Einrichtungshaus R. Leiner Handelsgesm.b.H. automatisiert Rechnungswesen

Das Management von Leiner/kika ist daher gefordert. So werden neben intensiven Verhandlungen mit den Partnern der Industrie auch die internen Arbeitsprozesse genau analysiert, um versteckte Kostenverursacher ausfindig zu machen. Ein Rationalisierungspotential hat die Leiner/kika Unternehmensgruppe auch im Rechnungswesen gefunden. Täglich langen in der Leiner/kika Buchhaltungszentrale in St.Pölten rund 2.400 Eingangsrechnungen mit insgesamt 6.000 Seiten ein, die von zahlreichen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern gebucht werden. Das Buchungsvolumen wächst stetig an.

"Eine verbesserungsfähige Situation", wie Mag. Werner Neubauer, Geschäftsführer Leiner/kika, feststellt. "Intensiv verhandelte Zahlungskonditionen können nur dann zufriedenstellend ausgeschöpft werden, wenn die Belege zeitnah gebucht werden und diese auch im Zahlungsplan aufscheinen."

Einführung eines elektronischen Beleglesesystems.

Zur Beschleunigung der Erfassung von Eingangsrechnungen beschloss das Management der Leiner/kika-Unternehmensgruppe die Einführung eines elektronischen Beleglesesystems.

Die Grundidee dieser Technologie ist einfach erklärt: Während Drucker unterschiedliche Informationsinhalte aus Datenbanken zu einem Gesamtbild zusammenführen, machen Beleglese-Systeme genau das Gegenteil. Sie lesen über Scanner das gedruckte Dokument ein und lösen die Inhalte wieder in elektronisch verarbeitbare Daten auf. Die extrahierten Daten können an andere Applikationen übergeben werden, wodurch der manuelle Erfassungsprozess erheblich reduziert wird. Ein Zeitgewinn, der sich in höherer Bearbeitungsqualität der Daten widerspiegelt.

"Unsere Vorgaben für Anbieter waren hoch", erklärt Mag. Christian Stradal, Projektleiter bei der Leiner/kika Unternehmensgruppe und beschreibt die Kriterien, "in Testläufen musste die Felderkennungsquote unserer 50 frequenzstärksten Lieferanten bei über 80% liegen (im Echtbetrieb über 90%) und bei Belegen, die dem System nicht als Muster antrainiert wurden, erwarteten wir eine Erkennungsrate von über 60%." Übertroffen wurde diese hohe Erwartung von der Business Document Lösung PAM-EXTRACT.

Management von Eingangsrechnungen

Mit zwei Hochleistungsscannern werden jetzt die Eingangsrechnungen erfasst. PAM-EXTRACT überprüft die gewonnenen Bilddateien auf bestimmte Merkmale aus einer Vorlagendatei und konvertiert mittels OCR Technologie (optical character recognition) die benötigten Felder in ein für Computer verarbeitbares Textformat. Insgesamt werden pro Eingangsrechnung neun Feldinhalte wie Rechnungsnummer, Datum, UID-Nr., Bestellnummer, Gesamtbetrag, Mehrwertsteuer und Filiale extrahiert und aufbereitet.

Zusätzliche Unterstützung findet der Erfassungsprozess in einem speziellen Qualitätsprüfungs- und Validierungsverfahren. Hier kontrolliert PAM-EXTRACT ob sich die neun Felder der Eingangsrechnung aus formal gültiger Zeichen zusammensetzen. Danach geschieht die eigentliche Datenvalidierung. Also dem Vergleich der Eingangsrechnung gegen Datensätze der Finanzbuchhaltung. Die Prüfdaten erhält PAM-EXTRACT tagesaktuell aus der strategischen FI Datenbank. Geprüft wird beispielsweise, ob ein Lieferant zur erfassten Eingangsrechnung vorhanden ist. Positiv geprüfte Datensätze werden in einer Datei geparkt, die als Importquelle für das Finanzbuchhaltungssystem dient. Durch die hohe Erkennungsrate von PAM-EXTRACT bleibt die Anzahl eventueller Nachbearbeitungsfälle unter dem anvisierten Toleranzbereich.

Dokumentenarchivierung

Da Eingangsrechnungen in Form gescannter Bilddokumente und die, zur Archivierung erforderlichen Beschlagwortungsfelder bereits vorhanden sind, nützte man bei Leiner die Gelegenheit, um die Belege mittels Dokumentenmanagement Lösung PAM-STORAGE dauerhaft auf revisionssichere Medien zu archivieren. Der gesamte Archivierungsprozess erfolgt automatisch im sogenannten COLD (computer output on laserdisk) Verfahren. Durch die elektronische Archivierung können Eingangsrechnungen weder verloren gehen, noch falsch abgelegt werden.

