Elektronische Urkundensammlung im Firmenbuch

Nach einem Pilotbetrieb am Firmen- und Grundbuchgericht St. Pölten, der im Juli 2003 startete, wurde jetzt die Inbetriebnahme der elektronischen Urkundensammlung für alle Firmenbuchgerichte umgesetzt. Die Digitalisierung der Urkunden erfolgt entweder durch Abholen aus dem Notariatsarchiv cyberDOC oder durch Scannen der einlangenden Papierurkunden und anschließender Speicherung in der elektronischen Urkundensammlung.

Mit dem Berufsrechts-Änderungsgesetz für Notare und Rechtsanwälte 2006 wird ab dem Jahre 2007 die gesetzliche Grundlage für die Ausweitung des Elektronischen Rechtsverkehrs geschaffen; Urkunden können dann auch elektronisch dem Gericht vorgelegt werden.

Vorteile

Ein großer Vorteil der elektronischen Urkundenarchivierung ist die Reduktion des bestehenden Papierarchivs. Die Urkunden können nun via Bildschirm ausgehoben werden, eine arbeitsaufwendige Suche erübrigt sich. Für die breite Öffentlichkeit eröffnet sich damit die Möglichkeit, über das Internet orts- und zeitunabhängig Einsicht in die Dokumente zu nehmen (0,70 Euro für jede eingesehene Urkunde - Informationen zum Zugang unter www.justiz.gv.at - der Ausdruck einer Urkunde bei Gericht kostet 1,40 Euro pro Seite).

Gerichtsintern kann nun österreichweit auf Urkunden binnen Sekunden zugegriffen werden. Auch das Versenden der Jahresabschlüsse an Wirtschaftskammer und Bundesarbeitskammer per Post kann entfallen.

Archivservices des Bundesrechenzentrums

Die elektronische Urkundensammlung der Justiz wird mit Hilfe der Archiv-Services des Bundesrechenzentrums umgesetzt. Die Daten im Langzeitarchiv werden auf revisionssicheren Bändern abgelegt.

Mag. Harald Neumann, Geschäftsführer der Bundesrechenzentrum GmbH, bringt die Vorteile der Archiv-Services auf den Punkt: "Wir können für mehrere Ministerien eine gemeinsame flexible Plattform zur Verfügung stellen. Dadurch entstehen Synergien und Kostenvorteile für die einzelnen Kunden. Unsere jahrelange Erfahrung mit den Anwendungen der öffentlichen Verwaltung war bei der Umsetzung des elektronischen Archivsystems für die Justiz von großem Vorteil. Zudem garantiert das Bundesrechenzentrum als IT-Dienstleister und E-Government-Partner der öffentlichen Verwaltung eine hochverfügbare, hochsichere Umgebung."

Möglich wird diese Sicherheitsgarantie durch den Betrieb des Systems an mindestens zwei verschiedenen Standorten in Österreich. Darüber hinaus sind bei hochsensiblen Dokumenten keine unerlaubten Einsichten möglich und jede Einsichtnahme wird protokolliert.

Blick in die Zukunft

Künftig sollen die Firmenbuchurkunden in den Elektronischen Rechtsverkehr miteinbezogen werden. Dadurch ergibt sich eine Reduktion des Scan-Betriebes. Die Parteien bei Gericht ersparen sich eine Menge Zeit durch die Möglichkeit der elektronischen Einreichung - zudem entfallen Kosten für Porto. Das Roll Out der Urkundensammlung für Firmenbuchgerichte wird 2006 auch auf alle 140 österreichische Grundbuchgerichte (Bezirksgerichte) ausgeweitet.

"E-Government hat die Arbeitsabläufe in der Justiz wesentlich vereinfacht, das System wird bürgernäher. Die Justiz hat mit dem ERV zum Gericht 1990 einen entscheidenden Impuls gesetzt. Mit der Einführung der elektronischen Urkundensammlung im Firmenbuch wurde ein weiterer Meilenstein in e-Justice gesetzt. Die Umsetzung für das Firmenbuch macht den Anfang, 2006 folgt die Urkundensammlung für das Grundbuch", meint Sektionschef Dr. Wolfgang Fellner, Leiter der Präsidialsektion im Bundesministerium für Justiz.

www.bmj.gv.at
www.brz.gv.at