8-9-2005 | Aus MONITOR 9/2005 Gedruckt am 3-09-2014 aus www.monitor.co.at/index.cfm/storyid/7636
Strategien

SER - Studie

Mehr Leistung ohne Papier

Was in der Produktion schon längst gang und gäbe ist, scheint im Bereich der Verwaltung und des Managements vielfach noch ein Fremdwort: Rationalisierung. SER bietet hier einen wegweisenden Ansatz: die Abkehr vom Informationsträger Papier.

Adolf Hochhaltinger

Gerade der Bereich des Managements bietet noch reichlich Gelegenheit für Optimierungs- und Rationalisierungsmaßnahmen. Wie aus der "Studie der Produktivität 2005" der SER Solutions hervorgeht, werden 4,5 Mrd. € pro Jahr von Unternehmen in Österreich mit unproduktiven Tätigkeiten und Prozessen verschwendet; das entspricht ca. 15 % des gesamten Investitionsvolumens österreichischer Unternehmen.

So vermag z.B., wie im Auftrag der SER Solutions Österreich ermittelt wurde, ein Unternehmen mit 500 Büroangestellten mehr als 4,2 Mio. € pro Jahr einzusparen, wenn es papierbasierte Arbeitsabläufe konsequent auf elektronische Bearbeitung umstellt.

Laut einer Untersuchung von Gartner entfallen 30 bis 40 Prozent der Arbeitszeit in Unternehmen auf manuelle Dokumentenverwaltung. Dieser Aufwand ließe sich um ca. 70 Prozent reduzieren, wenn Papierdokumente in elektronische Dokumente umgewandelt und Weiterleitung, Transport, Zugriff und Ablage elektronisch erledigt würden.

Elektronik statt Papier

Der Ausweg heißt: durch Einführung elektronischer Informations- und Geschäftsprozesse diese Produktivitätsbremse zu lösen. Die technische Umsetzung wird durch Lösungen für unternehmensweites Enterprise-Content-Management (ECM) realisiert. So sollen die Mitarbeiter in Zukunft auch von von den Vorteilen des SER iECM-Systems "DOXIS iECM Suite 2005" profitieren (das "i" steht hier übrigens für "integrated" - integriert - und soll andeuten, dass hier erstmals tatsächlich das gesamte Informationsvolumen des Unternehmens erfasst ist).

So lange aber die elektronischen Informationswege (noch) nicht lückenlos alle Abteilungen umfassen und deshalb zwischendurch wieder als "Akt" ausgedruckt werden müssen, ist der Verschwendung Tür und Tor geöffnet - beispielsweise bei unterschiedlichen IT-Lösungen in verschiedenen Abteilungen oder Niederlassungen.

Erschwert wird der Zugang zur Information durch den Umstand, dass runde 80 % davon "unstrukturierte" Informationen sind: Hier liegen die Fakten also nicht geordnet vor wie etwa in den Karteikarten und Feldern einer Datenbank, sondern bunt durcheinander, so wie der betreffende Text eben verfasst wurde.

Um sich in diesem Informationschaos zurechtzufinden, braucht es ein umfassendes System, das Zugriff auf sämtliche Informationen im Unternehmen hat und das auch Daten in Fremdformaten lesen kann. Und genau hierfür wurde die "DOXIS iECM Suite" entwickelt.

Neuronales Netzwerk

Die Besonderheit dabei ist die Art und Weise, wie hier die Information verarbeitet wird: An Stelle einer Volltextsuche, wie sie beispielsweise von Suchmaschinen wie Google betrieben wird, arbeitet hier ein lernfähiges "neuronales Netzwerk". Das bedeutet in der Praxis, dass beispielsweise auch falsche oder verfälschte Schreibweisen gefunden werden, und ebenso Worte, die nur "so ähnlich" klingen. Aber damit ist die Lernfähigkeit dieses Systems noch lange nicht am Ende.

