Integration von E-Mail-Archiving, Records Management und Volltextsuche

Das Open Text-Produkt ist Teil der Livelink ECM Suite und integriert die Bereiche E-Mail-Archivierung, Records Management und Volltextsuche auf einer Plattform. Die Lösung, die in den drei aufeinander aufbauenden Modulen E-Mail Archiving, E-Mail Management und E-Mail Monitoring angeboten wird, wurde speziell für den Einsatz mit Microsoft Exchange und Lotus Notes konzipiert.

Die drei Versionen beinhalten Schlüsselkomponenten wie Klassifizierung, Indizierung und Volltextsuche, Records-Management-Funktionalitäten sowie Funktionalitäten zur Einhaltung spezifischer gesetzlicher und behördlicher Auflagen. Zusätzlich bietet Open Text Schnittstellen zu gängigen Storage-Systemen.

E-Mail Explosion schafft Probleme

Die explosionsartige Zunahme des E-Mail-Verkehrs ist zu einem großen Problem für Unternehmen weltweit geworden. Täglich werden Milliarden von E-Mails generiert, die E-Mail-Systeme quellen über. Aus diesem Grund suchen Unternehmen nach kostengünstigen Lösungen, ihre E-Mails zu speichern, die Performance ihrer E-Mail-Systeme zu steigern und sie mit der nötigen Intelligenz zu versehen, damit sie E-Mails gemäß den wachsenden gesetzlichen und regulatorischen Anforderungen managen können.

"Die E-Mail ist in einigen juristischen Auseinandersetzungen zwischen Unternehmen zum Beweisstück Nummer 1 geworden", sagt Hartmut Schaper, Senior Vice President Research and Development bei Open Text. "E-Mails sind zwar unerlässlich für die Unternehmenskommunikation geworden, sie bergen aber gleichzeitig wachsende rechtliche Risiken in sich, die Unternehmen nur mit Hilfe neuer Technologie bekämpfen können. Wir haben eine kostengünstige Plattform entwickelt, die sich leicht implementieren lässt und alle Komponenten enthält, um die neuen Herausforderungen, die mit dem zunehmenden E-Mail-Verkehr verbunden sind, zu bewältigen."

Die neue Lösungssuite besteht aus drei aufeinander aufbauenden Modulen:

• E-Mail Archiving

Diese Lösung bietet eine Infrastruktur für die E-Mail-Archivierung und ist für Unternehmen konzipiert, die niedrige Storage-Kosten und eine verbesserte Systemleistung wünschen. E-Mails und ihre Anhänge werden von E-Mail-Servern ins Archiv übernommen. Die Anwender können weiterhin darauf zugreifen, ohne neue Funktionen oder Tastenkombinationen lernen zu müssen; lediglich Icons zeigen an, welche E-Mails im Archiv lagern. Die Lösung deckt alle Grundanforderungen wie regelbasierende und interaktive Archivierung und grundlegende Suchfunktionen ab.

• E-Mail Management

Das Produkt vereinigt die Funktionen von Livelink for E-Mail Archiving mit Open Texts Livelink Records Management Server. Damit wendet Livelink for E-Mail Management die klassischen Dokumentenmanagement- und Records-Management-Funktionen wie Klassifizieren, Suchen und Finden oder komplexe Aufbewahrungs- und Verfallsregeln auch auf E-Mails an. Sämtliche Funktionen stehen dem Anwender innerhalb der E-Mail Applikation zur Verfügung.

• E-Mail Monitoring

Die Lösung bietet zusätzliche und praxiserprobte Funktionen für gesetzlich vorgeschriebene Ermittlungs- und Prüfprozesse und das strukturierte Managen von Aufbewahrungsfristen und -regeln. Diese Funktionalität steht dem Auditor zur Verfügung und beinhaltet unter anderem eine robuste Volltextsuche über die komplette E-Mail-Kommunikation einer Organisation. Bei gerichtlichen Nachprüfungen können Veränderungssperren gesetzt werden. Hinzu kommen Funktionen wie Autoklassifikation, Workflow und Stichprobenprüfung und die vollständige Protokollierung aller Auditoren-Interaktionen

Diese drei Module sind als Standalone-Produkte oder als Teil einer umfassenden ECM-Lösung verfügbar.

www.opentext.de