"E-Mail Archivierung ist keine Insellösung"

Herbert Höhlein

Richtlinien wie Basel II oder die GDPdU-Bestimmungen im Steuerrecht stellen spezifische Anforderungen an die langfristige Datensicherung. Für den Gesetzgeber ist es dabei unerheblich in welcher Form die unternehmenskritischen Informationen vorliegen, das heißt, es wird nicht zwischen analogen oder digitalen Dokumenten unterschieden. Als Folge davon müssen künftig auch die Inhalte von E-Mails revisionssicher gespeichert werden.

Um die komplexen Anforderungen wie beispielsweise Nachvollziehbarkeit, Unveränderlichkeit und Verfügbarkeit einhalten zu können, sorgen Hersteller wie wir von Veritas mit unserer Archivierungslösung Enterprise Vault dafür, Unternehmen die regelkonforme Verwaltung ihrer E-Mails so einfach wie möglich zu machen.

Worauf geachtet werden soll

Für die erfolgreiche Archivierung müssen Unternehmen aber auch selbst auf verschiedene Punkte achten. Besonders entscheidend sind in diesem Zusammenhang die festgelegten Richtlinien für die automatische Speicherung der E-Mails.

Zwar bietet jede Archivierungssoftware ein Standardregelwerk, doch ich rate dem IT-Management unbedingt dazu, vorab zu prüfen, ob diese Richtlinien den unternehmensspezifischen Anforderungen umfassend gerecht werden. Bei vielen Betrieben ist es sogar sinnvoll, ein maßgeschneidertes Klassifizierungssystem zu erarbeiten. Die meisten Firmen machen sich aber diese Mühe nicht, weil sie auf den ersten Blick nur die damit verbundenen Kosten und Zeit sehen. Aber wenn man überlegt, wie viel Zeit ein gutes Klassifizierungssystem beispielsweise bei der Suche nach bestimmten Informationen spart und damit die Produktivität der Mitarbeiter erhöht, dann macht sich der anfängliche Aufwand später mehr als bezahlt.

Inhalte bestimmen die Strategie

Wichtig finde ich außerdem, E-Mail-Archivierung nicht als Insellösung zu betrachten. Die Entscheidung, ob eine E-Mail für die langfristige Datensicherung zu Dokumentationszwecken relevant ist, wird von ihrem Inhalt bestimmt, womit die elektronische Post nicht mehr unterschiedslos behandelt werden kann.

Die Zuordnung von Wertigkeiten, Klassifizierungen und Attribute nach Business-Aspekten erfordert die Betrachtung von unternehmensweiten Geschäftsprozessen. Damit geht E-Mail-Archivierung über die IT weit hinaus, meiner Meinung nach handelt es sich dabei vielmehr um die Storage-Komponente eines ILM-Konzeptes.