Wohin geht die Reise?

Christian Dlapka

Wenn Sie im Google "Enterprise Content Management" eingeben, erhalten Sie über 47 Millionen Treffer! Jeder spricht davon, es begegnet uns als Akronym für Dokument Management, Workflow, Digitale Signatur, Portale und anderes mehr. Aber gibt es eine allgemeingültige Definition dafür?

DMS oder ECM - was ist neu oder anders

In jedem unserer Projekte ist es wichtig, vorab die Begriffsvielfalt zu klären: DMS (Dokument Management System) ist eigentlich die Basis, also die elektronische Verwaltung von Dokumenten über den gesamten Lebenszyklus hinweg, von der Erstellung über die Bearbeitung bis zur endgültigen Ablage von Dokumenten. DMS ist auch in der Regel der vertrautere Begriff. ECM (Enterprise Content Management) ist eigentlich ein modernes Kunstwort, das Produkte, Lösungen, einen Markt und eine Branche beschreiben soll.

Die anerkannte Definition stammt vom Branchenverband AIIM International, die ins Deutsche übertragen wie folgt lautet: "Enterprise Content Management sind die Technologien, Werkzeuge und Methoden zur Erfassung, Verwaltung, Speicherung, Bewahrung und Bereitstellung von elektronischen Inhalten im ganzen Unternehmen."

Jedes Unternehmen beginnt mit einer DMS-Anwendung, es sollte aber die langfristige Perspektive des ECM immer im Auge behalten werden. Genau hier setzt der Mehrwert einer unabhängigen Beratung an: kein Hersteller kann Ihnen diese umfassende Sicht bieten, denn auch wenn es nur um ein kleines Projekt Beleg-Archivierung geht - es muss die gesamte Unternehmens-Organisation erfasst werden. Hier geht es nicht um schnellen Return on Investment, sondern um ein Projekt, das strategisch vom Management getragen werden muss.

Die erste Marktstudie DMS sagt viel über Trends

In diesem Sinne eines Gesamtkonzeptes bewegt sich auch der Markt, das ist deutlich zu spüren: die Unternehmen sehen DMS immer mehr als strategische Gesamtlösung. Wir haben erstmals mit der DMS-Akademie (einem Tochterunternehmen der PENTADOC) eine Studie im deutschsprachigen Raum durchgeführt: "Zukunft DMS - Wie entwickelt sich der DMS-Markt aus Sicht der Anwender und was sagen die großen Software-Hersteller dazu?" 200 Anwender-Unternehmen und die großen Software-Hersteller wurden befragt, mit sehr interessanten Ergebnissen:

• etwa zwei Drittel sehen DMS in Zukunft als strategische Unternehmenslösung;
• jedes 5. Unternehmen plant die Einführung von DMS;
• 12% nutzen DMS erst seit einem Jahr;
• vier von fünf Unternehmen in denen DMS zum Einsatz kommt, stufen DMS als "wichtig" beziehungsweise "sehr wichtig" ein.

Auch über die Funktionalitäten gibt es sehr klare Vorstellungen:

• Standardapplikationen sind gefragt, müssen aber anpassungsfähig sein;
• besonders wichtig ist die Stabilität der Produkte, danach folgen die Schnittstellenkompatibilität und die Funktionalitäten;
• wichtigster Einsatz ist die Archivierung, gefolgt von Vorgangssteuerung, Beleglesung und Posteingangsverarbeitung;
• Vermisst wird am meisten Benutzerfreundlichkeit und Integrationsfähigkeit.

Daraus ergibt sich eine klare Schlussfolgerung - und das ist auch meine Empfehlung für jedes DMS-Projekt: Das Management muss sich klar zum Thema bekennen. 70% sind immer Organisation, die Software ist letztlich immer irgendwie anpassbar. Groß strategisch planen - klein operativ starten. Anwender einbeziehen - Aufklärung statt Geheimnistuerei.

PENTADOC

ist eine unabhängige Unternehmensberatung, spezialisiert auf Strategie, Organisation und Technologie des Dokument Managements. Das Ziel sind Gesamtlösungen, die Nutzen bringen, in Abhängigkeit von den jeweiligen Unternehmenszielen. Mehr über das Unternehmen sowie über die DMS-Studie unter: www.pentadoc.com