Artgerechte Buchhaltung im Tiergarten Schönbrunn

Der Tiergarten Schönbrunn ist in vielerlei Hinsicht ein besonderes Unternehmen. Das Kapital sind seine Tiere, aber wie bewertet man einen Elefanten oder Tiger? Wochenenden und Feiertage kennt man nicht, denn der Tiergarten ist ganzjährig geöffnet. 190 Mitarbeiter, davon zahlreiche Saisonbedienstete kümmern sich um das Wohl der Tiere und der Besucher. Aber auch eine Verwaltung ist notwendig, die sich mit allen organisatorischen und finanziellen Dingen befasst. Buchhaltung und Lohnverrechnung müssen wie in jedem anderen Unternehmen einwandfrei funktionieren, wobei man technische Unterstützung in Anspruch nimmt.

Bis vor drei Jahren arbeitete man im Tiergarten mit einem System für Buchhaltung und Lohnverrechnung basierend auf MS DOS. Das System war schließlich an seine Grenzen gekommen und eine Umstellung auf ein Windows-basiertes System wurde notwendig.

Auf der IFABO 2002 ließ man sich die Systeme verschiedener Anbieter erklären und Offerte erstellen. Zwei Angebote kamen in die engere Wahl, von denen schließlich Navision von Microsoft Business Solutions - betreut durch Österreichs führenden Business-Partner Naviconsult - das Rennen machte. "Ausschlaggebend dafür war, das Navision ein reines Windowsprogramm ist", so Elisabeth Rathbauer, Lohnverrechnerin im Tiergarten Schönbrunn, "außerdem ist Naviconsult bereits bei der Angebotslegung sehr auf unsere Bedürfnisse eingegangen."

Einfache Auswertungsmöglichkeiten

Eine der Anforderungen an das neue System war, dass die Möglichkeit zu einfachen Auswertungen verschiedener Zahlen und Daten gegeben ist. Ein schneller und präziser Überblick über Zwischenbilanzen, Adresslisten, Bruttogehälter und Lohnnebenkosten war gefragt. Eine weitere Anforderung bestand darin, dass diese Zahlen und Daten einfach in Excel zu übernehmen sind. Neben Buchhaltung und Lohnverrechnung sollte das neue Programm zusätzlich ein Modul für Exekutionsberechnungen haben.

Nach einem Check der Navision Demo-Version waren auch die letzten Zweifel ausgeräumt. Der EDV-Verantwortliche des Tiergartens gab grünes Licht. Bereits zwei Monate nach dem ersten Kontakt wurde Navision kurz vor Weihnachten implementiert. Auch der Probebetrieb wurde noch im Dezember gestartet. Anfang des neuen Jahres war das System bereits im Einsatz.

Spezialfall Lohnverrechung

"Bei der Lohnverrechnung stößt man in vielen Fällen schnell an die Grenzen eines Systems", weiß Rathbauer aus jahrelanger Erfahrung, "besonders wenn man für die Lohnverrechnung im Tiergarten verantwortlich ist. Andere Unternehmen rechnen die Gehälter ihrer Mitarbeiter ein bis zwei Mal im Monat ab, im Tiergarten wird jedoch bis zu fünfmal monatlich und teilweise parallel abgerechnet, was an den verschiedenen Arbeitsverhältnissen der Mitarbeiter liegt." Der Grund dafür ist, dass es neben dem Stammpersonal auch zahlreiche Saisonarbeiter und geringfügig Beschäftigte gibt.

Eine weitere Besonderheit ergibt sich aus der Tatsache, dass der Tiergarten 365 Tage im Jahr geöffnet ist und daher an Wochenenden und Feiertagen gearbeitet wird. Dadurch können auch an diesen Tagen Dienstverhältnisse beendet werden, was in anderen Unternehmen unüblich ist. Solche Spezialfälle müssen extra programmiert werden. Für das Team von Naviconsult war das kein Problem, es konnte die Software schnell für diese besonderen Anforderungen adaptieren.

Auch wenn nur drei Mitarbeiter im Tiergarten mit dem Programm befasst sind, musste die Lösung extrem viel können. Noch im Dezember wurden die Mitarbeiter von einer Naviconsult-Beraterin eingeschult, die auch danach für offene Fragen zur Verfügung stand. "Die meisten Fragen tauchen immer erst auf, wenn man täglich mit einem System arbeitet", erklärt Rathbauer, "daher ist es gut, dass es dafür schnell eine zufriedenstellende Lösung gibt, denn die Deadlines für Krankenkassa oder Finanzamt sitzen einem meistens im Nacken." Wichtig für den Tiergarten war es ebenfalls, einen Ansprechpartner vor Ort zu haben, der auch ins Haus kommt, wenn einmal Probleme auftauchen sollten.

"Es macht mir Spaß mit Navision zu arbeiten", so Elisabeth Rathbauer: "Ich spare Zeit und habe die Möglichkeit, mir die Arbeit besser einzuteilen. Das bedeutet zugleich weniger Stress." Alles in allem ist auch eine Kostenersparnis bemerkbar, denn auch in einem Nonprofit-Unternehmen, in dem Elefanten und Tiger zu Hause sind, muss wirtschaftlich gearbeitet werden.

www.naviconsult.com