Der Weg zum passenden Dokumenten-Management-System

Martin Böhn

Die Software-Beschaffung ist keine alltägliche Aufgabe für Unternehmen. Zumeist sind die Funktionalitäten der Software, die Tragweite der zu erwartenden Prozessumstellung sowie die am Markt vorhandenen Produkte nicht vollständig bekannt. Die enorme Tragweite der Investitionsentscheidung erfordert eine detaillierte Analyse- und Auswahlphase, da der Return-On-Investment vom Abdeckungsgrad der unternehmensindividuellen Anforderungen bestimmt wird. Der Grad der Prozessunterstützung sowie die Mitarbeiterakzeptanz sind direkt davon abhängige Erfolgsfaktoren. Um die Auswahlentscheidung im Bereich DMS zu erleichtern, werden im Folgenden typische Aufgabengebiete und Funktionsbausteine aufgeführt. Anschließend werden die Phasen der Software-Auswahl sowie mögliche Unterstützungsformen erläutert.

Prozessverbesserung durch DMS

Die Bedeutung von DMS für die Organisation betrieblicher Dokumentenbestände ist mittlerweile unumstritten. Die strukturierte Erfassung, Bearbeitung, Weiterleitung, Ablage, Recherche und Archivierung von Dokumenten aller Art ermöglicht eine schnellere und qualitativ bessere Prozessabwicklung. Schriftstücke können bedarfsgerecht in einzelnen Bearbeitungsschritten eingesehen und die enthaltenen Informationen verwendet werden. Durch die Erweiterung der Funktionalitäten und Aufgabengebiete dieser Anwendungen werden alte Einteilungen durchbrochen, es wird zunehmend von Enterprise Content Management gesprochen, um sich von reinen Archivierungs-Systemen abzugrenzen.

Neben der Übernahme von Dokumenten in elektronischer Form, beispielsweise aus Office-Anwendungen stellen alle Systeme Funktionalitäten zur Erfassung von Papierdokumenten zur Verfügung. Eigene Scan-Clients zur Erfassung kleiner Papiermengen an den einzelnen Arbeitsplätzen sind dabei zumeist in der Software enthalten, für Massenscans wird auf spezialisierte Anbieter, zum Beispiel Kofax, zurückgegriffen. Massendaten können über COLD-Module (Computer Output On Laser Disk) separiert und abgespeichert werden.

Bei der Indizierung der Inhalte werden parallel mehrere Informationsquellen genutzt. Neben der Übernahme von vorhandenen Metadaten bei Dokumenten in elektronischer Form werden Vorgangsdaten (etwa Name des Erfassers anhand des System-Logins) sowie Nutzereingaben über Indexmasken herangezogen. Bei der Erfassung von Papierdokumenten kann innerhalb eines Scan-Workflows eine automatische Übernahme von Schlüsselwörtern erfolgen. Mittels Formular- und Zeichenerkennung über OCR werden zum Beispiel Rechnungskopfdaten ausgelesen und übernommen. Zusätzlich kann über entsprechende Module eine Volltextindizierung durchgeführt werden, damit der Dokumenteninhalt zusätzlich zu den beschreibenden Begriffen für Recherchen zur Verfügung steht. Dabei wird zumeist auf Lösungen spezialisierter Anbieter, wie Verity oder Autonomy zurückgegriffen.

Anwendungsintegration

Von zunehmender Bedeutung ist die Integration von Datenbeständen aus anderen Arten betrieblicher Software, insbesondere E-Mail- und ERP-Systeme. Diese Anwendungen werden durch die Auslagerung von Dokumenten entlastet, indem zum Beispiel Nachrichten und Attachements auf dem E-Mail-Server in das DMS ausgelagert und durch so genannte Stubs ersetzt werden. Durch einen Klick auf den Eintrag wird das Element für den Anwender wie gewohnt angezeigt.

Für eine SAP-Integration werden zumeist eigene Module vorgehalten, welche eine Anbindung über die SAP Archive Link-Schnittstelle gewährleisten. Daneben ist über den Knowledge Provider (Kpro) der SAP Content Management Infrastructure eine Verwaltung von Objekten mit dokumentähnlichem Charakter inklusive Modellierung möglich. Der SAP-Document Finder, den beispielsweise COI unterstützt, erlaubt eine Recherche von Dokumenten aus dem SAP-System heraus, unabhängig davon, wo die Suchmerkmale verwaltet werden. Neben SAP-Anwendungen können eine Reihe von weiteren Systemen eingebunden werden, wie Microsoft Navision, Varial oder Siebel CRM. Für diese werden allerdings nur teilweise eigene Module angeboten, beispielsweise von d.velop, Optimal Systems oder IBM. Die Hersteller können aber zumeist Referenzprojekte aufführen.

