Alle Daten sicher verwahrt

Adolf Hochhaltinger

Wichtige Dokumente müssen unversehrt bleiben - möglichst unter allen Umständen. Waren früher Naturereignisse wie Feuer und Überschwemmungen die größte Bedrohung für ihr Weiterbestehen, so ist diese Gefahr der physischen Zerstörung heute weitestgehend gebannt.

Elektronische Dokumente sind praktisch unzerstörbar und können weitaus schwerer verloren gehen als Papier. Dafür sorgen Backups - oder komplette Ersatz-Rechnersysteme, wenn es auf ununterbrochene Verfügbarkeit ankommt -, die an einem weit entfernten Ort angesiedelt werden. Dadurch ist eine gleichzeitige Zerstörung aller Datenspeicher praktisch ausgeschlossen.

Naturgemäß ergibt sich dieses Problem, Dokumente für lange Zeit "unzerstörbar" speichern zu müssen, vor allem für Behörden, Institutionen und große Unternehmen: Die Vortragenden der DICOM Conference kamen vor allem aus diesen Bereichen und präsentierten interessante Anwendungsbeispiele, von denen hier einige stellvertretend vorgestellt werden sollen.

Fluss von Ware und Information

Als "gleichen Fluss von Ware und Information" definierte DI Christian Vesely vom Flughafen Wien das wesentlichste Ziel der Logistik für seinen Bereich. Er sieht den Vienna Airport als "eine größere Stadt, in der außerdem noch täglich einige hundert Flugzeuge starten und landen".

Schon bei der Dokumentation der Flugbewegungen müssen pro Start und Landung eine Reihe von Dokumenten sicher und vor allem hieb- und stichfest ("buchprüferfest") gespeichert werden. Diese Datenmengen zu verwalten und sicher zu archivieren, hilft PAM Lifecycle Management von Heilig und Schubert.

Seit 2002 wird hier elektronisch archiviert - erst in der Buchhaltung, danach kamen weitere Bereiche hinzu. Derzeit wird eine neue Datenschnittstelle implementiert, mit der ab 2006 die elektronische Fakturenarchivierung "MACH" (Multi Airport Control & Handling System) in das System eingebunden wird. Dann werden die rund 40.000 Ausgangsrechnungen pro Jahr direkt aus dem Druckerspooler übernommen und sofort archiviert. Die Eingangsrechnungen werden gescannt und über die zertifizierte SAP-Schnittstelle zur späteren Erfassung ("frühes Archivieren") in PAM-Storage abgelegt. Der Sachbearbeiter sieht den zuvor gescannten Beleg am Bildschirm im SAP-Workflow.

Die Durchlaufzeiten in der Kreditorenbearbeitung haben sich dadurch auf ein Minimum reduziert und vor allem konnten bislang erforderlichen Recherche-Prozeduren im Archiv wegfallen, elektronische Buchungsbelege sind ohne physische Suche zu jeder Zeit am Bildschirm verfügbar.

Ein relativ neuer Geschäftszweig des Flughafens Wien ist das Immobiliengeschäft. Die Verwaltung umfangreicher Immobilien-, Beteiligungs- und juristischer Akten ist naturgemäß mit hohem administrativen Aufwand verbunden. Charakteristisch für diese Abteilungen sind die unterschiedlichsten Dokumentenarten: Gebäudepläne, Grundstückswidmungspläne, Mietvereinbarungen, sowie damit verbundenen Verträge und Beteiligungsdokumente. Sie alle sind ohne intelligente elektronische Ablagesysteme kaum synergetisch nutzbar und mit PAM-Storage können all diese Dokumente über mehrere Suchbegriffe organisiert werden.

Als Ergebnis fasste DI Vesely zusammen: "Alle Dokumente stehen schon bald abteilungsübergreifend zur Verfügung. Und vor allem: die früher stellenweise unabdingbare Mehrfachablage wird dann endlich der Vergangenheit angehören!"

NÖ Gebietskrankenkasse

Seit 2001 ist man bei der NÖ Gebietskrankenkasse bestrebt, die Daten so weit wie möglich elektronisch zu archivieren; seit 2005 werden die Belege mit dem SER Destiller erfasst. Nicht alltäglich sind dabei auch die Dimensionen des Projektes: "Um ein Budget von 1.500 Millionen Euro zu verwalten und damit die ärztlichen Behandlungen von 800.000 Versicherten und deren 300.000 Angehörigen zu finanzieren, die in über 40.000 Betrieben arbeiten und einen von 1.700 Vertragsärzten besuchen, bedarf es eines entsprechenden Verwaltungsaufwands. Die 4,2 Mrd. Euro an jährlichen Beiträgen generieren eine Flut von mehr als 60.000 Zahlungsbelegen monatlich und bis zu 4.000 Bankbelege täglich, davon je ein Drittel Einziehungsaufträge, elektronische Überweisungen und manuelle Buchungen.", erklärte Eva Müller von der NÖ Gebietskrankenkasse

Dabei werden diese Bankbelege heute im Stapel eingelesen und gescannt, per OCR entziffert und nach einzelnen Banken klassifiziert. Die Einzelbelege werden zunächst mit dem zugehörigen Sammelbeleg verglichen, dabei werden Kontonummer, Dienstgeber und Betrag überprüft. Ist alles in Ordnung, wird der Datensatz auch gleich elektronisch archiviert, die Daten wandern ins Buchungssystem. Wenn nicht, wird dieser Beleg zur manuellen Bearbeitung ausgeschieden.

