Von der Planung zur Umsetzung

Ilse u. Rudolf Wolf

Die Norm DIN 69901 (bzw. ISO 69901) definiert Projektmanagement als die "Gesamtheit von Führungsaufgaben, -organisation, -techniken und -mitteln für die Abwicklung eines Projektes". Ein Projekt ist dadurch gekennzeichnet, dass es von der Aufgabe und vom Ablauf her einmalig ist, seine Struktur einen gewissen Grad an Komplexität aufweist und ein bestimmtes Ziel in einer bestimmten Zeit mit einem bestimmten Aufwand realisiert werden soll.

Grundsätze des Projektmanagements sind:

• klare Ziele und Vorgaben, die allen Beteiligten bekannt sind,
• Transparenz über den jeweiligen Projektstand,
• frühes Erkennen von Risiken,
• schnelle Reaktion auf Projektstörungen,
• personifizierte Verantwortung.

Arten von Projektmanagement

Es gibt verschiedene Strukturen und Methoden des Projektmanagements. Diese sind in verschiedenen Projektmanagement-Methoden und teilweise auch in Vorgehensmodellen beschrieben, wobei die Wahl einer Vorgehensweise meist von folgenden Vorgaben abhängt: Vorgaben der Organisation oder des Auftraggebers, Größe und Komplexität des Projekts, Branche/Art des Projekts.

Operatives Projektmanagement: Die Hauptaufgaben sind Planung und Steuerung eines Projektes, sowie Kostenschätzung, Personalführung und Vergeben von Arbeitspaketen. Die wichtigsten Instrumente dabei sind: Projektauftrag, Projekthandbuch, Projektplan, Arbeitspakete, Statusberichte.

Multi-Projektmanagement: Sinnvoll in Großunternehmen, weil viele Projekte im Wettbewerb um finanzielle und personelle Ressourcen stehen.

Programm-Management: Die Koordination mehrerer Projekte zu einem gemeinsamen Oberthema wird als Programm-Management bezeichnet. Ein Programm-Management-Büro ist für projektübergreifende Aufgaben zuständig wie Erstellung und Genehmigung von Projektanträgen, Ausschreibungen und Vertragswesen, Qualitätsmanagement, Risikomanagement.

Strategisches Projektmanagement: Steuert die Umsetzung strategischer Ziele in operative Projektziele. Nach Vorstudien und Projektumfeldanalysen entscheidet das Topmanagement über die Projektauswahl.

Weltweit gibt es zwei große Verbände, die sich dem Thema Projektmanagement verschrieben haben: das amerikanische Project Management Institute (PMI) und die europäische IPMA International Project Management Association. Deren Vertretungen in den Ländern bieten Zertifizierungen auf unterschiedlichen Levels an. Für die IPMA bieten für Deutschland Deutsche Gesellschaft für Projektmanagement, für Österreich P.M.A. Projekt Management Austria Zertifizierungen an. Für PMI Zertifizierungen können die Zertifizierungsstellen unter PMI nachgeschaut werden.

Gegen die bekannt hohe Misserfolgsquote (nicht nur bei IT-Projekten) helfen nur qualifizierte Projektmanager. Als Nachweis ihrer Fähigkeiten setzt sich immer mehr eine Zertifizierung durch.

Projektauftrag

Der Projektauftrag ist das formale Startereignis eines Projekts. Zur eindeutigen Identifizierung eines Projekts und zur Kommunikation des zentralen Projektziels ist ein sprechender Projektname zu wählen.

Ein Projektauftrag sollte immer schriftlich fixiert werden und die folgenden Mindestinformationen enthalten: Projektname, Beschreibung der Ausgangssituation, Ziele (Inhaltliche Beschreibung, Messgrößen, Priorisierung), Nutzen, Kosten, voraussichtliche Rentabilität, Risiken, Projektleiter/Projektteam.

Projektmanagement erfordert eine klare methodische Vorgehensweise von der Planung über die Durchführung bis hin zur Kontrolle des Projekts.

Nach der Auftragserteilung ist in einem ersten Schritt für die effiziente Abwicklung eines Projektes eine geeignete Projektorganisation zu entwickeln. Es geht um die Einbindung von Personen in ein Projekt-Team und die Bestimmung eines Projektleiters. Die Projektorganisation hat den Zweck die Zuständigkeiten und die Kompetenzen im Einzelnen festzulegen. Wenn diese definiert sind, kann die Frage angegangen werden, auf welche Art und Weise die Aufgaben konkret bearbeitet werden sollen.

