Haben Sie Ihre ERP-Projektkosten im Griff? Studie bringt Licht ins Dunkel

Dr. Eric Scherer

Im Rahmen der Initiative "Anwenderzufriedenheit ERP", die von der i2s consulting und ihren Partnern regelmäßig in Deutschland, Österreich und der Schweiz durchgeführt wird, wurden erstmals umfassende Daten zum Thema gesammelt.

Die Kosten im Griff behalten

Wie kann man nun die Kosten für eine ERP-Investition in den Griff bekommen? In der Praxis haben sich mehrere Best Practises als sinnvoll und erfolgbringend erwiesen:

• Werden Sie sich über die zu erwartenden Kosten bewusst.

Eines der größten Probleme, ist dass man die zu erwartenden Kosten nicht wirklich kennt. In aller Regel sind die Kostenvorstellungen in vielen Unternehmen zu Beginn eines Projektes eher realitätsfremd, wobei Kosten sowohl unter- wie auch überschätzt werden. Um hier einen realistischen Blick zu bekommen, ist es sinnvoll, schon sehr früh Richtangebote einzufordern und sich bei in Bezug auf User-Anzahl, Komplexität der Funktionen und Branche ähnlichen Unternehmen über deren Kostenerfahrungen zu informieren.

• Schreiben Sie keine Wunschlisten.

Bei einer ERP-Auswahl verhalten sich viele wie beim Einkauf mit hungrigem Magen. Vor lauter tollen Auslagen und Angeboten kauft man mehr als man eigentlich Essen kann, der Rest verrottet im Kühlschrank und belastet dennoch ihren Geldbeutel. Die Praxis zeigt, dass nur ein kleiner Teil der Anforderungen - in aller Regel Wunsch- und nicht Muss-Anforderungen - die Kosten erheblich nach oben drücken.

• Verfolgen Sie ein Target-Costing.

Entgegen allen Gepflogenheiten ist es sinnvoll, von vornherein ein Target-Costing zu betreiben und den erwarteten Kostenrahmen offen und direkt an die verschiedenen Systemanbieter zu kommunizieren. Dadurch ist es diesen möglich, auf mögliche Kostentreiber hinzuweisen. Dies erlaubt ihnen dann, die Notwendigkeit einzelner Anforderungen besser abzuwägen.

• Betrachten Sie den Standard als Ziel

Das Angebot an ERP-Systemen ist heute sehr groß. Grundsätzlich gilt das Prinzip "Es hat für nahezu jeden etwas". Ziel eines Auswahlprojektes muss es sein, ein System zu finden, dass die individuellen Anforderungen eines Unternehmens weitgehend im Standard abdeckt. Sich dann anschließend bei der Einführung konsequent am Standard zu orientieren, hilft in jedem Fall Kosten zu sparen. Dies bedeutet nicht ein krampfhaftes festhalten am Standard.

• Vergessen Sie nicht, dass gerade User kosten

Die Anzahl User ist einer der Hauptkostentreiber für eine ERP-Investition. Es ist daher sinnvoll, sich intensiv mit der zu erwarteten und effektiven Anzahl User auseinanderzusetzen. Zur Zeit gehen immer mehr Anbieter dazu über, die Lizenzkosten nicht mehr auf Basis der "Named User", d.h. der benannten, totalen User-Anzahl, zu ermitteln, sondern legen die sogenannten "Concurrent User", d.h. die durchschnittliche Anzahl von Usern, die gleichzeitig auf eine System zugreifen, zu Grunde. Diese Bemessungsgrundlage kann zu erheblichen Einsparungen führen, birgt aber auch die Gefahr von vollkommenen Fehleinschätzungen.

Dr. Eric Scherer, i2s consulting, Zürich, Initiator der ERP-Zufriedenheits-Initiative

Background: Studie "Anwenderzufriedenheit ERP/Business Software"

Die Beratungs- und Research-Firma i2s (www.i2s-consulting.com) hat seit 2003 im Rahmen der Initiative "Anwenderzufriedenheit ERP" regelmässig Befragungen über die Erfahrungen von Anwendern mit ERP- und Business Software-Systemen in Deutschland, Österreich und der Schweiz durchgeführt. Focus sind dabei v.a. mittelständische Unternehmen. Allein im Jahr 2003 wurden weit über 4000 Unternehmen aus verschiedensten Branchen zu ihren Erfahrungen und ihrer Zufriedenheit befragt. Neben einer Bewertung der verschiedenen Systeme werden im Rahmen der Studie auch Fragen wie Kostenverteilung, Strategie, Projektorganisation und wichtige Stolpersteine für die Projektabwicklung untersucht. Die Berichte zur Studie sind für die verschiedenen Länder unter www.erp-z.info erhältlich.