Arbeit mit dem System

Die digitale Akte ermöglicht die Sammlung von Kundeninformationen aus unterschiedlichsten Quellen, bietet gegenüber der klassischen Ablage in Papier zudem deutlich komfortablere Such- und Bearbeitungsfunktionen. Notizen oder Unterschriften können auch elektronisch angebracht werden, womit weitere Vorbehalte gegen DMS abgebaut werden können. Zudem stehen weitere Funktionalitäten, etwa Versionierung, zur Verfügung. Medienbrüche werden vermieden und damit die Weiterverarbeitung beschleunigt. Gegenüber papiergebundenen Prozessen werden kürzere Durchlaufzeiten und qualitativ bessere Abläufe erreicht.

Die Rechteverwaltung für Suche und Bearbeitung wird in Form von Rollen vorgenommen, die den Aufgaben und Informationsbedürfnissen des Anwenders entsprechen. So kann zum Beispiel festgelegt werden, ob ein Dokument gesucht, angezeigt, bearbeitet oder archiviert werden darf. Zudem können bei Suchanfragen Aussehen und Ausgestaltung der Trefferlisten gesteuert werden. Die Einstellung neuer Mitarbeiter, organisatorische Wechsel oder Beförderungen können damit aufwandsarm im System nachvollzogen werden, da bestehende Rollen zugeteilt bzw. entzogen werden. Es ist keine Neudefinition von Rechten notwendig.

Die gemeinsame Bearbeitung von Aufgaben (Collaboration) wird sowohl durch das Rollenmodel als auch über spezifische DMS-Funktionalitäten unterstützt. Groupware-Funktionalitäten ermöglichen die Einrichtung gemeinsamer Arbeitsräume oder die einfache Weiterleitung von Dokumenten oder Aufgaben. Über Freigabefunktionalitäten und -Workflows kann der Erstellungsprozess gesteuert werden, indem ein Dokument nur für einen begrenzten Mitarbeiterkreis einseh- und bearbeitbar ist. Erst nach erfolgreichem Abschluss steht das Dokument allen (berechtigten) Mitarbeiten zur Verfügung. Versionierungsfunktionen unterstützen die Arbeit mit verschiedenen Bearbeitungsständen und erleichtern die Nachvollziehbarkeit der zugeordneten Geschäftsprozesse. Über Workflow-Funktionalitäten sowie das Rollenmodell kann zudem eine automatische Weiterleitung an den nächsten Bearbeitungsschritt anhand hinterlegter Prozessvorschriften erfolgen. Der orts- und zeitunabhängige Zugriff auf Inhalte und Funktionalitäten des Systems über ein Portal wird mittlerweile von allen Anbietern angeboten.

Erfolgsfaktor Software-Auswahl

Die oben aufgeführten Funktionalitäten sowie weitere Entscheidungskriterien werden am Markt in deutlich unterschiedlichen Ausprägungen und Kombinationen angeboten. Allgemein ist ein Trend zur umfassenden Geschäftsprozessunterstützung zu beobachten, die meisten Hersteller setzen aber klare Schwerpunkte auf bestimmte Aufgabenbereiche, beispielsweise Workflow-Unterstützung oder automatische Posteingangsverarbeitung. Dies spiegelt sich im Umfang der angebotenen Funktionen, der Funktionstiefe sowie der Produktstruktur (Kern- oder Ergänzungsprodukt, eigenes Modul oder Einbindung Drittprodukt) wider. Zudem ist die Ausrichtung des Produkts an bestimmten Branchen oder Betriebsgrößen von Bedeutung. Dadurch wird deutlich, dass die Wahl eines den unternehmensindividuellen Anforderungen und Rahmenbedingungen entsprechenden Produkts eine komplexe Aufgabe ist, die wesentlichen Einfluss auf den Erfolg des Systemeinsatzes hat.

