Ziele und Nutzen des Business Process Management

Ilse u. Rudolf Wolf

Der Begriff BPM wird sowohl in der Literatur als auch in der Praxis je nach Fachgebiet und Blickwinkel unterschiedlich benutzt. Dies ist eine häufige Quelle von Missverständnissen, zumal die verschiedenen mit diesem Begriff verbundenen Bedeutungen durchaus etwas miteinander zu tun haben.

BPM besitzt keine allgemein gültige und verbindliche Definition. Auch die im August 2000 gegründete BPMI (Business Process Management Initiative) bleibt eine einheitliche Definition ihrer Mitgliedsunternehmen schuldig. Die vorhandenen Definitionen sind so unscharf, dass sich sowohl alle organisatorischen Maßnahmen als auch unterschiedliche Systemtechnologien darin wieder finden können. Der bisher feststellbare einzige gemeinsame Nenner ist, dass es um die Beherrschung komplexer Geschäftsprozesse geht. Hierbei werden alle Phasen von der Prozessanalyse über die Konzeption, Modellierung und Simulation optimierter Prozesse bis zur Schließung des Lifecycle-Prozesses durch Auswertung der Daten eingeschlossen.

IDS-Scheer, ein Pionier in der Prozessmodellierung, beschreibt einen Prozess als eine Abfolge von Ereignissen und Funktionen. Dabei ist ein Ereignis der Auslöser für eine Funktion oder auch Tätigkeit. Diese Art der Prozessmodellierung wird in so genannten Ereignisgesteuerten Prozessketten (EPK) abgebildet. Grundsätzlich gibt es neben der EPK eine Vielzahl von so genannten Prozessmodellierungsmethoden nach denen ein Geschäftsprozess abgebildet werden kann.

Ziele von BPM-Systemen

Es gibt eine Vielzahl von Ansätzen sich dem Thema Geschäftsprozessmanagement zu nähern. Sowohl methodisch als auch bei der Wahl der zu nutzenden Technologie. Vier Ziele sind jedoch ausschlaggebend für die Nutzung von BPM:

• Flexibilität und Agilität in der Veränderung von Abläufen
• Vereinfachte Prozesspflege und aktive Prozesssteuerung
• Komponentenbasierte Architektur von Services und Applikationen
• Höhere Transparenz, besseres Verständnis, gestärkte Akzeptanz in der Organisation.

Mit BPM kann erreicht werden:

• Transparenz: Den Beteiligten wird es ermöglicht, Zusammenhänge zu verstehen.
• Fehlerauffindung/-vermeidung: Das Auffinden und Beheben von Fehlern wird erleichtert. Durch fehlerarme Prozesse wird eine bessere Qualität geschaffen.
• Kosten: Durch die genaue Kenntnis der Abläufe können Einsparungspotenziale lokalisiert und Kosten optimiert werden.
• Eine übergreifende Modellierung, die Einsicht in die Abwicklung und Funktionalitäten einzelner Prozessschritte ermöglicht.
• Prozessmodelle umfassen die wesentlichen Objekte, Aktivitäten, Ereignisse, Ressourcen und Rahmenbedingungen eines Prozesses.

Die technische Komponente von BPM

Bei der Definition der Geschäftsprozesse sind klare Ziele fest zu halten, an denen der Erfolg des BPM gemessen wird. Die Modellierung der Prozesse sollte eindeutigen Prozessdefinitionen folgen; eine klare Beschreibung ist dabei wichtiger als der Detaillierungsgrad. Ein wesentliches Erfolgskriterium, das schon aus früheren Workflow-Projekten bekannt ist, ist außerdem die eindeutige Zuweisung von Verantwortlichkeiten an so genannte Process-Owner, die für die Entwicklung und Modifizierung bestimmter Abläufe zuständig sind.

Der Offenheit des Begriffs und der Einbeziehung aller Phasen von der Untersuchung bis zur Optimierung eines Prozesses entsprechend, tragen unterschiedliche Systemkomponenten dem BPM Rechnung. Sie reichen von Tools zur Geschäftsprozessoptimierung (GPO) über Integration-Server, Messagingsysteme, WMS, Data Warehousing-Produkte bis hin zu CRM-Systemen. Die Einsatzgebiete betreffen sowohl die Unternehmen intern als auch unternehmensübergreifende Ansätze. Für unternehmensübergreifende Ansätze wurde versucht, den Begriff IEI (Inter Enterprise Integration) zu positionieren, was bisher allerdings noch nicht in ausreichendem Maß vom Markt angenommen wurde.

