Abatec baut Vertrieb aus: zielgenaues Marketing mit CRM

Das holländische Olympiateam für Eisschnell-Lauf verwendet zum Stoppen der Trainingszeiten ein hochsensibles Mess-System aus Österreich, genauer gesagt aus Regau: In dem oberösterreichischen Ort entwickelt und produziert der erfolgreiche Mittelbetrieb Abatec mit 87 Mitarbeitern elektronische Kontrollsysteme für den Weltmarkt. Dazu gehören Echtzeit-Ortungssysteme, wie sie im Sport oder in Fahrzentren eingesetzt werden. Der zweite Produktzweig umfasst intelligente Kontrollsysteme für den Wellness- und Energiebereich wie Steuerungen für Saunaöfen, Wärmepumpen oder Heizungsanlagen. Für 2005 rechnet Abatec mit einem Umsatzvolumen von rund elf Millionen Euro.

Neue Marketingstrategie, neue Technologie

In einem so spezifischen Marktsegment steht und fällt der Geschäftserfolg mit der gezielten Neukundenakquisition und laufenden Kontaktpflege. Seit mehr als zwei Jahren wurde der Vertrieb sukzessive ausgebaut und die Zahl der Vertriebsmitarbeiter in kurzer Zeit von zwei auf sechs Personen aufgestockt.

Das brachte nicht nur organisatorische Neuerungen mit sich, sondern auch technische Herausforderungen: "Unsere neuen Kontakte haben wir mit einem kleineren Team und weniger Daten bequem über Microsoft Office Outlook abwickeln können", erklärt Abatec-Verkaufsleiter Gerhard Buttinger. Aber mit der steigenden Mitarbeiteranzahl im Vertrieb und zunehmender Marktbearbeitung überstiegen die Anforderungen die Möglichkeiten des bestehenden Systems.

Vor diesem Hintergrund wurde im Herbst 2004 der Beratungspartner daa Consult Management- und EDV-Beratung GmbH mit der Umsetzung einer effektiven Software-Lösung für das Kundenbeziehungsmanagement beauftragt. Das Anforderungsprofil umfasste die für Abatec wesentlichen Punkte: Gemeinsamer Datenbankzugriff, einfache Verwaltung und Handhabung für die Vertriebsmitarbeiter, Identifizierung von Zielkunden, Erfassung von Leads, Generierung von Verkaufschancen, gemeinsame Aktivitätenplanung für die Mitarbeiter, Dokumentation der Aktivitäten, Reporting und Controlling.

Microsoft Customer Relationship Management

Als passende Lösung empfahl daa Consult den Einsatz des Paradeproduktes von Microsoft für das Kundenbeziehungsmanagement, Microsoft CRM, und das Datenbanksystem Microsoft SQL Server 2000. Vor allem aus zwei Gründen fiel die Entscheidung zu Gunsten dieser Lösung:

Abatec arbeitet auch in anderen Bereichen mit Microsoft-Produkten und hat für das Messaging-System Microsoft Windows Exchange Server 2000 im Einsatz, als Serverbetriebssystem Microsoft Windows Server und auf den Endgeräten als Applikationspaket Microsoft Office 2003. So ist die Integration von CRM in Outlook perfekt möglich, was den Mitarbeitern eine gewohnte Arbeitsumgebung bietet und den Schulungsaufwand gering hält.

Ein zweiter wesentlicher Grund für die Wahl von Microsoft CRM war die daraus abgeleitete Mobilität. Durch die Integration von CRM in Outlook umfassen die effizienten Mobilitätsfunktionen des Microsoft-Mailprogrammes auch sämtliche CRM-Daten. Denn Office Outlook 2003 verfügt über die neue Local-Cache-Copy-Funktion - auch bekannt als Offline-Caching, die das Arbeiten mit herunter geladenen Datensätzen im Offline-Modus ermöglicht.

Die Daten befinden sich nach dem Download gleichzeitig auf dem Server wie auch auf dem Endgerät. Änderungen der Datensätze im Offline-Betrieb werden bei der nächsten Online-Verbindung des Endgerätes mit dem Exchange-Server in der Firma - über einen beliebigen Internetanschluss - wieder synchronisiert. So merkt der Benutzer keinen Unterschied zwischen Online- und Offline-Modus und kann auch von extern sehr komfortabel mit seinem Notebook sämtliche CRM-Daten bearbeiten. "Das mobile Arbeiten mit Datenbankinhalten via Notebook ist ein einzigartiges Feature von CRM und Outlook", erklärt daa-Projektleiter Christian Pröll. "Kein anderes Programm für Kundenbeziehungsmanagement bietet diesen Komfort."

Für die Abatec-Vertriebsmitarbeiter bringen die neuen Mobilitätsfunktionen Zeitgewinn in der Datenverwaltung und mehr Qualität im Kundenkontakt. "Unsere Mitarbeiter können nun vor Ort die Ergebnisse von Kundengesprächen direkt in die CRM-Datenbank eintragen, spezielle Wünsche notieren, Adressänderungen eintragen und die Verkaufschance klassifizieren", berichtet Vertriebsleiter Buttinger.

Die Qualität der Verkaufsgespräche steigt durch die immer aktuell verfügbare Fülle an Informationen und die verbesserte Datenqualität - aufgrund der Übersichtlichkeit in der Darstellung werden nun alle Details zu den Kundenkontakten strukturiert erfasst und liefern ein umfassendes Bild über die potentiellen Kunden.

Sehr bequem funktioniert auch das Einspielen neuer Kontakte aus professionellen Adressdateien wie der Herold-CD. Hunderte Adressen werden in Minutenschnelle übernommen und in die CRM-Struktur überführt. In einer zweiten Projektphase soll auch der automatische Transfer der CRM-Daten in das bestehende Warenwirtschaftssystem, eine branchenspezifische Softwarelösung, ermöglicht werden.

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