Fallstricke im strategischen Outsourcing

Wilfried Pruschak

Zwei Partner - ein Level!

IT-Outsourcing-Projekte sind hoch komplex und definieren eine langfristige und intensive Geschäftsbeziehung. Zwei Themenbereiche sind daher entscheidend für den Erfolg: eine strukturierte Methodik für das Management von IT-Outsourcing-Projekten sowie der Aufbau und die Pflege einer auf gegenseitiges Vertrauen gestützten Partnerschaft. Die Auswahl des Anbieters sollte daher nicht nur nach Preisüberlegungen und technischen Fähigkeiten erfolgen. Diese einseitigen Kriterien sind häufig ein Grund für später unerfüllte Erwartungen. Partnerschaft, Kultur sowie Erfahrung des IT-Services Anbieter sind wesentliche Faktoren.

Kommunikation, Kommunikation, Kommunikation!

Am Anfang steht die Klärung wichtiger rechtlicher Themen. Dienstleister und Auftraggeber müssen frühzeitig ihre gegenseitigen Ziele abgleichen, um beidseitigen Erfolg sicherzustellen. Nur durch offene und umfassende Kommunikation können alle Punkte auf den Tisch und zur Besprechung gelangen.

Sehr häufig ist Outsourcing mit einer Mitarbeiterübernahme verbunden. Ein guter Übernahmeprozess berücksichtigt neben den rechtlichen auch die menschlichen Aspekte. Der Übergang zum Dienstleister als neuem Arbeitgeber stellt auch für Mitarbeiter eine besondere Belastung dar. Schon in der Anfangsphase eines Outsourcing-Vertrags müssen die Mitarbeiter umfangreich über die Veränderungen im Zuge des Übergangs informiert werden.

Eine Schnittstelle!

In beiden Unternehmen muss es eine Struktur geben, die eine direkte, offene, ehrliche sowie zeitgerechte Kommunikation ermöglichen. Diese Schnittstelle sollte durch einen Outsourcing Manager besetzt sein. Der Manager überwacht die Fortschritte des Prozesses und ist auch für die ständige Weiterentwicklung und Pflege der Outsourcing-Beziehung verantwortlich. Weitere Anforderungen sowie Eskalationen werden durch ihn kanalisiert, dokumentiert und geordnet zu den entsprechenden Stellen weiterleitet.

Verschaffen Sie sich Klarheit über alle betroffenen Einheiten und Systeme

Machen Sie gemeinsam mit Ihrem Outsourcing Anbieter vor Vertrags-Abschluss eine Bestandsaufnahme (Due Diligence). Ziel dabei ist, die vollständige Analyse des Service- und Geschäftsumfelds. Es ist nicht ungewöhnlich, dass eine Due Diligence zu Korrekturen im Anlagespiegel oder bei Aufwandspositionen führt. Die Verteiltheit der Systeme, die sich oft in unterschiedlichen Verantwortungen befinden, verhindern leicht, dass ein Unternehmen darüber Klarheit besitzt.

Flexibilität ist gefragt

Die Zeit von der Entscheidung für Outsourcing bis zur letztendlichen Umsetzung ist lang - 18 Monate sind da keine Seltenheit. Während dieser recht langen Phase verändert sich das Umfeld der Vereinbarung. Das gilt für die IT-Landschaft, aber auch für die geschäftliche Situation der Unternehmen. Beide Parteien müssen mit dieser Dynamik rechnen und in der Lage sein, flexibel darauf zu reagieren. Basis dafür ist auch hier eine offene Kommunikation.

Risiken und Vorteile teilen

Von einer fairen Verteilung von Risiken und Vorteilen profitieren beide Partner. Vertraglich müssen die Rechte und Verpflichtungen beider Partner innerhalb der Kooperation festgelegt werden.

Werden diese Punkte beachtet, dann sollte der Umsetzung des Mottos: "Do what you can do best - Outsource the Rest" nichts mehr im Wege stehen.