Einsparungspotenziale in der IT

Das steigende Bedürfnis, den Erfolg des Einsatzes moderner Informations- und Kommunikationslösungen zu überwachen, verstärkt den Wunsch nach Kosteneinsparungen in der IT, ohne dabei gleichzeitig Einbußen in den IT-Services in Kauf nehmen zu müssen. Kann dies möglich sein?

Schaut man in aktuelle Studien, wird deutlich, dass die Potenziale zur Kosteneinsparung in vielen Organisationen eigentlich gegeben sein müssen. So belegen die Studien anhand konkreter Beispiele, dass vielfach erhebliche Kostenverschwendungen in der IT vorliegen:

• Jährlich werden ca. 20 % des IT-Budgets in den Unternehmen verschwendet (Studie der Gartner-Group).
• Anwender setzen ca. 12 % ihrer IT-Budgets durch falsche oder unzureichende Abläufe in der Beschaffung von Computer-Equipment in den Sand (Studie der Meta-Group).
• Laut einer aktuellen Untersuchung der KPMG verschwenden britische Unternehmen durch schlechtes IT-Management pro Jahr 25 Milliarden Dollar.
• Durch Softwarefehler entstehen jährlich Kosten in Höhe von 170 Milliarden US-Dollar (Studie von Accenture).
• 190 Milliarden Dollar beträgt das Over-Investment im Bereich der Informationstechnologien allein in den USA pro Jahr (Studie der Credit Suisse First Boston).
• Weniger als 5 % der "Global 2000 Firmen" haben finanzielle Aspekte der IT in ihre Strategien, Pläne und ihr operatives Geschäft einbezogen. CIO's, die das getan haben, erhalten einen durchschnittlichen ROI ihrer IT-Investitionen von mehr als 100 %, weit mehr als die traditionellen 35-55 % der typischen IT-Anwender (Jonathan Poe, Vice President, Executive Directions, META Group).
• Über 52 % aller europäischen Unternehmen verzeichnen mindestens einmal pro Quartal einen Systemausfall, der mit erheblichen Folgekosten verbunden ist (MacArthur Stroud International).

Diese Studien und die dabei vorgelegten Zahlen legen es nahe, nach Möglichkeiten zu suchen, wie eine Minimierung von IT-Kostenverschwendungen erreicht werden kann. Das bedeutet unter anderem, dass Investitionen in die IT immer stärker unter Wirtschaftlichkeitsgesichtspunkten geprüft werden müssen.

Nicht nach dem "Rasenmäher"-Prinzip vorgehen

Vergleichweise einfach sind Einsparungen dort umsetzbar, wo tatsächlich eine Überkapazität bezüglich der in der IT eingesetzten Ressourcen besteht. Werden Einsparungen allerdings pauschal nach dem "Rasenmäher"-Prinzip vorgenommen, ohne dass vorher Überkapazitäten bestanden, resultieren daraus schnell gravierende Nachteile: beispielsweise Qualitätsverluste oder unlösbare Engpässe.

Falls keine Überkapazitäten existieren, liegen die Einsparmöglichkeiten in einer Optimierung der IT-Prozesse. Nur so kann mit weniger Ressourcen als bisher dieselbe Leistung produziert werden. Da heutzutage fast jeder Geschäftsprozess IT-gestützt ist, bedingt eine Prozessoptimierung fast immer auch erhebliche Anpassungen in der IT.

Zur Erzielung aussagekräftiger Ergebnisse müssen, neben den reinen Kosten, auch weitere Aspekte wie der Software-Lebenszyklus oder Risikofaktoren berücksichtigt werden. Dazu gehören gefährliche Know-how-Engpässe in Technologiebereich, mangelnde Erweiterbarkeit oder auch Performance und Verfügbarkeitsprobleme.

Weitere Ansatzpunkte zur Kostensenkung im IT-Bereich können in einer IT-Standardisierung bzw. Konsolidierung der IT-Architektur gesehen werden. Lassen sich die benötigten Hardware-Systeme (Server, Storage, Netzwerke etc.), Daten (Datenbanken) sowie existierende Applikationen konsolidieren, führt dies in der Regel zu einer Verbesserung der betrieblichen Effizienz sowie zu einer erhöhten Verfügbarkeit des Gesamtsystems. Der Verwaltungsaufwand wird reduziert, die Supportkosten werden gesenkt.

Ein unmittelbarer Ansatzpunkt für Einsparungen, die schnell realisiert werden sollen, bieten oft IT-Projekte. Ein gewisser Anteil des Projektportfolios besteht fast immer aus Projekten, die sich streichen, verschieben oder verschlanken lassen - ohne allzu schädliche Auswirkungen auf die Wertschöpfung des Unternehmens. IT-Projektkosten machen durchschnittlich immerhin etwa 30 Prozent der IT-Kosten aus.

Sinnvoll ist es auch, regelmäßig zu überprüfen, ob alle Leistungen, die durch die Verträge mit dem Outsourcing-Anbieter abgedeckt sind, wirklich benötigt werden. Oft sind Services im Vertrag enthalten, die gar nicht abgerufen werden beziehungsweise in Wirklichkeit durch hausinterne Ressourcen geleistet werden.

Aufbau eines IT-Controllings

Trotz aller Kosteneinsparmöglichkeiten darf es aber auch kein "Totsparen" geben. Letztlich muss es darum gehen, in der IT eine Optimierung der Leistungen zu erreichen und dabei die Kostenseite gleichzeitig "im Griff" zu halten. Dazu bietet sich nicht nur für größere Organisationen, sondern auch für kleinere und mittelständische Betriebe der Aufbau eines speziellen IT-Controllings an. Nur so lassen sich wirklich ausgewogene Entscheidungen über nachhaltige Kosteneinsparungen treffen.

Dipl.Hdl. Ing. Ernst Tiemeyer, bekannt durch zahlreiche Veröffentlichungen, ist seit mehr als 20 Jahren in leitenden Projektfunktionen sowie als IT-Consultant und im Managementtraining tätig. Schwerpunktmäßig befasst er sich in der Praxis aktuell mit IT-Projektmanagement, IT-Controlling, IT-Servicemanagement sowie prozessorientierten IT-Anwendungen (GPO, GPM, E-Business-Lösungen).

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Das Buch "IT Controlling kompakt" ist ein praktischer Leitfaden, wie Unternehmen im IT-Bereich Kosten- und Leistungstransparenz erreichen können.

Vorgestellt werden Methoden und Instrumente, um dieses Ziel zu erreichen. Außerdem werden praktikable Vorgehensweisen und Ergebnisse von Implementationen wirtschaftlicher IT-Lösungen aufgezeigt.

Leser erfahren zum Beispiel:

• wie IT-Controlling aufgebaut werden kann,
• welche Vorgehensweisen zur Kostenermittlung in der IT sich bewährt haben,
• wie IT-Leistungstransparenz hergestellt werden kann,
• wie die interne Verrechnung erfolgt,
• wie Produkt- und Anwendungscontrolling realisiert wird.

Jedem Kapitel sind verschiedene Leitfragen vorangestellt, die eine erste Orientierung ermöglichen. Fazit: Ein handlicher Ratgeber zu den wesentlichen Aspekten des IT-Controllings in einem kompakten Taschenbuchformat.

Ernst Tiemeyer: IT-Controlling kompakt. Erschienen bei Elsevier, München 2005. ISBN 3-8274-1620-5. 158 Seiten. Preis: 15 Euro.