Als besondere Vorteile dieser Bearbeitung mit SER Distiller nennt Eva Müller "die Zeitersparnis durch die automatisch Erkennung, die Vermeidung von Buchungs- und Übertragungsfehlern, der einfache Zugriff auf die Daten für alle Sachbearbeiter und der Wegfall des Papier-Archivs."

Bundeskanzleramt

Christian Rupp (Exekutivsekretär / E-Government des Bundes) berichtete über das österreichische ELAK-Projekt ("ELAK" = ELektronischer Akt). Im Bundekanlzeramt sieht man E-Government in Österreich ähnlich wie ein großes Haus: Es gibt gemeinsame Grundsätze, sprich: gemeinsame Schnittstellen für die Software, und da kann jeder unter einer Vielzahl von Programmen und Anwendungen wählen, die sich allesamt an diese Standards halten.

Richtlinien dazu, wie die Dokumente gestaltet sein sollen und alle weiteren technischen Informationen gibt es im Internet auf der Referenz-Seite des Bundes für eGovernment, http://www.ref.gv.at. Hier findet man z. B. einen "Styleguide", damit elektronische Formulare und Anträge überall eine ähnliche Gestaltung und Gliederung aufweisen - egal, von welcher Behörde sie elektronisch eingebracht werden. Die Stabsstelle "IKT-Strategie des Bundes" entwickelt, koordiniert und unterstützt die Umsetzung von E-Government in Österreich.

Mobilkom

Vor einem speziellen Problem stand die Mobilkom Austria, wie Gerhard Jungwirth berichtete: "Vertragsverlängerungen sind bei der Mobilkom nur schriftlich möglich, und so müssen die unterschriebenen Verträge - knapp 300.000 kommen per Brief und ca. 900.000 per Fax - möglichst automatisch weiter verarbeitet werden. Das bedeutet: Erkennen des Dokuments, Auslesen der Kundendaten, Auslesen der Informationen zur Kampagne (gewünschtes Angebot), Erkennen einer Unterschrift und Weitergabe der Daten an das CRM-System zur Zuordnung des Geschäftsfalls zum entsprechenden Kunden müssen automatisch erfolgen."

Als besonders kritisch erwies sich beispielsweise die Bildqualität beim Fax, insbesondere die unterschiedlichen Auflösungen der Images im Archiv, je nach Faxgeräteinstellungen des Kunden.

Die Lösung war durch Pre-Release von TopCall möglich; dabei wurde eine Anzahl unterschiedlicher Vorlagen ("Templates") erstellt, entsprechend der Varianten innerhalb einer Kampagne. Erst anhand dieser Vorlagen konnte das System die verschiedenen eingehenden Dokumente einwandfrei erkennen. Dank der Datenübergabe im XML-Format konnten auch Metadaten wie Daten der Kampagne und Unterschriftsdaten mit übergeben werden.

Fazit: Das Original ist elektronisch!

Jene Zeiten, in denen ein Stück Papier als angreifbares (und zerstörbares) "Original" galt, sind inzwischen vorbei. Das "Original" ist heute der elektronische Datensatz, dessen Unveränderbarkeit durch Verschlüsselung und Signierung gewährleistet bleibt.

Gerade in großen Organisationen ergibt sich aus dem Umstand, dass mehrere Mitarbeiter diesen "virtuellen Akt" gleichzeitig bearbeiten können, eine gewaltige Beschleunigung im Ablauf des betreffenden Vorgangs; Argumente wie "Der Akt ist bei uns noch nicht eingelangt" gehören damit der Vergangenheit an.

So ist etwa der Prozessablauf in österreichischen Ministerien bereits "online"; alleine durch den Wegfall des manuellen Aktentransports konnte eine 15%-ige Einsparung erreicht werden.

Auch eine E-Mail gilt hier nur mehr dann als vertrauenswürdig, wenn sie elektronisch signiert ist. Und das "elektronische Amtssiegel" gilt ebenso als Unterschrift wir der traditionelle Amtsstempel. Auch wenn man sich dieses elektronische Amtssiegel nach Erhalt selbst daheim ausdrucken kann, gilt es dank seiner Authentifizierung als amtliches Dokument - und kann auch jederzeit elektronisch überprüft werden. Mit einem Wort: Das "digitale Österreich" ist heute bereits Realität!

www.dicomgroup.at