Ist die Entscheidung für die Einführung eines DMS gefallen, müssen die Anforderungen identifiziert, geordnet und gewichtet werden. Dabei sind sowohl bisherige Aufgabengebiete und Geschäftsprozesse als auch die neuen Möglichkeiten nach Einführung der Software zu beachten. Die Erstellung des Kriterienkatalogs setzt also sowohl eine Prozessanalyse als auch ausreichendes DMS-Marktwissen voraus. Die Informationsrecherche nach potenziellen Produkten und Anbietern ist somit nicht vollständig von der Anforderungsdefinition zu trennen. Klassische Methoden der Recherche, wie etwa Internetsuche, Messen und Konferenzen bieten nur eine unvollständige Unterstützung, da einerseits die Informationen zumeist unstrukturiert angeboten werden, andererseits aufgrund fehlenden Fachwissens der Interessenten häufig Aufgabenfelder nicht beachtet werden, die durch den Einsatz eines DMS besser und kostengünstiger abgewickelt werden könnten. In den folgenden Phasen der Grob- und Feinevaluation bestimmter Produkte verschärft sich das Problem der Beschaffung neutraler Informationen, gleichzeitig besteht die Gefahr, aufgrund einer unvollständigen Anforderungsanalyse falsche Maßstäbe anzusetzen.

Um den Auswahlprozess zu erleichtern, hat das Business Application Research Center (BARC) eine Marktstudie Dokumenten-Management erstellt. BARC ist seit über zehn Jahren als neutraler Beobachter am Markt und untersucht im eigenen Testlabor ausgewählte Lösungen. Anhand eines ausführlich erläuterten Kriterienkatalogs werden die Systeme evaluiert. Ausschreibende Unternehmen können die ausführlichen Produktbeschreibungen zum Abgleich mit den eigenen Anforderungen heranziehen.

Zudem wird durch die strukturierten Prüfkriterien der Prozess der Anforderungsspezifikation selbst unterstützt, da bisher nicht beachtete funktionale oder architektonische Teilbereiche in den Evaluationsprozess mit einbezogen werden. Dadurch wird es dem Unternehmen ermöglicht, von Anfang an einen ganzheitlichen DMS-Ansatz zu verfolgen, unabhängig davon, wie viele Funktionsmodule oder betriebliche Fachbereiche im ersten Realisierungsschritt eingebunden werden sollen.

Anhand der Kurzprofile sowie insbesondere der detaillierten Produktbeschreibungen können die Unternehmen eine Eingrenzung auf ca. zwei bis vier Produkte vornehmen. Hierzu werden Informationen zum Unternehmen, zum Produkt sowie der typischen Projektstruktur sowie den Ausprägungen architekturbezogener und funktionaler Merkmale bereitgestellt. Für die anschließende Detailevaluation werden Ansprechpartner sowie Referenzprojekte genannt.

Notwendigkeit Enterprise Content Management

Der strukturierte Umgang mit Textinformationen von der Erfassung über Klassifikation, Verwendung, Recherche und Weiterleitung bis hin zur Ablage wird immer stärker zu einem entscheidenden Erfolgsfaktor für Unternehmen. Gesetzliche Anforderungen und Ansprüche der Partner erzwingen die bedarfsgerechte Bereitstellung sowie revisionssichere Speicherung von Geschäftsdokumenten. Um den Schritt von der Ablage der Dokumente zum Enterprise Content Management vollziehen zu können, ist eine detaillierte Konzeption des einzusetzenden DMS sowie die Auswahl eines den Anforderungen entsprechenden Produkts notwendig.

Martin Böhn ist Forschungsassistent an der Universität Würzburg, Lehrstuhl für BWL und Wirtschaftsinformatik.

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BARC-Studie

Die BARC-Studie bietet Unternehmen eine qualifizierte und neutrale Unterstützung bei der Auswahl einer individuell passenden Software-Lösung für unternehmensweites Dokumenten-Management. Neben einem Marktüberblick bietet die Studie umfangreiche Hintergrundinformationen zu Komponenten und Funktionen von DMS sowie den Phasen der Software-Auswahl. Anhand der technischen und funktionalen Anforderungen wird ein Kriterienkatalog entwickelt, der anschließend für die anwendungsorientierte Evaluation der Produkte eingesetzt wird. In der aktuellen Auflage wurden die Systeme von Ceyoniq, COI, d.velop, EASY, ELO, FileNet, Hummingbird, Hyperwave, IBM, Open Text, Optimal Systems, Saperion und windream untersucht. Die Studie hat einen Umfang von 552 Seiten und kann zu einem Preis von 750 € zzgl. MwSt. unter www.barc.de bezogen werden.