Stadt Villach setzt auf den Elektronischen Akt

Im Vordergrund von E-Government steht für die Stadt Villach ein kontinuierlicher Verbesserungsprozess, bei dem die schrittweise Steigerung der Produkt- und Prozessqualität eine wesentliche Rolle spielt. Genaue Prozessanalysen und Prozessmodellierungen stellen dabei die Basis für alle E-Government-Aktivitäten dar.

Der ELAK unterstützt elektronisch die neu modellierten und verbesserten Prozesse. Bescheide werden nun nicht mehr als Papier weitergeleitet, sondern "laufen" durchs Netz. Mehrere beteiligte Sachbearbeiter können nun gleichzeitig an einem Akt arbeiten. Außerdem ist der Akt elektronisch auf Knopfdruck für jeden involvierten Sachbearbeiter sofort auffindbar. Für den Bürger erhöht sich die Servicequalität wesentlich. Auskünfte über den Status des jeweiligen Aktes können von den zuständigen Mitarbeitern sofort gegeben werden, da der Akt "elektronisch" über den PC ausgehoben werden kann.

Der hausinterne Postweg soll mittelfristig größtenteils entfallen. Das Ziel ist ein sukzessiver Ausbau der elektronischen Dienstleistungen hin zu einer integrierten E-Government-Lösung, von der die Bürger und die Wirtschaft direkt profitieren.

Die Stadt Villach hat sich entschieden, den Elektronischen Akt (kurz ELAK) mit der Lösung der Firma SAP umzusetzen. SAP Public Sector Records Management verwaltet papiergeführte Akten als Registratursystem, teilelektronische und elektronische Akten. Die Lösung ermöglicht eine IT-gestützte Vorgangsbearbeitung. Damit wird die öffentliche Verwaltung in jedem Stadium der Umstellung von Papierarchiven auf das digitale Aktenmanagement umfassend unterstützt.

Realisiert wurde der Elektronische Akt mit der Lösung Public Sector Records Management von SAP. Die Implementierung wurde vom Kärntner IT-Dienstleister addIT gemeinsam mit Consultants von SAP Österreich durchgeführt. Für die Revisionssicherheit sorgt die Integration des elektronischen Archives "EASY Archiv" durch die Firma Archiv Austria AG. "SAP Public Sector Records Management wurde erstmals in einer österreichischen Behörde implementiert. Wie bei Unternehmen gilt auch bei Behörden: Nur integrierte Abläufe ohne Medienbrüche bewirken Einsparungen im großen Stil. Und das ist, neben einer bürgerfreundlichen Verwaltung, das oberste Ziel bei E-Government", erläutert Benno Weißmann, Direktor für den Public Sector bei SAP Österreich.

Für den Villacher Bürgermeister Helmut Manzenreiter trägt moderne Informationstechnologie im öffentlichen Bereich wesentlich dazu bei, Abläufe effizienter und damit kostengünstiger zu machen und dadurch die Servicequalität für die Bürger erheblich zu erhöhen: "Villach hat dies als eine der ersten Städte bereits sehr früh erkannt. Mit dem Einsatz des Elektronischen Aktes haben wir einen Meilenstein in unserer E-Government Strategie erreicht."

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