Grenzenloser Einkauf - IT-Lösungen in der Beschaffung

Der betriebswirtschaftliche Einkauf hat im Wandel der Zeiten schon eine ganze Reihe von Konzepten übergestülpt bekommen. Das hat nicht nur zu Prioritätsverschiebungen, sondern auch zu einer veritablen Begriffsvielfalt geführt. Integrierte Materialwirtschaft, Logistik, Just-in-time-Beschaffung, Lean Purchasing, Business Reengineering, Kontinuierliche Verbesserungsprozesse (KVB) - das sind die wichtigsten Schildchen, die den Beschaffungsabteilungen im Lauf der Jahre an die Tür genagelt wurden. Das Konzept der Stunde heißt Supply Chain Management, also das Firmen übergreifende Management der Beschaffungsprozesse entlang der gesamten Lieferkette.

Beschaffung, neudeutsch Procurement, bezeichnet alle Maßnahmen zur Bereitstellung von Sachgütern oder Dienstleistungen, die zur Produktion oder Leistungserbringung im Unternehmen benötigt werden. Das beinhaltet im Wesentlichen alle Kostenfaktoren bis auf das Personal. "Beschaffung ist alles, wofür eine Rechnung eingeht", bringt es der Procurement-Experte Johann Hackl, Direktor für Materialwirtschaft der Allgemeinen Unfallversicherungsanstalt (AUVA), auf den Punkt.

E-Procurement bezeichnet im E-Business-Konzept die elektronische Unterstützung der Beschaffungsprozesse mittels neuer Medien. Doch nicht alles, was mit IT-Unterstützung zustande kommt, verdient schon den Namen E-Procurement. Wenn das ERP-System eines Unternehmens automatisiert eine Bestellung ausspuckt und dann die Sekretärin eine Briefmarke draufklebt, beziehungsweise beim Lieferanten das gleiche mit der Rechnung passiert, dann ist das noch nicht der Stein der Weisen. Dazu Hackl: "Durchgängiges E-Procurement bedeutet die intelligente Vernetzung von Materialwirtschaftssystemen entlang der gesamten Supply Cain."

E-Procurement kann sowohl strategische als auch operative Beschaffungsprozesse umfassen. Strategische Maßnahmen beschäftigen sich mit Bedarfserhebung, Bedarfsbündelung und Durchführung von Vergabeverfahren und werden landläufig als E-Sourcing bezeichnet, die operativen Abläufe werden unter dem Begriff E-Purchasing zusammengefasst. "Früher", erklärt Hackl, "nannte man das gestaltenden und verwaltenden Einkauf. Der strategische Einkauf reicht bis zu Rahmenabschlüssen für absehbare Bedarfe. Der Rest ist operativ."

Die Lösungsansätze

Geschlossenen Systeme verbinden die Firmennetze des Lieferanten und des einkaufenden Unternehmens über Schnittstellen miteinander. Heutzutage erfolgt die Datenübertragung häufig über ein VPN (Virtual Privat Network) und auf Basis der plattformneutralen Beschreibungssprache XML. Wegen des erheblichen Errichtungsaufwands rentieren sich solche Systeme nur bei einem dementsprechend großen Beschaffungsumfang zwischen dem Lieferanten und dem Kunden, beispielsweise in der Automobilindustrie.

Halboffene Systeme werden üblicherweise von Großhändlern mit vielen Kunden eingesetzt. Solche Systeme sind auf Lieferantenseite in das interne Netz eingebunden. Der Kunde kann über eine Standardschnittstelle, die in einem Browser läuft, unmittelbar in die Abläufe des Lieferanten eingreifen, Bestellungen platzieren, den Stand der Lieferung verfolgen oder sich über den Lagerbestand informieren. Meist wird dazu parallel eine (Java)-Schnittstelle angeboten, über die der Kunde die Anbindung in sein eigenes System selbst vornehmen kann.

Offene Systeme findet man insbesondere in der Beschaffung "indirekter Güter", die nicht direkt der Produktion oder Leistungserbringung des Unternehmens zugerechnet werden können. Der Datenaustausch findet auf Basis von Produktkatalogen statt, die von den Lieferanten per Datei bereitgestellt und vom Einkäufer geprüft werden. Die dazu nötigen Prozesse werden in einem "Katalogmanagement" definiert. Eine Sonderrolle nehmen Desktop Purchasing Systeme (DPS) ein. Sie ermöglichen dem Benutzer unter einer einheitlichen Browseroberfläche den Zugriff auf alle relevanten Produkt- und Anbieterinformationen in einem Multi-Lieferanten-Katalog (MLK) und integrieren die angebotene Bestellfunktionalität in die betriebliche ERP.

Je nachdem, ob die Systeme vom Lieferanten oder vom Kunden gehostet werden, unterscheidet man prinzipiell zwischen Lieferanten- und Beschaffersystemen. Bei Marktplatzsystemen bietet ein externer Betreiber sowohl der Lieferantenseite als auch der Abnehmerseite eine entsprechende Anbindung. Vorteil: Es können zahlreiche Geschäftspartner bedient werden, die Integrationskosten fallen aber auf beiden Seiten nur einmal an. Immer mehr an Bedeutung gewinnen auch "E-Procurement on demand"-Modelle, bei denen E-Procurement-Softwaredienste von einem Application Service Provider (ASP) zugekauft werden. "Beschaffungssoftware wie die Großen - zahlen wie die Kleinen", ist dabei die Devise, was besonders dem Mittelstand zugute kommt.