschaftlicher Vernunft und vorausblickender Unternehmensplanung, bestehende IT-Systeme regelmäßig auf den Prüfstand zu stellen. Wenn sich dann noch auf EndanwenderInnenseite Unzufriedenheit über eine Lösung bemerkbar macht, ist es vollends an der Zeit dafür. "Bei uns war dies im Zusammenhang mit dem bestehenden Personalinformationssystem PI Anfang 2005 der Fall", berichtet Rudolf Mühlberger, Leiter Personalsysteme bei der WienIT EDV Dienstleistungsgesellschaft.

Das Unternehmen betreibt diese Lösung in einem seiner zwei Rechenzentren im Auftrag der Muttergesellschaft Wiener Stadtwerke (WStW) Holding AG für den gesamten Konzern. Die individuell auf Basis von Visual AGE und DB2 entwickelte Mainframe-Lösung wurde bereits zu Beginn der 1990erJahre eingeführt, heute verwalten über 1.250 EndanwenderInnen in 425 Dienststellen mit dem PI insgesamt 14.000 aktive und 12.000 pensionierte MitarbeiterInnen.

Userfreundlicher "Green Screen"

Bei der Frage, das PI weiterzuführen oder durch eine andere Lösung zu ersetzen, mussten zunächst die technischen Leistungsmerkmale dieser Lösung in Rechnung gestellt werden. Anwendungsfunktionalität, Sicherheit und Performance des PI wurden allgemein geschätzt und diese Qualität sollte dem Kunden auch weiter geboten werden. Derart sind in dieser Lösung zum Beispiel 130 komplexe Anwendungsprozesse mit Logik und Datenbankzugriffen definiert, weiters 239 mit Bildschirminteraktion, wobei den BenutzerInnen nahezu 1.800 Input-/ Output-Maps zur Verfügung stehen. Und genau hier zeigte sich der wunde Punkt: Mit den bisherigen zeichenorientierten Green Screens hatten zwar die etwa 50 ständigen und intensiven PI-BenutzerInnen überhaupt kein Problem, sehr wohl aber die eher sporadischen AnwenderInnen unter den insgesamt über 1.250 registrierten EndanwenderInnen, für die PC-übliche Bedienoberflächen der gewohnte Stand der Technik sind.

So lief letzten Endes alles auf die Entscheidung hinaus, das PI durch ein Standardpaket zu ersetzen oder im Sinne der EndanwenderInnen zu modernisieren. Eine Entscheidung für ein Standardpaket, insbesondere SAP, wäre sicherlich nicht verwunderlich gewesen: WienIT ist SAP-Competence Center und bietet als universeller IT-Dienstleister mit Schwerpunkt auf Energiewirtschaft und kommunale Versorgung gerade hier eine besondere SAP-Expertise. Warum die Entscheidung dann doch anders ausfiel, erläutert Mühlberger wie folgt: "Wir sind sehr fokussiert auf die Bedürfnisse der EndanwenderInnen und beginnen zum Beispiel bereits im Vorfeld der Gesetzgebung mit der Weiterentwicklung und Anpassung des PI, um die notwendigen Funktionsänderungen zeitnah bereitstellen zu können. Das wäre mit einem Standardpaket so nicht möglich." Dies und auch der wirtschaftliche Aufwand für die Anpassung einer Standardlösung an die spezifischen Bedürfnisse der WienIT-KundInnen gaben schließlich den Ausschlag dafür, das PI über Browser im Intranet der Wiener Stadtwerke zugänglich zu machen.

Schnelles und wirtschaftliches Web-Enabling

Die Software AG konnte in dieser Phase der Entscheidungsfindung aus verschiedenen Gründen mit ihrer Infrastruktur-Software ApplinX punkten: Neben unternehmensbezogenen Faktoren wie etwa genügend Manpower vor Ort und deutschsprachigem Support überzeugte auch die technische Offenheit von ApplinX.

Die Software ermöglicht es nicht nur, ohne jeglichen Eingriff in die zentrale Anwendungslogik Host-Anwendungen über Web-Browser zu betreiben, sondern öffnet auf ebensolche ‚nicht-invasive' Weise Bestandssysteme für den Zugriff via Web-Service, zum Beispiel von individuell entwickelten Java-Anwendungen aus. Eine endgültige Entscheidung für ApplinX fiel dann letzten Endes nach der erfolgreichen Evaluierung im Rahmen eines Pilotprojektes. "Wir hatten hierfür die beiden Prozesse Urlaubsevidenz und Dienstverhinderung gewählt, um von Vornherein eine große Breitenwirkung mit entsprechendem Feedback von den EndanwenderInnenn zu erreichen", so Mühlberger. Die komplette Lösung konnte danach mit einem Aufwand von lediglich drei Personenmonaten auch im Wiener Stadtwerke-Intranet zur Verfügung gestellt werden. Parallel dazu haben die erfahrenen BenutzerInnen nach wie vor die Möglichkeit, die von ihnen bevorzugte 3270-Oberfläche zu nutzen.

Als sehr hilfreich stellte sich im Projektverlauf nicht zuletzt das Konzept der Instantmasken heraus: Unter Nutzung der StyleSheet-Technologie können die entsprechenden Web-Oberflächen weitgehend automatisch generiert werden, wobei über eine einfache 1:1-Umsetzung hinaus auch zusätzliche GUI-Funktionalität eingebaut werden kann. "95 Prozent aller Masken müssen wir überhaupt nicht manuell bearbeiten", betont Mühlberger. "Im Ergebnis haben wir mit ApplinX eine sehr wirtschaftliche Möglichkeit gefunden, die ausgereifte PI-Funktionalität weiter zu nutzen, und dabei eine Optimierung des Handlings und eine erhöhte Akzeptanz beim Kunden zu erreichen."

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