Für wen ist es wirklich interessant?

E-Sourcing - auch RFX-Tool (Request For Quotation oder Information) genannt - wird heute vor allem aus zwei Gründen eingesetzt: einerseits, um saubere dokumentierte Einkaufsprozesse vorweisen zu können und andererseits, um eben diese Prozesse nachhaltig zu beschleunigen, wobei hier vor allem Unternehmen gefordert sind, die komplexe Ausschreibungen machen.

E-Sourcing

Die Vorteile beim E-Sourcing für Unternehmen sind:

• Nachvollziehbarkeit von Anfragen - speziell in der Automobilindustrie ist dies ein großes Thema. Oft werden hier Teile angefragt, die erst ein bis zwei Jahre später vom Kunden tatsächlich bestellt werden. Ein dokumentierter Anfrage- und Angebotsprozess ist elementar wichtig, um auch gegenüber dem Kunden die Lieferantenauswahl erklären zu können.
• Transparenz im Anfrageprozess ist vor allem bei Firmen, die aus dem öffentlichen Bereich kommen, ein Top Thema. Spätestens seit den jüngsten Schmiergeldskandalen bei VW und BMW wird das Thema aber auch für andere große Firmen immer wichtiger. Mit einer E-Sourcing Lösung wird eine Beeinflussung der Lieferanten ausgeschlossen, da zum Beispiel Angebote vor Ende der Angebotsfrist auch vom Einkäufer nicht eingesehen werden können.
• Prozessoptimierung und Zeitersparnis sind vor allem bei Unternehmen wichtig, die mehrere hundert Anfragen pro Jahr an ihre Lieferanten schicken. Eine Einsparung von ein bis zwei Stunden pro Anfrage ist durch den automatischen Versand der dazugehörigen Dokumente, Zeichnungen sowie durch den automatischen Angebotsvergleich durchaus realistisch. Um diese Werte zu erreichen, muss allerdings das RFX-Tool mit dem ERP-System integriert sein, damit Lieferanten- und Materialdaten nicht nochmals mühsam manuell erfasst werden müssen.
• Kosten identifizieren: da mit einem E-Sourcing-Tool meistens auch sehr detaillierte Angebote (sgn. Cost-Break-Down) eingeholt werden, erhält der Einkäufer eine wesentlich höhere Transparenz der Angebote und kann die Kostentreiber bei den Materialien besser identifizieren und eliminieren.
• Die Lieferantensuche ist vor allem bei kleineren Unternehmen ein Dauer-Thema. Hier kristallisieren sich Spezialanbieter heraus, die über einen angeschlossenen Marktplatz Detailinformationen, wie z.B. Zertifizierungen, Maschinenpark etc. zu Lieferanten bieten.

Zusammenfassend kann man sagen, dass E-Sourcing für kleine Unternehmen vor allem dann interessant ist, wenn sie Lieferanten z.B. in neuen Regionen wie Osteuropa oder Asien suchen oder wenn sie den Prozess exakt dokumentieren möchten oder müssen. Wenn man sich zum Beispiel an Förderprojekten der EU beteiligt, sollte man unbedingt ein E-Sourcing-Tool anwenden, um den Vergaberichtlinien der Behörden voll und ganz zu entsprechen. Ansonsten rechnet sich ein E-Sourcing-Projekt bereits, wenn man entweder mehrere Einkäufer hat, die alle strukturiert arbeiten sollen oder wenn man mehr als 20 Anfragen pro Monat verschickt.