ECOSOL schafft bei Bene Bürowelten mit Axapta

Als Bene seine alte Warenwirtschaft erneuern wollte, ergriff das Unternehmen die Chance, gleich auf eine umfassende ERP-Lösung umzusteigen. "Wir wollten nicht mehr mit einer isolierten Warenwirtschaft arbeiten, sondern eine integrierte ERP-Lösung verwenden, die europaweit auf allen Standorten einheitlich im Einsatz ist", erklärt Leo Hintersteiner, IT-Leiter von Bene. Außerdem sollte das neue System leistungsstarke CRM-Fähigkeiten aufweisen.

Die Bene Gruppe verfügt über 38 Standorte, davon 29 außerhalb Österreichs, und 66 Points of Sales in 19 Ländern. Mehr als 1.000 Mitarbeiter erwirtschaften weltweit einen Umsatz von zuletzt 157 Millionen Euro. Stammsitz ist Waidhofen an der Ybbs. Das Unternehmen wurde 1790 gegründet, produziert seit 1951 in Serie und erwarb 1998 den größten deutschen Büromöbelhändler Objektform. Die Liste der Kunden aus allen Branchen liest sich wie das internationale Who-Is-Who der Wirtschaft.

Ein Prototyp von ECOSOL

Bene prüfte mehrere Produkte, darunter auch eine Branchenlösung, die speziell auf Büromöbelhersteller abzielte, entschied sich jedoch dann klar für Axapta. "Die Software sollte auf neuester Technologie basieren und leicht an unsere Bedürfnisse anzupassen sein. Hier zeigte Axapta mit seinem objektorientierten Aufbau klare Vorzüge", begründet Leo Hintersteiner den Entschluss.

Ein weiterer Vorzug war der kompetente Business Partner für Einführung und Service - das oberösterreichische Unternehmen ECOSOL - ein Mitglied der 1st Consult International. ECOSOL erstellte einen Prototyp, und dieser hielt, was die Präsentation versprach. "ECOSOL verstand unsere Anforderungen und der Prototyp funktionierte hervorragend", meint Leo Hintersteiner und betont: "Dass die Chemie zwischen den Projektpartnern stimmt, ist bei einem Vorhaben in dieser Dimension sehr wichtig."

Die Entscheidung für Axapta fiel Anfang 2001, der Echtbetrieb begann dann im April 2002. Der Roll-Out für die einzelnen Standorte erfolgte Schritt für Schritt. In der Endausbaustufe werden etwa 130 Mitarbeiter dieses System verwenden.

ECOSOL gestaltete eine Lösung, die für alle Standorte zentral auf dem Server in Waidhofen läuft. Die Mitarbeiter in den österreichischen Filialen (Wien, St. Pölten, Linz, Salzburg, Innsbruck, Bregenz, Graz, Klagenfurt) und in den internationalen Geschäftsstellen (Zürich, Warschau, Prag, Bratislava, Budapest) arbeiten mit Clients, die direkt auf Waidhofen zugreifen; lokale Installationen in den Landesgesellschaften sind daher nicht nötig. Das schafft Transparenz und zugleich einen aktuellen Überblick für die Geschäftsleitung.

Früher betrieb fast jede Geschäftsstelle ein eigenes System. Nun lagern alle Daten zentral im Headquarter, und Bene weiß auf Knopfdruck, wie der weltweite Auftragsstand tagesaktuell aussieht.

Am Anfang steht der Kunde

Bene wickelt mit Axapta Abläufe wie Angebote und Aufträge, Bestellungen und Rechnungen ab. Besonders wichtig ist jedoch das Customer Relationship Management. Axapta wird vor allem von den Vertriebsmitarbeitern benutzt, und hier steht eindeutig der Kunde im Mittelpunkt - und zwar wortwörtlich: ECOSOL adaptierte die Bene-Lösung so, dass man in Axapta nicht über das übliche Startmenü einsteigt, sondern direkt über das CRM-Modul, also über den Kunden.

Bene nutzt Axapta, um die Zeichnungen des Planungswerkzeuges BüroCad zu verwalten. Ebenso wird die standardmäßige Dokumentenverwaltung als Archiv z.B. für Büroskizzen oder für den externen Schriftverkehr verwendet. Ein Verkäufer kann aus Axapta heraus alle Informationen zu einem Kunden abfragen und gleich die zugehörigen Planunterlagen aufrufen. Außerdem sollte Lotus Domino, das für Workflow, E-Mails, Termin- und Aufgabenverwaltung dient, weiterhin in Betrieb bleiben. ECOSOL löste die Aufgabe und programmierte eine Schnittstelle, die Lotus Domino problemlos in die ERP-Lösung einband.

Hilfreich für den Vertrieb

Bene erledigt die Konfiguration der Möbel mit den branchenüblichen Tools EPL (Elektronische Preisliste) und seit neuestem OFLM (Office Furniture Modelling Language). EPL und OFML enthalten die Maße und Merkmale von den einzelnen Büromöbeln und geben die richtigen Werte an ein Konstruktionsprogramm weiter, mit dem dann die Einrichtungspläne gezeichnet werden. Bei Bene ist dafür BüroCAD, ein Aufsatz auf AutoCAD, im Einsatz. Diese Konfigurationswerkzeuge wurden von ECOSOL voll in Axapta integriert. "Wir können die Produkte direkt aus Axapta heraus konfigurieren und vermeiden einen Medienbruch", erläutert Leo Hintersteiner.

Bene ist sehr zufrieden und schöpft die Funktionen von Axapta voll aus.

ECOSOL Timelkam
office@ecosol.at
ECOSOL Wien
Office.wien@ecosol.at
www.ecosol.at