Europaweite Optimierung der Lager spart Kosten

Eduard Rüsing

Für die betriebswirtschaftliche Verwaltung von Konzernen und großen mittelständischen Unternehmen hat sich die SAP-Lösung R/3 etabliert. Wenn es jedoch darum geht, die Fertigungsabläufe einer Produktion zu unterstützen, kommt das System schnell an seine Grenzen. Hier sind Lösungen mit klassischer PPS-Funktionalität, wie beispielsweise das Infor-ERP, gefragt. Das Infor-System bieten ausgereifte Module für Lagerverwaltung und Produktion. Eine optimierte Gesamtlösung kann sich aber auch aus beiden Systemen zusammensetzen.

Die Steeltec AG war in einer für Fertigungsbetriebe nicht untypischen Situation: Eingebunden in den übergeordneten Swiss Steel-Konzern gab es zwei voneinander getrennte ERP-Systeme: Eines für die konzernübergreifende Überwachung des Finanzwesens und eines für die lokale Abwicklung der Kundenaufträge. Beide Aufgaben erledigte je eine Implementierung des Systems SAP R/2, die aber nicht gekoppelt waren.

Die vier Vertriebsgesellschaften der Steeltec-Gruppe in Wil/Schweiz, Deutschland, Frankreich und Italien verfügten zudem über eigene IT-Lösungen. Die Läger beispielsweise an diesen Standorten waren systemtechnisch nicht mit der Zentrale in Emmenbrücke verbunden. Im Bereich der Auftragsabwicklung arbeitete das System zwar zuverlässig, konnte jedoch die Produktionsabläufe nicht in allen Belangen verwalten. Die Auskunftsbereitschaft gegenüber den Kunden war daher nicht befriedigend, die Aufträge wurden sicherheitshalber mit Pufferzeiten terminiert, Informationen über Kapazitäten waren unzureichend. Als darüber hinaus bekannt wurde, dass SAP das System R/2 in absehbarer Zeit nicht mehr weiterentwickeln wird, wurde klar, dass die Steeltec AG eine neue IT-Lösung benötigte.

Wichtige Kunden aus dem Automobilsektor

Steeltec hat sich auf die Herstellung von Blankstahl spezialisiert. Gegenüber dem einfachen gewalzten Stahl ist Blankstahl verdichtet, poliert und besitzt engere Toleranzgrenzen in den Abmessungen, sowie auf die Kundenbedürfnisse abgestimmte Werkstoffeigenschaften. Das ausschließlich in Gewichtseinheiten erfasste Produktionsvolumen umfasst insgesamt 8000 Artikel, darunter auch viele Varianten der verschiedenen Produktgruppen. Wichtige Kunden der Steeltec kommen aus der Maschinenindustrie, der größte Teil jedoch aus dem Automobilbereich. Etwa 40 Prozent der Produkte gehen nach Deutschland, der größte Teil davon an die Automobilhersteller und deren Zulieferer.

Mit dem Hauptziel die uneinheitliche Systemlandschaft auf einen gemeinsamen Stand zu bringen, ging der Stahlerzeuger in den Suchprozess. Das ideale System sollte ohne Schnittstellen sein, als kostengünstige Standardlösung alle wichtigen Prozesse beherrschen und eine hohe Funktionalität in kurzer Zeit bereitstellen. Das anbietende Systemhaus sollte zukunftsorientiert mit einem hohen Innovationspotential und einer sicheren Stellung am Markt ausgestattet sein.

Keine Gesamtlösung ohne Schnittstelle verfügbar

Nach ersten Untersuchungen des ERP-Marktes stellte sich heraus, dass die Wunschlösung nicht auf dem Markt verfügbar war. "Es war schnell klar, dass wir eine Schnittstelle haben werden", erläutert Marketingleiter Marcel Zwimpfer, der auch Informatikverantwortlicher der Steeltec Gruppe ist, die ersten Erkenntnisse. "Da für uns Verkauf und Produktion eher eine Einheit bilden als Verkauf und Finanzen, entschlossen wir uns für eine Schnittstelle zur Finanzseite hin."

In Abstimmung mit der Swiss Steel-Konzernleitung entschied sich Steeltec für SAP R/3 für die Finanzbuchhaltung und Kostenrechnung. Zum einen wegen der notwendigen Kommunikation innerhalb der Steeltec Gruppe, zum anderen aufgrund des hohen Anspruches an Auswertungen und länderspezifischen Funktionalitäten war dieser Schritt eine logische Folge. Für die Auftragsabwicklung hinsichtlich Produktion, Verkauf und Lager wurde das Infor-System als geeignetes System ausgewählt. Diese ERP-Lösung empfahl sich nach einer detaillierten Kostenvergleichsrechnung und dem Durchspielen realistischer Fallbeispiele, bei denen das System auf alle wichtigen Kriterien hin geprüft werden konnte.

Hohe Anforderungen an die Kommunikation

Gleichzeitig gingen die beiden Systeme jeweils am Hauptstandort Emmenbrücke sowie an den vier Vertriebsniederlassungen in den Echtbetrieb. Das ganze Projekt, zu dem auch weitere externe IT-Partner hinzugezogen wurden, lief unter der Federführung der Steeltec AG, in enger Zusammenarbeit mit der Infor Global Solutions, die in Österreich ihren Sitz in Linz hat. Wichtiger Meilenstein war die Schnittstelle zwischen dem SAP- und dem Infor-System, die von Infor definiert und realisiert wurde. Infor analysierte weiterhin die Bedürfnisse der ausländischen Vertriebsgesellschaften vor Ort, um die spezifischen Anforderungen jeder Niederlassung festzustellen.