Mehr noch: Die zusätzliche elektronische Archivierung der Eingangsrechnungen bietet dem Sachbearbeiter mehr Komfort und Zeitgewinn. Denn Belege zu Buchungssätzen können nun auf Knopfdruck am Bildschirm angezeigt werden. Der Aufruf erfolgt dabei immer aus der gewohnten Anwenderapplikation. Angezeigt wird der archivierte Beleg in einem Internetexplorer.

Mitarbeiter der angeschlossenen 50 Leiner/kika Filialen in ganz Österreich können die Rechnungsbelege im zentral geführten Archiv über eine sicherer Datenleitung einsehen. Das praktizierte Versenden von Rechnungsbelegen via Telefax hat damit ebenso ausgedient, wie der Rechnungsversand zu den Filialen, wo die Ablage erfolgte.

EDIFACT

Die Leiner/kika Unternehmensgruppe setzt schon seit geraumer Zeit auf die Vorteile der EDIFACT Technologie. Und auch EDIFACT Dokumente werden jetzt elektronisch archiviert, um eine sichere Ablage und schnelle Belegansicht via Bildschirm zu ermöglichen. Die im Mittel 20 Megabyte großen EDIFACT Dateien werden nach der Datenübernahme im FI System PAM-STORAGE in Kopieform übergeben. Dort erfolgt eine Auftrennung der Dateien auf geschäftsfallbezogene Einzeldokumente. Die Informationen zur Indizierung zieht PAM-STORAGE direkt aus den Dokumenten, womit eine 100% richtige Ablage garantiert ist.

Die Archivierung selbst erfolgt im COLD Verfahren auf einem revisionssicheren UDO Jukeboxsystem. Da es sich bei EDIFACT Dokumenten um steuerrechtlich relevante Dokumente handelt, wird der gesamte Archivierungsprozess protokolliert und zusammen mit dem Original EDIFACT File abgelegt. Damit ist im Prüfungsfall die Beweisführung der ordnungsgemäßen Ablage auf unveränderbaren Medien sichergestellt.

"Durch die elektronischen Belegerfassung im Rechnungswesen wurde der Buchungsvorgang enorm beschleunigt und Zahlungsziele können besser genützt werden", fasst Mag. Werner Neubauer, Geschäftsführer Leiner/kika Unternehmensgruppe, die Vorteile zusammen.

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DMS-Infrastruktur

• Auftragserteilung: Dezember 2004
• Produktiv: März 2005
• DMS Bereiche: Eingangsrechnungen, EDIFAKT
• DMS Software: PAM-STORAGE
• Belegerfassung: PAM-EXTRACT
• Importmodul: cold@PAM
• Database: MS-SQL Server
• User: 100 in Zentrale St. Pölten, 500 in allen Leiner/kika Filialen
• Storage: HSM: SAN; Ablagesystem: UDO-Jukebox
• Scanner: 1x Bell & Howel 8800, 1x Fujitsu 5420
• Schnittstellen zu: TP8 - Warenwirtschaftssystem

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Die Leiner/kika-Gruppe

Die Leiner/kika-Gruppe gehört zu den führenden Einrichtungshändlern Österreichs. Das Unternehmen ist zu 100% im Familienbesitz. In Österreich gibt es 17 Leiner- und 33 kika-Einrichtungshäuser. In Ungarn gibt es derzeit 3 kika-Häuser. Die Eröffnung von Einrichtungshäusern in Tschechien, der Slowakei und Kroatien erfolgt in den nächsten 1 bis 2 Jahren.

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H&S Heilig und Schubert Software AG

Unter dem Sammelbegriff ECM (Enterprise Content Management) entwickelt die H&S AG seit 1989 Softwarelösungen zur Erfassung, Archivierung, Verwaltung und Verteilung von Geschäftsdokumenten und Informationen. Abgestimmt auf Branchen und deren spezifischen Businessprozesse werden ECM Lösungen auf die technologische Infrastruktur hin angepasst. Vielfach eingesetzte und praxisbewährte Schnittstellen wie etwa zu SAP R/3, Navision, Microsoft, Lotus Notes oder der OS Mainframe Welt sorgen für einen schnellen und sicheren Projektverlauf.

www.hs-soft.com