In vielen Unternehmen werden eingehende Schreiben bereits automatisch geöffnet - aber was dann? Weil diese Tätigkeit von billig bezahlten (und oft nicht allzu cleveren) Mitarbeitern durchgeführt wurde, sind viele Schreiben auch an die falsche Abteilung weitergeleitet worden. Bei der "DOXIS iECM Suite 2005" dagegen beschränkt sich die Tätigkeit dieser Mitarbeiter darauf, das Schreiben zu öffnen und auf den Scanner zu legen.

Was im Einzelfall der Inhalt ist und welche Abteilung somit hierfür zuständig ist, bestimmt das (lernfähige) neuronale Netzwerk. In einem "Entscheidungsbaum" wird das Ziel des Schreibens in mehreren Schritten immer weiter eingegrenzt und schließlich ein Mitarbeiter als der "optimal Zuständige" für dieses Anliegen festgestellt; das Ganze geht in Millisekunden vor sich. Jene Verzögerungen, die beispielsweise eine Versicherung das Vertrauen ihrer Kunden Kosten kosten könnte, bloß weil "der Akt noch nicht hier" ist, gehören dann endgültig der Vergangenheit an.

Experten schnell zur Hand

Auch der "optimale zuständige Experte" für ein bestimmtes Problem lässt sich damit schnell finden. Die Idee dahinter: gerade in großen Unternehmen gibt es für alle Probleme jemanden, der genau dieses Problem schon kennt und eine Lösung dafür parat hat - aber gerade in sehr großen Unternehmen oder Behörden war es bisher sehr schwer, diesen "Jemand" in kurzer Zeit zu finden. Mit der neuen Software-Suite soll das buchstäblich in Sekunden möglich sein.

Egal, ob ein Mitarbeiter in einem speziellen Fall plötzlich Fachwissen im Wasserrecht, in der Photovoltaik, der Bodenmechanik oder bei der Unfallforschung benötigt, all diese Themen sind für eine große Versicherung keineswegs neu; hier gibt es sicherlich Mitarbeiter, die sich mit (zumindest) einem dieser Themen bereits ausführlich befasst haben.

Anstatt sich aber nun mühsam nach einem dieser Experten durchzufragen, durchforstet die "iECM-Suite 2005" sämtliche Publikationen der letzten Jahre nach entsprechenden Stichworten. Dabei werden auch alle E-Mails und Memos überprüft; das Ergebnis wird in einer Tabelle angezeigt: Mitarbeiter A mit soundsovielen Veröffentlichungen zu diesem Thema, Mitarbeiter B mit so vielen usw.

Weitere Beispiele

Das Modul "SER Invoice Master" erkennt die wesentlichen Elemente einer Rechnung. Sie werden nicht nur eingelesen, sondern zugleich auch mit den entsprechenden Summen im Angebot verglichen, das der Einkauf Tage (oder Wochen) zuvor erhalten hat. "Irrtümer" als Grund für zu hoch verrechnete Preise fallen damit sofort auf, ohne dass ein Mensch diese Daten extra vergleichen müsste.

Auch hier arbeitet im Hintergrund das erwähnte neuronale Netzwerk: somit kann auch der Invoice Master jederzeit neuartige Dokumente "lernen", sogar dann, wenn sie äußerst unkonventionell und "kreativ" gestaltet wurden.

Ein letztes Beispiel: Auch bei Prozessen, bei denen man (eigentlich) die Kontrolle aus der Hand gibt, beispielsweise bei einer ausgesandten Rechnung, kann jederzeit festgestellt werden, welcher Sachbearbeiter "drüben" für die Bearbeitung (z.B. für die Bezahlung dieser Rechnung) zuständig ist und wie der augenblickliche Status aussieht.

Fazit

Zielgruppe für die "DOXIS iECM Suite 2005" sind größere Strukturen und Unternehmen - etwa bei Versicherungen, Banken, Konzernen, Kammern und anderen Institutionen sowie bei Verwaltungsbehörden von Stadt- bis Bundesebene. Sie soll die Produktivität der Mitarbeiter wesentlich erhöhen. Dabei verspricht SER den Anwendern eine Produktivitätssteigerung von rund 33 % beziehungsweise eine Verringerung des Aufwands um ca. 25 % bei gleichbleibender Produktivität.

www.ser.at

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