Vor allem die Anbindung der vier externen Läger war eine große Herausforderung. Ziel war es, dass jeder Standort sofort die Lagerbestände der anderen Standorte abrufen kann. Umgesetzt wurde dies mit einer Anpassung der Lagermodule. Für die Verbindung der international verteilten, auf die jeweilige Landessprache abgestimmten Systeme sorgt das Connect-Modul von Infor. Täglich bringt es die Artikel- und Kundenstammdaten aller Systeme auf einen gemeinsamen Stand und übermittelt Kundenaufträge sowie Wareneingänge inklusive Chargen und Kosten.

"Die Integration der ausländischen Vertriebsgesellschaften stellte auch hohe Anforderungen an die sprachliche Verständigung", erklärt Zwimpfer. "Da gibt es Kulturunterschiede, die dazu führen können, dass bestimmte Begriffe aus der anderen Sprache nicht so verstanden werden, wie sie gemeint sind - z.B. unterschiedliche MwSt-Abrechnungen in den einzelnen Ländern. Wichtig ist generell eine gute Übersetzung zwischen der betriebswirtschaftlichen Sprache und der IT-Sprache, ohne die eine Realisierung der erforderlichen Inhalte nicht funktioniert."

Disposition mit dem Gesamtbestand der gruppenweiten Läger

Die Infor-spezifischen Ressourcenlisten ermöglichen der Disposition heute eine übersichtliche Ressourcenplanung, gleichzeitig können Terminierung und Preiskalkulation eines anstehenden Kundenauftrags innerhalb kürzester Zeit durchgeführt und in ein Angebot übernommen werden. Der Einkauf kann die Bestellvorschläge des Systems verarbeiten, nachdem die Materialbewirtschaftung die Lagerbestände aller vier Vertriebsgesellschaften abgerufen und disponiert hat. Ausschlaggebend für die Disposition ist dabei immer der Gesamtbestand der gruppenweiten Lagerbestände. Steeltec kann so, aufgrund der Transparenz der heutigen Lösung im Vergleich zur früheren, das Lagervolumen europaweit optimieren.

Der große Vorteil des Systems für die Feinplanung liegt darin, dass die Aufträge erst zu einem relativ späten Zeitpunkt für die Fertigung freigegeben werden. "Die Feinplanung ist dadurch sehr flexibel geworden, da sie den momentanen Stand der Planung bis kurz vor dem spätest möglichen Fertigungszeitpunkt noch ändern kann", lobt Marcel Zwimpfer.

Zum Abschluss des Fertigungsprozesses werden die BDE-Daten erfasst. Diese Daten fließen zusammen mit den kunden- und lieferantenseitigen Rechnungs-, und Lieferdaten an SAP R/3. Das Infor-System erstellt dazu automatisch jeden Abend einen Triggersatz, der alle Datensätze enthält, die für R/3 bestimmt sind. Nach einer systeminternen Meldung "Daten abrufbar", holt R/3 die entsprechende Datei ab, gleicht sie mit den vorhandenen Daten ab und protokolliert den Vorgang.

Umfangreiche Auswertungsmöglichkeiten verfügbar

Aus heutiger Sicht erfüllt die gewählte ERP-Architektur ‚SAP R/3 - Infor-ERP' die unternehmerischen Anforderungen. Die gesteckten Ziele konnten mit der Kombination der beiden Software-Tools erreicht werden. Der Nutzen der Lösung besteht im wesentlichen in der verbesserten und schnelleren Informationsgewinnung, die angesichts der gruppenweit einheitlichen und durchgängigen Daten und Abläufe auch für eine höhere Zufriedenheit bei Kunden und Mitarbeitern sorgt. Gerade die Optimierung der Lagerbewirtschaftung spart Kosten ein, hinzu kommen die umfangreichen Auswertungsmöglichkeiten, die per Mausklick einen Überblick über Lagerbestände, Umschlag pro Lagerort, artikelbezogene Lagerkennzahlen oder Reichweite vermitteln. Die Disposition kann die Lagerbestände und Sortimentsplanung anhand dieser Daten systematisch den Erfordernissen des Marktes anpassen. Mit der integrierten "Schnellen Teilesuche" lassen sich beliebige Varianten von Artikeln mühelos auffinden.

"Früher mussten wir viele Daten doppelt führen, einmal auf der Verkaufsseite und einmal auf der Produktionsseite. Heute verwalten wir dagegen von der Anlieferung des Rohmaterials bis zur Auslieferung des Fertigprodukts alles im gleichen System", erklärt Marketingleiter Zwimpfer. Der für den IT-Service im Unternehmen zuständige Mäni Stadler hebt besonders die Anwenderfreundlichkeit der neuen Lösung hervor. "Gerade bei Neueintritten haben wir festgestellt, dass die Leute das System wesentlich schneller beherrschen, als es früher der Fall war."

Die umfangreichen Auswertungsmöglichkeiten eröffnen Sichten auf relevante Kennzahlen pro Vertriebsgesellschaft pro Kunde oder pro Produkt. Hinzu kommen Tabellen und Grafiken aus dem Management Informations-System. Betriebswirtschaftliche Kennzahlen zu allen Unternehmensbereichen, die bisher teilweise noch in MS-Access analysiert wurden, werden damit gleich im Infor-System sichtbar.