"Nicht mehr alles auf einmal"

Gerhard Pail

Wir sehen bei Content Management-Vorhaben, dass nicht mehr versucht wird, den "Alles auf Einmal-Ansatz" zu wählen, sondern konkrete Szenarien zu identifizieren, die besonders von einer kollaborativen Arbeitsweise profitieren. Meine Definition für ECM ist: Enterprise Content Management ist ein strategischer Ansatz, um unstrukturierte Informationen in Unternehmen nutzbar zu machen.

Große Unterschiede zwischen den verschiedenen Anbietern bestehen vor allem im Integrationsgrad und der Vollständigkeit der Lösungen. Es sind viele Lösungen auf dem Markt, die zwar eine hohe Funktionsvielfalt abdecken, jedoch nicht wirklich miteinander verzahnt sind. Grund für die fehlende Integration sind oftmals Produktgruppen, die durch Konsolidierungen entstanden sind und im Wesentlichen aus Einzellösungen bestehen. Dagegen sind die Hyperwave-Lösungen von uns selbst entwickelt, beziehungsweise alle vollständig integriert. Andernfalls müssen Systeme erst aufwändig integriert werden. Aktuelle Untersuchungen zeigen, dass dieser Integrationsaufwand bis zu sechs Mal höher ausfallen kann als ursprünglich veranschlagt.

Zusammenarbeit ist wichtig

Unternehmen stehen heute hohen Anforderungen gegenüber, die einen völlig neuen Umgang mit dem Thema Collaboration erfordern. Mitarbeiter an räumlich getrennten Standorten arbeiten über die Grenzen von Ländern und Zeitzonen hinweg in virtuellen Teams eng zusammen und müssen jederzeit gemeinsamen Zugriff auf aktuelle Dokumente haben. Auch Vertriebspartner sollen zeitnah informiert werden, beispielsweise über neue Produkte und Preise.

Hinzu kommt die Geschwindigkeit, mit der sich die Umwelt und die Marktanforderungen ändern. Um auf den globalen Märkten konkurrenzfähig zu bleiben, müssen Unternehmen sehr schnell reagieren und agieren. Diese Dynamik wird in den nächsten Jahren noch zunehmen.

Informationsinseln zusammenführen

Es ist heute unstrittig, dass unstrukturierte Dokumente im Unternehmen mit der gleichen Sorgfalt wie transaktionsorientierte Daten verwaltet werden müssen, insbesondere da 80 Prozent des Datenwachstums aus dem Bereich der unstrukturierten Dokumente kommt.

Die Grundaufgabe von ECM ist es, die unterschiedliche Systeme, in denen Informationen gespeichert und archiviert werden, sogenannte Informationsinseln, zusammenzuführen und eine gemeinsame Sicht auf die Daten zu ermöglichen.

Hyperwave baut die Einführung von ECM Lösungen konsequent modular auf, das heißt es werden klare Projektphasen und Ziele definiert und schrittweise umgesetzt. Nur so kommen Projekte schnell zu Erfolgen. Eine große Vision lässt sich derart durch kleine, zeitnahe Zwischenetappen erfolgreich realisieren. Der Nutzen für das Unternehmen wird transparent und die Anwender sind von Anfang an in das Projekt mit einbezogen.