Business Process Management (BPM) ist zweierlei. Zum einen ein Managementkonzept, welches sich der weitestgehenden Automatisierung und Optimierung von Geschäftsprozessen verschrieben hat. Zum anderen Software mit der genau diese Ziele erreicht werden können. Dazu trennt man diese Systeme in die Bereiche Prozessmodellierung, Prozessautomatisierung und Prozess-Controlling. BPM-Lösungen unterstützen damit den gesamten Lebenszyklus von Prozessen. Erreicht wird dies technisch durch die Zusammenführung existierender Technologien zur Modellierung und Automatisierung von Prozessen und Workflows mit EAI (Enterprise Application Integration) und Business Intelligence (BI). In der aktuelleren Literatur wird BPM daher mit einer Weiterentwicklung von EAI-Werkzeugen und Workflow-Management-Systemen assoziiert.

Prozessmanagementwerkzeuge

Für das Prozessmanagement wird eine Reihe von Programmpaketen angeboten. Ein wichtiger Punkt ist die gute Benutzerführung. Die angebotene Software muss auch für Personen verwendbar sein, die nicht über spezielle EDV-Kenntnisse verfügen. Eine Bewertung der Prozessmanagementwerkzeuge erfolgt anhand folgender Kriterien:

• Die Werkzeuge sollten die Modellierung und Optimierung von Prozessen beinhalten.
• Standardschnittstellen zu Workflow-Management-Software, zu Officeprodukten sowie zur Unterstützung bei der Erstellung der Dokumentation sind wünschenswert.
• Flexibilität in der Konfiguration, um die Software an die Anforderungen des Unternehmens anzupassen.

Prozesssprachen

Eine einheitliche Prozesssprache ermöglicht es, eine gemeinsame Benutzeroberfläche zur Verfügung zu stellen, obwohl die jeweils beteiligten Systeme in den einzelnen Unternehmen völlig verschieden sind. Sie ermöglicht es, jeden beliebigen Prozess zu beschreiben und in heterogenen Umgebungen auszuführen, ohne die beteiligten Systeme aufwändig anzupassen.

BPML: Ist eine von der BPMI auf der Basis von XML entwickelte Metasprache zur Modellierung von Geschäftsprozessen, so wie XML eine Sprache zur Modellierung von Geschäftsdaten ist.

BPQL: Ist die von der BPMI definierte standardisierte Abfragesprache (query language), vergleichbar mit SQL. Sie stellt eine SOAP-basierte Schnittstelle bereit, die es Prozessverantwortlichen ermöglicht, den Status und die Ausführung von Prozessinstanzen zu überwachen.

BPMN (Business Process Management Notation): Ist eine von der BPMI definierte standardisierte Notation für Geschäftsprozesse. Die es ermöglicht, BPML-Prozesse auf einer geschäftlichen Ebene zu definieren. BPMN unterstützt die Kommunikation zwischen Fachabteilung und IT.

BPEL4WS: Ist eine Sprache, die von IBM, BEA und Microsoft entwickelt wurde um ausführbare Geschäftsprozesse zu modellieren. Hierin ist sie mit BPML vergleichbar, BPML leistet jedoch mehr.

Fazit

Viele Unternehmen stellen erst im Laufe ihrer ersten BPM-Projekte fest, was den Wert eines BPM-Systems ausmacht, welche Eigenschaften Produkte vorweisen müssen und wie sich über 100 Anbieter unterscheiden. Bei genauerer Betrachtung wird leider schnell ersichtlich, dass nicht überall auch wirklich BPM drin ist, wo BPM drauf steht.

Die Kenntnis um diese Schwierigkeiten und die Fähigkeit, den bestmöglichen Lösungsweg zu beschreiten zeichnet kompetente Beratungspartner aus. Hierzu gehört auch ein umfangreiches Wissen, welche Komponenten zu welchem Zeitpunkt bei bestehenden Anforderungen einzusetzen sind, um erstens eine erfolgreiche Umsetzung der Lösung u.U. in einem abgestuften Verfahren zu erreichen und zweitens, welche vorbereitenden Maßnahmen für die Einführung dieser Komponenten notwendig sind.

Die Business Process Management Initiative (BPMI)

Seit 2000 existiert unter der Bezeichnung BPMI (www.bpmi.org) ein Konsortium, das sich die Entwicklung frei verfügbarer XML-basierter Standards zur BPM- Unterstützung zum Ziel gesetzt hat.

Die Organisation, in der sich Unternehmen wie z.B. IDS Scheer, Siemens und IBM engagieren, fördert den Einsatz von Business Process Management. Dazu versucht die Organisation Standards für die Entwicklung, Implementierung, Ausführung, Verwaltung und Optimierung von Prozessen zu etablieren. Einer dieser Standards ist die Business Process Modeling Language (BPML).

Im Juli 2005 schlossen sich die "Business Process Management Initiative" und die "Object Management Group (OMG)" zusammen. Beide Organisationen, deren Mitglieder aus der Industrie, von Anwenderunternehmen, Universitäten und Dienstleistern stammen, wollen künftig gemeinsam Standards für das Business Process Management definieren. Mit dem Zusammenschluss von BPMI und OMG (Object Management Group) sind die Weichen für einheitliche Standards im BPM gestellt.