In einem zweiten Schritt sind sodann Projektziele und -aufgaben samt personeller und finanzieller Ressourcen zu definieren: Sei es in Form eines Meilensteinkonzeptes oder mittels Netzplantechniken. Die Ziele müssen auf ihre (technische, finanzielle und rechtliche) Umsetzbarkeit hin überprüft und intern sowie extern abgestimmt werden. Leistungen Dritter sind in Erwägung zu ziehen.

Der dritte Schritt ist der Aufbau einer durchdachten, strukturierten und klaren Projektorganisation. Diese ist äußerst wichtig für das Gelingen eines Projektes und ist zum einen von der Art des Projektes und zum anderen von der Größe des Projektes abhängig. Dabei kann das Team je nach Art des Projektes aus einer oder mehreren unterschiedlichen Abteilungen eines Unternehmens oder sogar aus Mitarbeitern mehrerer Unternehmen zusammengesetzt sein. Dies setzt natürlich eine auf dieses neu entstandene Team abgestimmte Organisationsform voraus.

Projektplanung

Die Projektplanung ist die Voraussetzung für die Überwachung und Steuerung eines Projektes. Sie beschreibt daher, wie die Projektziele unter Einhaltung zumindest der drei Hauptrandbedingungen eines Projektes Umfang, Zeit und Kosten zu erreichen sind.

Im Grunde besteht der Projektplan aus mehreren Einzelplänen, deren Anzahl und Umfang u.a. von Art, Größe und Innovationsgrad des Projekts abhängen. Neben den Plänen zu den drei o.g. Kriterien gehören zum Projektplan in der Regel der Qualitäts-, Risiko- und Konfigurationsplan. Alle Pläne eines Projektes sind Teil der Glossar Projektakte.

Beim Projektstart wird die Projektplanung initial erstellt und in dem Projekthandbuch niedergeschrieben. Sie ist aber nur dann hilfreich, wenn sie im Verlauf eines Projektes in regelmäßigen Abständen den aktuellen Gegebenheiten angepasst wird.

Projektphasen

Der konkrete Ablauf von Projekten lässt sich in verschiedene Phasen gliedern, in denen unterschiedliche Aufgaben im Vordergrund stehen, die vom Reifen einer Projektidee bis hin zur Feier des Abschlusses des Projekts reichen.

• Grobplanungsphase: Formulieren eines Konzepts/Projektantrags.
• Feinplanungsphase: Reformulierung der Projekziele, Festlegung von Strategien, Planung konkreter Massnahmen in der ersten Projektetappe inklusive Termine und Verantwortlichkeiten.
• Durchführungsphase: Umsetzen und Evaluation von Maßnahmen.
• Abschlussphase: Evaluation des Projekterfolgs, Teamauflösung, Valorisation.

Die einzelnen Phasen sind nicht eindeutig voneinander abgrenzbar. So kommen etwa in der Durchführungsphase immer wieder auch planerische Aufgaben auf die Projektleitung zu. Strategien und Maßnahmen müssen an veränderte Gegebenheiten angepasst werden.

Fazit

Projektmanagement erfolgt einerseits kontinuierlich über die Projektdauer und andererseits in den Projektmanagement-Prozessen: Projektstart, Projektcontrolling, Projektkrisenbewältigung, Projektphasenübergang und Projektabschluss.

Unklare Zielsetzungen, unklare Anforderungen sind die häufigsten Gründe für das Misslingen von Projekten, gefolgt von fehlender Management-Unterstützung. Viele Projekte gehen auch deshalb schief, weil sie an oberster Stelle zu wenig unterstützt werden.

Der Projekterfolg ist von vielen Faktoren abhängig. Viele Probleme können durch vernünftige Planung vermieden werden. Der Mensch steht im Mittelpunkt des Projekts, er ist daher auch der wichtigste Erfolgsfaktor. Ein komplexes IT-Projekt zu realisieren wird zum Abenteuer, wenn sich die Projektvorgaben ständig ändern und der Weg zum Projekterfolg nicht exakt vorgezeichnet ist. Mit geeigneten Hilfsmitteln lässt sich jedoch der häufig zufallsgetriebene Prozess in einen strukturierten und damit plan- und steuerbaren Prozess umwandeln.

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