Unified Messaging

Kommunikation prägt den klassischen Büroalltag eines Mitarbeiters. Informationen werden per Telefon, Fax, E-Mail oder SMS ausgetauscht. Um diese abzuhören, zu lesen oder zu versenden, muss der Mitarbeiter jedoch unterschiedliche Kommunikationsmedien bedienen: Telefon mit Anrufbeantworter, Faxgerät, PC mit E-Mail-Funktion und Handy. Dem mobilen Mitarbeiter stehen meist nur eingeschränkte Möglichkeiten zum Abruf seiner Nachrichten von unterwegs zur Verfügung. Hier alle Nachrichten unter einer Oberfläche zu vereinen und von unterwegs abrufbar zu machen, das kann eine Unified Messaging-Lösung leisten.

Unified Messaging ist ein Konzept zur Organisationsstruktur und vereint alle Nachrichtenarten unter einer Oberfläche. Je nach Lösung ist das eine eigene Oberfläche oder der Posteingang eines bereits vorhandenen Messaging Systems wie z.B. Lotus Notes oder Microsoft Outlook. In diesem Fall ergänzt Unified Messaging lediglich die Funktionen, die fehlen: Fax, Voice, SMS und mobiler Zugriff.

Je integrierter die UM-Lösung in das vorhandene Messaging System ist, desto mehr Vorteile bieten sich für Unternehmen und Mitarbeiter. So ist bei einer integrierten Lösung der Bedarf an Ressourcen und damit an Hardware relativ gering. Des Weiteren muss der Benutzer kein neues Programm erlernen, er kann die neuen Funktionen intuitiv nutzen.

Um Nachrichten auch von unterwegs abrufen zu können, bieten Unified Messaging-Lösungen wie IXI-UMS von serVonic die Funktion "mobiler Zugriff" an. Die Nachrichten können mit dem Handy oder Telefon abgerufen, bearbeitet, weitergeleitet und gelöscht werden. Dazu wählt der Benutzer seine Unified Messaging-Durchwahlnummer, authentifiziert sich durch seine PIN und erhält dann den direkten Zugriff auf alle Nachrichten in seinem Posteingang. Zusätzlich kann er sich regelbasiert per SMS oder Voice-Mail über neu eingegangene Nachrichten informieren lassen.

Welche Lösung?

Bei der Wahl der richtigen UM-Lösung sollte ein Unternehmen folgende Kriterien beachten: Grundsätzlich sollte sich die Unified Messaging-Lösung in die bereits im Unternehmen vorhandene IT-Landschaft mit Netzwerk und Messaging-System integrieren lassen und mit der eingesetzten TK-Anlage zusammen arbeiten können. Um hier sicherzustellen, sich nicht von einem speziellen Hersteller abhängig zu machen, sollte die UM-Lösung auf Standards basieren. Gängige Standards zur Einbindung in Messaging Systeme wie Microsoft Exchange oder IBM Lotus Domino sind SMTP, LDAP und IMAP.

Je nachdem, ob das Unternehmen eine klassische oder eine IP-basierte TK-Anlage einsetzt, spielen hier andere Standards eine Rolle. Setzt ein Unternehmen eine klassische TK-Anlage ein, stellt ISDN den Standard für die technische Anbindung zwischen TK-Anlage und Kommunikations-Hardware dar. Kommunikationshardware und UM-Lösung verständigen sich auf Basis des CAPI-Standard - Common ISDN-Programming Interface. Bei einer IP-basierten TK-Anlage können sich IP-PBX und UM-Lösung über den Standard H.323 oder SIP verstehen. Eine zukunftssichere UM-Lösung sollte sowohl mit klassischen als auch mit IP-basierten TK-Anlagen zusammenarbeiten können.

Für welche spezielle Lösung sich ein Unternehmen entscheidet, ist vom individuellen Bedarf abhängig. Hat ein Unternehmen beispielsweise viele Außendienstmitarbeiter, empfiehlt sich eine UM-Lösung, mit der der Benutzer von unterwegs seine eingegangenen Nachrichten abrufen und bearbeiten kann. Hier sollte in jedem Fall beachtet werden, dass sich die UM-Lösung so in das Messaging System integriert, dass die UM-Nachrichten direkt in der jeweiligen User-Mailbox abgelegt und gespeichert werden. Der Zugriff von unterwegs erfolgt dann direkt auf den jeweiligen Store des Messaging Systems, in der die Daten liegen. Es werden keine Daten repliziert. So kann der Benutzer in jedem Fall sicher sein, immer auf den aktuellsten Stand seiner Mailbox und auf alle Nachrichten zugreifen zu können.

Fazit

Egal ob im Büro oder unterwegs - mit Unified Messaging ist der Mitarbeiter schnell, übersichtlich und aktuell über alle Nachrichten informiert. Egal für welche UM-Lösung sich ein Unternehmen entscheidet, es sollte bei der Wahl darauf achten, dass die Realisation über Standards erfolgt. Aktuelle und zukünftige Bedürfnisse können so berücksichtigt werden, und das Unternehmen macht sich nicht von einem einzigen Hersteller abhängig.

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