Alles fließt

Steigende Qualitäts- und Leistungsanforderungen und die immer weiter wachsende Komplexität der Abläufe zwingen Fertigungsunternehmen dazu, nach immer neuen Wegen zu suchen, ihre Effizienz zu steigern. Bisher lagen die Optimierung der Produktionsplanung und der Arbeitsabläufe sowie deren Steuerung im Zentrum der Aufmerksamkeit. Heute kommen zuvor vernachlässigte Aufgabenkreise hinzu wie Vertrieb, Einkauf und Verwaltung, deren Potenziale zur Effizienzsteigerung man jetzt erkannt hat. Mit herkömmlichen Softwaresystemen lassen sich diese Leistungsreservoirs jedoch kaum nutzen. Zwar existieren Überlegungen zur prozessorientierten Integration einzelner Aufgaben der Auftragsabwicklung, konkrete Konzepte für die informationstechnische Umsetzung fehlen jedoch. Die PSIPENTA Software Systems GmbH hat deshalb in der neuen Version ihrer ERP-Software eine Workflow-Funktionalität integriert, die den speziellen Anforderungen aus der Produktion angepasst wurde.

Um diesen Ansprüchen auch unter wissenschaftlichen, informationstechnischen und praxisorientierten Aspekten zu genügen, initiierte das Berliner Systemhaus ein Konsortium aus Forschungsinstituten, Softwareunternehmen und Industriepartnern. Ziel der Forschung war die Konzeption, Realisierung und exemplarische Einführung Workflow-gestützter Architekturen in PPS-Systeme. Im Mittelpunkt sollte die Auftragsabwicklung stehen, von der Bestellung bis zur Lieferung des fertigen Produkts. So entstand das Forschungsprojekt "Produktionsplanung und Steuerung mit Workflowmanagement-Systemen für eine effiziente Auftragsabwicklung", kurz PROWORK.

Hieran beteiligten sich das Forschungsinstitut für Rationalisierung an der RWTH Aachen und das Institut für Wirtschaftsinformatik an der Wilhelms-Universität Münster. Die ausgewählten Industrieunternehmen wiesen alle eine auftragsorientierte Fertigung auf, da hier eine starke Vernetzung der indirekten Auftragsabwicklungsprozesse, etwa Vertrieb und Einkauf, mit der Produktionssteuerung vorliegt. Mit der Hotset Heizpatronen und Zubehör GmbH, die rund 290 MA beschäftigt, war zudem ein PSIpenta-Anwender dabei.

Im Falle von Hotset hat man zunächst einmal die Geschäftsprozesse analysiert, um diejenigen mit Workflow-Potenzial zu identifizieren. Dabei fand man hauptsächlich Prozesse in der Fertigungsplanung, wo die Kommunikation zwischen Vertrieb und Planung durch Workflowunterstützung sinnvoll erschien, sowie im Bereich der Auftragsbearbeitung. Im Prinzip immer da, wo Abläufe aus mehreren Stufen bestanden, etwa kaufmännische Bearbeitung, technische Bearbeitung, Klärung mit dem Kunden, und außerdem verschiedene Personen und Abteilungen an ihnen beteiligt waren. Man entschied sich dafür, zunächst die Auftragsabwicklung für Handelswaren als Workflow umzusetzen.

Mit der ERP-Software PSIpenta.com stand ein offenes und flexibles Anwendungssystem zur Verfügung. Mit Hilfe des Systemhauses entwickelte die Gruppe zunächst neue Schnittstellen auf der Basis von Standards und eine spezielle Architektur aus Datenzugriffs-, Verarbeitungs- und Präsentationsschicht. Hotset modellierte dann einen Geschäftsprozess, der inhaltlich praxisnahen Abläufen entsprach. Was allen Beteiligten sehr schnell klar wurde, war die Bedeutung der Integration von Workflow und ERP. Bei ansonsten getrennten Systemwelten konnten hier beide Systeme automatisch Entscheidungen treffen, die Informationen aus dem jeweils anderen System berücksichtigen.

Im Rahmen der Untersuchungen entschied man sich schließlich, eine so genannte Workflow-Engine im Systemkern von PSIpenta.com zu integrieren. Dabei wurde im Unterschied zu herkömmlichen Workflowsystemen nicht auf eine lediglich aufgabenbasierte Variante umgestellt. So ist eine Modellierung der Geschäftsprozesse nicht zwingende Voraussetzung für die Funktionsfähigkeit der ERP-Software. Drei Perspektiven der Workflow-Steuerung können dabei frei kombinierbar eingesetzt werden. Die aktivitätsbasierte Steuerung unterstützt den vollständigen Funktionsumfang gängiger Workflows. Logiken und Attribute der Business-Objekte verwendet dagegen die objektbasierte Steuerung, um Aufgaben für die einzelnen Arbeiter zu definieren. Und schließlich handelt es sich beim verhandlungsbasierten Workflow um einen Mechanismus, der in abstimmungsintensiven Abläufen wie der Planung Verwendung findet. Hier gelangt das System bei einer Vielzahl von Abhängigkeiten schrittweise zu seinen Entscheidungen.

Aktivitäten- und Entscheidungsfolgen, organisatorisch eingebundene Verhandlungspartner sowie Ergebnisse von Verhandlungen sind vorher nicht bestimmbar. So dient die verhandlungsbasierte Koordination unter anderem der Abstimmung wiederkehrender, formalisierbarer Prozesse unterschiedlicher Organisationseinheiten. Im ERP-Standard PSIpenta.com 7 ist heute eine Workflow-Engine enthalten, die im Rahmen dieses Projekts entwickelt wurde. Dadurch ist ein ERP-System entstanden, das neben dem Zugriff auf Geschäftsobjekte auch die Arbeit mit zwei zusätzlichen Workflow-Mechanismen erlaubt.

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