Wenn E-Mail zu langsam ist

Andreas Roesler-Schmidt

Instant Messenging (IM) soll nach Meinung von Anbietern und Analysten in den nächsten Jahren die Kommunikation in Unternehmen prägen. Wer dabei jedoch an Consumer-Programme wie ICQ, AOL und Yahoo Messenger denkt, die jeder verantwortungsvolle Administrator unterbindet, weil sie ohnehin nur dem privaten Plauschchen dienen und außerdem ein Sicherheitsrisiko darstellen, irrt.

Denn was im Privatbereich als beliebte Kommunikationsform schon seit einigen Jahren nicht mehr wegzudenken ist, findet - in für den Geschäftseinsatz abgewandelten Varianten - seinen Weg in die Unternehmen. Wer die privaten IM-Programme übrigens verbieten will, sollte in seinem Büro genauer schauen: 38 Prozent der Angestellten benützen nämlich laut Microsoft zumindest einen öffentlichen Instant Messenger.

Während derzeit 20 Prozent der Unternehmensanwender Instant Messaging einsetzen, soll diese Zahl bis 2008 auf 80 Prozent steigen, meint das Marktforschungsunternehmen Gartner Group und bezeichnet die Technologie als "Schlafenden Riesen". Gartner erwartet, dass sich IM zu einer der wichtigsten Kommunikationsformen in Unternehmen entwickelt. Das Grundprinzip der Business-Messenger bleibt dasselbe wie bei den privaten Programmen: Kurzmeldungen die man anderen Usern schickt, werden dort sofort angezeigt. Durch die unmittelbare Antwort darauf entwickeln sich Chat-artige Dialoge zwischen den Anwendern. Anders als bei E-Mail, zeigen die IM-Programme an, ob der Empfänger online ist. Die Programme für Unternehmen unterscheiden sich jedoch in einigen Punkten.

Man nimmt nicht an einem öffentlichen Dienst im Internet teil, sondern es steht ein eigener Server direkt im Unternehmen. Kommuniziert wird also in einer geschlossenen Gruppe - meist innerhalb des Betriebs. Daher fallen unangenehme Nebenerscheinungen wie "SPIM" - "Spam over Instant Messenging" weg - also jene unmoralischen Angebote, die ICQ und Co. frei Haus liefern. Die Firmensysteme arbeiten verschlüsselt und sind nach außen hin abgeschottet. Dagegen sind die Systeme üblicherweise mit der Unternehmens-IT verknüpft, so meldet man sich mit dem Netzwerkpasswort auch gleich am Messenger an.

Microsofts Live Communication Server

Bei Microsofts Live Communication Server erlaubt ein zusätzliches Featurepack auch die Anbindung an die öffentlichen Netze von AOL, Yahoo und MSN, um mit externen Geschäftspartnern zu kommunizieren - die Verbindungen durch die offenen Netze werden aber anders als bei deren eigenen Programmen verschlüsselt. Alternativ können Unternehmen, die häufig zusammenarbeiten ihre Messenger-Server auch direkt koppeln.

Ähnlich den Consumerprodukten zeigen auch die Firmen-Messenger den Status der Mitarbeiter an. Durch die Verknüpfung mit der vorhandenen IT allerdings bieten diese sogenannten "Präsenzinformationen" weitaus mehr Möglichkeiten. So kann man nicht nur händisch den Status auf offline setzen, sondern ein Eintrag im Kalender schaltet automatisch auf "Meeting". Arbeitskollegen mit dringenden Anliegen wissen so gleich, dass sie sich einen alternativen Ansprechpartner suchen müssen. Der Status "Out of Office" gibt den Kollegen die Abwesenheitsinformation nicht erst als Antwort auf ein Mail, das sich dann unter Umständen ohnehin erübrigt.

Damit man nicht an Abwesende Mails schreibt, zeigt Microsofts System den Messenger-Status auch im Outlook-Adressbuch an, ebenso wie IBMs Lotus Instant Messaging Everyplace diese Informationen in Notes-Anwendungen integriert. Die Präsenzinformation erleichtern insbesondere in international verteilten Teams die Arbeit. Mit einer Voice-over-IP-Telefonanlage verbunden, können die Systeme automatisch den Status "Telefoniert" anzeigen - so dass man gar nicht erst vergeblich wählt, wenn der Gesprächspartner schon in der Leitung hängt. Man kann stattdessen - direkt im Messenger - einen Rückruf veranlassen. Das Wählen lässt sich bei den verknüpften Systemen, wie sie etwa Siemens für eigene aber auch fremde Anlagen anbietet, direkt aus dem Messenger möglich. Damit das Big Brother-Gefühl nicht zu groß wird, können Mitarbeiter sich stets händisch auf "offline" setzen. Die Anbieter verweisen dabei auf die Unternehmen, an deren Richtlinien es liegt, Instant Messenging so einzusetzen, dass sich Mitarbeiter dabei noch wohlfühlen.