Elektronische Rechnungslegung mit "e-invoice"

Nach einem im Sommer 2005 erschienenen Erlass des Finanzministeriums müssen elektronische Rechnungen immer mit einer digitalen Signatur versehen werden. Außerdem sind ab 2006 per Fax übermittelte Rechnungen nicht mehr vorsteuerabzugsberechtigt, sofern sie nicht elektronisch signiert sind. Dasselbe gilt für Gutschriften. Auch sie müssen die fortgeschrittene digitale Signatur tragen, um als korrekt anerkannt zu werden.

Die "fortgeschrittene digitale Signatur" gewährleistet in erster Linie Authentizität und Integrität einer Rechnung. " Aber im ersten Anlauf wird immer von Kosten gesprochen," sagt Peter Neugschwendtner, Geschäftsstellenleiter der Data Systems Austria Linz, "danach von möglichen Schwierigkeiten, die eigenen Kunden vom neuen Medium ‚e-invoice' zu überzeugen; und zuletzt vom unnötigen Medienbruch, wenn man eine elektronisch versandte Rechnung erst ausdrucken und ablegen muss."

Deshalb ruft Neugschwendtner beim Kostenthema zu einer genauen Betrachtungsweise auf: "Schließlich zahlt es sich nicht für jedes Unternehmen aus, seine Rechnungen elektronisch zu signieren und zu verschicken. Ab 1000 Ausgangsrechnungen pro Jahr ist ‚e-invoice' aber auf jeden Fall sinnvoll. Pro Rechnung ersparen sich Unternehmen für Handling und postalische Zustellung mindestens einen Euro." Und nicht zuletzt spart "e-invoice" den Unternehmen auch erhebliche Zusatzkosten. Bis zu 70 Prozent pro Firma sind möglich - bedingt durch Zeitersparnis beim Handling von Rechnungen und Kosteneinsparung bei der Archivierung, Recherche, Duplikatzustellung etc.

Die Data Systems Austria erstellt auf Wunsch individuelle Kosteneinsparungs-Tabellen für Unternehmen und berät bei der Einrichtung aller für "e-invoice" notwendigen Tools und Zusatzfunktionen. Die technische Basis für die Lösungen der Data Systems Austria" ist das Software-Tool it20one. Je nach Anzahl der Ausgangsrechnungen werden verschiedene Lösungsvarianten für Rechnungsleger und Rechnungsempfänger angeboten. Bei den Unternehmen sind dazu keine Programmänderungen notwendig, die Rechnungen werden als pdf verschickt.

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