Problemfeld: Stammdatenpflege

Dr. Eric Scherer

Wie schlecht es um die Qualität der eigenen Stammdaten gestellt ist, wird letztlich dann deutlich, wenn man die Daten im Rahmen der Einführung eines neuen ERP-Systems migrieren möchte. Die Problemfälle dabei sind vielfältig und wiederholen sich in jedem Unternehmen täglich: Die Felder zu einzelnen Datensätzen sind unvollständig oder falsch gepflegt, einzelne Felder werden schlicht weg "missbraucht" - ohne dass man wirklich weiß, wieso -, die Genauigkeit und der Syntax bei der Pflege stimmt schon innerhalb eines Systems nicht überein - von verteilten Systemen ganz zu schweigen - die Nummerierungslogiken zwischen den einzelnen Systemen im gleichen Konzern sind unterschiedlich, und so weiter - die Liste ließe sich beliebig fortsetzen.

Stammdaten haben einen Wert

Leider hat sich bis heute keine Hochschule die Mühe gemacht, den Anlagewert von Stammdatenbeständen zu bewerten. Würde sich hier eine vernünftige Methode durchsetzen - mit Sicherheit würde man staunen: Stammdaten tragen zu einem erheblichen Teil zum Unternehmenswert bei. Die Stammdatenmengen - lassen Sie uns ruhig einmal davon sprechen: die Datenberge - haben in den Unternehmen in den vergangenen Jahren erheblich zugenommen. Sich hier Überblick zu verschaffen, ist kaum mehr möglich.

Neben zahlreichen "offizielle" Applikationen, etwa ERP, CRM und PDM, zeichnen sich die meisten Unternehmen durch eine wahre "Schwemme" von Excel-Sheets und Access-Programmen aus, die mehr und mehr geschäftskritische Daten enthalten. Die Migration dieser Daten ist allein von der Menge aber auch von ihrer Qualität her - wie beurteilt man eigentlich die Datenqualität eines riesengroßen Excel-Sheets, das von einem Fertigungsplaner liebevoll erstellt wird? - ein Problem. Die Anwenderseite - die für die stark gewachsene Zahl von Dateninseln gesorgt hat - ist hier klar überfordert. Im Projektfall sind die meisten Anbieter zwar in der Lage, Daten technisch zu migrieren. Sie in der eigenen Neu-Applikation zu sinnvollen Informationsblöcken zusammenzuführen, ist jedoch nicht einfach.

Kernprozess Stammdatenpflege

Für ein Anwenderunternehmen ist es notwendig, im Bereich Stammdatenpflege in Zukunft Kompetenz aufzubauen, Methoden zu entwickeln und die geeigneten Werkzeuge einzusetzen. Das ERP-System an sich zwingt zwar zur Pflege einzelner Datenfelder, es gibt den Pflegeprozess aber nicht vor. Hier liegt bereits die erste Crux: Stammdatenpflegeprozesse werden in den meisten Prozessdarstellungen von vornherein vergessen oder unterschlagen. Darüber hinaus ist es notwendig, sich mit der gesamten Organisation der Stammdatenpflege intensiv auseinanderzusetzen.

Um es kurz zu machen: Der Bereich Stammdatenpflege ist komplex und für einfach Pauschallösungen, etwa nach dem Motto "zentral versus dezentral" ungeeignet. Der Startpunkt ist klar: Wenn die Frage nach der Stammdatenqualität nicht als Führungsaufgabe eines jeden Managers verstanden wird, wird sich eine dauerhafte Excellenz nicht einstellen. Der Führung folgt die Organisation und hier stehen vor allem Rollen und Verantwortlichkeiten im Mittelpunkt. Erst dann stellt sich die Frage nach der EDV-technischen Unterstützung. Hier gewinnen Workflow-Funktionen, integrierte Plausibilitätschecks, Hilfsmittel zur Massendatenmutation und eine statistische Qualitätskontrolle an Bedeutung.

Dr. Eric Scherer ist Geschäftsleiter der Zürcher i2s consulting (scherer@i2s-consulting.com) sowie Lehrbeauftragter für das Fach "Engineering Workflow" an der ETH Zürich.

Rollen-Konzept für Stammdatenpflege

(Teil-)Zentrale-Stammdaten-Koordination (je Fachbereich)

• Legt Grunddaten für Stammdatenobjekte an
• Veranlasst Pflegeprozesse (z.B. Workflow)
• Kontrolliert Abschluss, Vollständigkeit und Qualität der Stammdatenobjekte

Dezentrale Pflegeverantwortung

• Pflegt Stammdaten auf Feldebene
• Getriggert durch Workflow
• Getriggert durch lokale Veränderung der Daten

Stammdaten-Qualitätsmanagement

• Misst zentral die Qualität aller Stammdaten
• Definiert die Pflegeprozesse (Workflow)
• Leitet laufende und singuläre Massnahmen zur Verbesserung ein