Dokumente sind wichtig, aber wir vernachlässigen sie

Andreas Roesler-Schmidt

Unternehmen messen dem Dokumentenmanagement eine entscheidende Bedeutung für ihren Geschäftserfolg bei, zeigt eine von Xerox bei VNU Research in Auftrag gegebene Studie in sechs europäischen Ländern zum Thema Dokumentenmanagement-Strategien. Von den befragten 1.238 kleinen, mittelständischen und großen Unternehmen aus allen Branchen sind sich 78 Prozent einig, dass Dokumenten-Output-Geräte einen signifikanten Beitrag zur Produktivität der Mitarbeiter im Büro leisten.

71 Prozent sind der Meinung, dass Dokumente im Ablauf ihrer Geschäftsprozesse einen zentralen Stellenwert einnehmen. Allerdings zeigt die Studie auch, dass zwischen der theoretischen Einschätzung der Bedeutung von Dokumenten und der praktischen Umsetzung einer adäquaten Strategie noch große Lücken sind. Zwei Drittel gaben an, derzeit über keine Strategie für das Dokumentenmanagement zu verfügen. Und obwohl die Umfrage deutlich macht, dass Unternehmen Dokumentenmanagement effizient einsetzen wollen, ist nur ein Drittel (27 Prozent) der Manager über die Kosten ihrer Dokumenten-Output-Geräte hinsichtlich Anschaffung, Betrieb und Support informiert. Auf Europa bezogen mussten 19 Prozent der Unternehmen mittlerer Größe sogar eingestehen, dass "die Kosten für den Besitz, Betrieb und die Verwaltung der Dokumenten-Output-Geräte außer Kontrolle geraten."

Managed Services sind gefragt

Effizienz und kontrollierbare Kosten will Xerox Global Services (XGS) Unternehmen durch entsprechende Managed Services bringen. Die sind nicht nur für die größten Unternehmen interessant: "Das entscheidende Kriterium ist, wieviele Bürarbeitsplätze man hat, das können kleine Unternehmen mit viel Administration und Verwaltung sein. Es gibt ja umgekehrt auch große Unternehmen mit relativ schlanker Verwaltung", zeigt Martin Winkler, Director von XGS in Österreich. "Xerox Office Services fangen bei rund 500 Endgeräten an. Man unterschätzt wie viele Geräte in den Unternehmen vorhanden sind, weil insbesondere kleinere Drucker oft auf Abteilungsebene angeschafft werden, über die dann kein Überblick besteht. Viele betreiben eine völlig uneinheitliche Gerätelandschaft." Übernimmt XGS die Verwaltung dieser Landschaft, ist der erste Schritt auf weniger Gerätetypen zu standardisieren und die Kosten zu senken.

"Wir erleben in dem Bereich eine stärkere Nachfrage", berichtet Winkler. "Die Entwicklung ähnelt der IT der letzten Jahre: Die Serverkonsolidierung war nichts anderes. Auch hier sind Abteilungserver entstanden, die von der IT nicht mehr zu warten waren und konsolidiert wurden. In unserem Bereich passiert jetzt ähnliches - eine historisch gewachsene Infrastruktur wird konsolidiert."

Neben den Xerox Office Services, wo dezentrale Infrastruktur optimiert und betrieben wird, bietet XGS auch für zentrale Druckstellen von Unternehmen und Hausdruckereien Dokumentenoutsourcing an. "Unternehmen können auch solche zentralen Druckstellen als Managed Service von uns betreiben lassen. Wir übernehmen dabei die Infrastruktur und Mitarbeiter beim Kunden."

Im Bereich Business Process Services optimiert XGS dokumentenintensive Geschäftsprozesse, um sie schneller, effizienter, kostengünstiger zu gestalten. So können im Unternehmen eingehende Rechnungen automatisiert eingescannt werden und entweder in ein bestehendes ERP eingebunden oder über ein Workflow-System genehmigt werden. Dann wird das System in einem Dokumentenmanagementsystem abgelegt. Dahinter steht Technologie fürs Scannen, Indexieren, Dokumentenmangement und Archivierung.

In den Product Lifecycle Services wird das Management aller Dokumente rund um ein Produkt über dessen gesamten Lebenszyklus gewährleistet. Bei Audi können Verkäufer durch ein darauf basierendes System on Demand eine individuelle Broschüre erstellen, die nur die relevanten Features enthält, die ein Kunde bei seinem Fahrzeug bestellt - also ohne die üblichen "nicht in Verbindung mit..." Anmerkungen, wie sie in allen Autoprospekten zu finden sind.

Neue Services von XGS basieren direkt auf Entwicklungen aus der Xerox Forschung. So ist DataGlyph ein intelligenter Barcode, dessen Strukturen sich zum Beispiel in Logos unterbringen lassen. Dahinter liegen Information die beim Einscannen des Dokuments ausgelesen werden können. Die Kopiersicherheit ist höher als bei Barcodes oder OCR-Schrift. Die Logos bleiben trotz unterschiedlicher Information optisch gleich. Durch diese Codes etwa auf Antwortenkarten zu einem Event kann XGS beim Einscannen Informationen auslesen, die zum Beispiel in eine Anmeldeliste einfließen.

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