Tipps zur Evaluierung von ERP- und Business Software Lösungen

• Funktionale Kriterien (Muss/Soll/Kann) - vor allem die Abdeckung der spezifischen Firmen-Anforderungen - lassen sich vergleichsweise einfach abprüfen, da diese objektiv beurteilt werden können. Hier bietet der IT-Matchmaker eine gute Unterstützung (www.it-matchmaker.at).
• Zu berücksichtigen ist auch der Reifegrad der Software und die Anzahl der Installationen. In der heutigen Zeit ist in vielen Fällen die Orientierung in Richtung E-Business und Supply Chain Management sehr wichtig, denn was nutzt einem eine einfach und gut funktionierende Software für die firmeninternen Prozesse, wenn man für jede Kunden- bzw. Lieferantenanbindung einen hohen Aufwand an personellen Ressourcen und Kosten zur Verfügung stellen muss.

2. Anbieterbezogene Kriterien

Unabhängig der Softwarekriterien ist der Hersteller der Software kritisch zu beleuchten.

• Hierfür ist die Marktsituation genau zu beobachten (Konkurrenz, finanzieller Background etc.).
• Nicht zu vernachlässigen ist die Tatsache, dass einige SW-Hersteller ergänzende Produkte von Drittanbietern zur Abdeckung aller Geschäftsprozesse in einem Unternehmen benötigten. Dies ist oft beim Rechnungswesen der Fall, da sich der SW-Hersteller lieber auf andere Kernprozesse spezialisiert.
• Sie sollten auf jeden Fall ein Augenmerk auf die Größe des Unternehmens werfen, denn bei kleineren Firmen sind Sie als Kunde bedeutend wichtiger als möglicherweise bei den Big Playern.
• Vergessen Sie auch den Blick auf die Referenzliste nicht, denn die Branchenerfahrung zeigt Ihnen, ob die Berater überhaupt Kenntnisse ihres Geschäftes besitzen oder auf Ihre Kosten das Know-how überhaupt erlernen.

3. Kostenbezogene Kriterien

Zu den wichtigsten Punkten bei den Kosten gehören natürlich:

• die Lizenz-, Wartungs- und Implementierungskosten (inkl. Customizing und Programmierung) sowie die Hardware-Kosten (inkl. BS und DB).
• Für internationale Unternehmen ist der Kostenfaktor für den Roll-Out jeder einzelnen Firma nicht zu unterschätzen, da oft das Know-how beziehungsweise die Ressourcen für das Customizing im Unternehmen nicht vorhanden ist und daher auf die "teuren" Berater zurückgegriffen werden muss. Vergessen Sie bei der Kalkulation die Betriebsführung, Datenpflege und den Releasewechsel nicht.
• Berücksichtigen Sie bei den Verhandlungen die Folgekosten (man spricht von den "Total-Costs-of-Ownership"), d.h. wie viel bezahlen Sie für zusätzliche Lizenzen bzw. Beratungsdienstleistungen bei Folgeprojekten. Dies kann zu einer Kostenfalle werden, denn oft holen sich die Beratungshäuser auf diesem Wege wieder Geld, welches sie bei den Verhandlungen nachgelassen haben, wieder zurück.
• Zu guter Letzt fordern Sie eine Risikoabgrenzung in Form eines Fixpreisangebotes oder eines Kostendachs.

4. Anwenderbezogene Kriterien

Einer der wichtigsten Punkte bei der Evaluierung einer Software ist die Anwenderbewertung. Schenken Sie diesem Punkt einen großen Augenmerk, denn neben dem Projektmanagement steht und fällt eine SW-Einführung mit den Keyplayern im Projekt bzw. den zukünftigen Usern.

• Lassen Sie ausgewählte User aus dem Tagesgeschäft bei den Workshops die Testimplementation (mit Ihren Daten) der SW-Anbieter mittels standardisiertem Fragebogen beurteilen. Die Workshops müssen auf jeden Fall jene Berater bestreiten, welche auch Ihr mögliches Projekt umsetzen.
• Daneben sollten Sie spezielle Prozesse in einem Fachgespräch zwischen den Keyusern Ihres Unternehmens und den Fachberatern, welche die Teilprojektleitungen seitens des SW-Anbieters leiten, analysieren. In dieser Phase stellen Sie schnell fest wie einfach oder auch nicht, Einstellungen für Geschäftsprozesse vorgenommen oder Formulare bzw. Listen erstellt werden können; dabei sehen Sie sofort, welches Fachwissen und Kompetenz der Berater besitzt.
• Weiters sollten Sie Referenzbesuche und Umfragen bei weiteren Kunden des SW-Anbieters machen, um noch mehr an Entscheidungssicherheit zu gewinnen.

5. SW-Implementierungspartner

Bei großen ERP-Anbietern ist es oft der Fall, dass der Anbieter selber nicht die Implementierung der ERP-Lösung vornimmt. Dann kommen so genannte Implementierungshäuser ins Spiel. Für beide Varianten gilt folgendes:

• Achten Sie auf Termintreue und Zuverlässigkeit in allen Phasen der Evaluierung. Schauen Sie darauf wie die Workshops, Fachgespräche, Referenzbesuche, Zwischengespräche und Vertragsverhandlungen vorbereitet werden.
• Überprüfen Sie die Kenntnisse der Mitarbeiter des Anbieters bzw. Implementierungspartner und kontrollieren sie die Glaubwürdigkeit verschiedener Aussagen. Schlüsselpersonen werden in einem Recruitingprozess - wie bei einem internen Mitarbeiter - ausgewählt.
• Achten Sie auf Größe und Image des Partners und die Anzahl an Installationen.
• Überprüfen Sie, ob die Ortsnähe der Berater für Sie eine wichtige Rolle spielt; dies gilt vor allem für mögliche Unterstützungen an unterschiedlichen Orten im Inland und vor allem im Ausland.
• Überprüfen Sie die Mitarbeiterentwicklung des Unternehmens; ist die Fluktuation sehr hoch, kann es Ihnen passieren, dass Ihnen während des Projektes mehrere Male der Projektleiter abhanden kommt. Vergewissern Sie sich auch welche Ressourcen Sie intern zur Verfügung stellen müssen.

6. IT-Strategie

Wichtig ist, dass die IT-Strategie von der Unternehmensstrategie abgeleitet wird und als weiteres Bindeglied zwischen den Geschäftsprozessen und der IT-Basis darstellt.

Anschließend ist klar zu definieren, in welche Richtung es in Bezug auf Hardware, Betriebssystem, Datenbank und Clientunterstützung geht (Thin/Fat). Auf Grund dieser Entscheidungen grenzen Sie möglicherweise SW-Anbieter von vorhinein ein. Man muss jedoch davor warnen, sich hier schon zu früh einzuschränken und technische Anforderungen zu Killerkriterien zu machen.

7. Projektmanagement

Eine erfolgreiche ERP-Auswahl muss vom Management getragen werden, ansonsten ist das ganze Projekt zum Scheitern verurteilt. Sie erkennen das nicht nur in der Präsenz bei wichtigen Sitzungen, sondern auch daran, dass das Management frei einen Vortrag von mindest 10 Minuten über das ERP-Projekt halten kann.

Die SW-Auswahl benötigt viel Erfahrung und Wissen über die SW-Produkte, Geschäftsprozesse, Projekt- und Changemanagement. Scheuen Sie sich also nicht eine externe Begleitung zu engagieren, Sie werden sehen, dass es sich vielfach bezahlt macht. Dies gilt vor allem dann auch für das umfangreiche Einführungsprojekt selber.