Mehr Produktivität im Büro

Unklare Zielsetzungen, mangelnde Kommunikation im Team und ineffektive Meetings zählen zu den größten Zeitfressern. Sie führen dazu, dass Mitarbeiter im Durchschnitt ein ganzes Drittel ihrer Arbeitswoche unproduktiv verbringen. Das ist das Ergebnis einer neuen Microsoft Online-Umfrage, die im Rahmen der Microsoft Office Personal Productivity Challenge durchgeführt wurde. Von September 2004 bis Jänner 2005 nahmen daran weltweit über 38.000 Menschen teil - in Österreich rund 1.000 Personen. Ein weiteres Ergebnis der Erhebung: Software wird von den Befragten verstärkt eingesetzt, um ihre persönliche Produktivität und die ihrer Teams zu optimieren. Interessantes Detail am Rande: Die befragten Österreicher schnitten in der Gesamtproduktivität um vier Prozent produktiver ab, als die teilnehmenden US-Bürger.

Die Umfrage erhob die individuelle Produktivität von Arbeitnehmern über 18 Fragen zum Thema Arbeitspraktiken. Die Antworten wurden von ConStat Inc., einer unabhängigen Analysefirma, evaluiert. Daraus ergeben sich interessante Schlussfolgerungen über die Produktivität der Menschen am Arbeitsplatz in den jeweiligen Ländern. Für Österreich zeigt sich:

• Die heimischen Befragten arbeiten durchschnittlich 45 Wochenstunden; davon sind ihrer Meinung nach ca. 16 Stunden unproduktiv. Insgesamt verbringen sie jede Woche rund 6 Stunden in Meetings.
• Mit 36% bevorzugen die Österreicher stärker als alle anderen Befragten flexible Arbeitszeiten.
• Auch wenn die österreichischen Befragten gleich lange arbeiten und sich in Meetings befinden wie US-Bürger, bekommen sie im Durchschnitt deutlich weniger E-Mails am Tag (Österreich: 43; USA: 56).
• Die häufigsten Produktivitätsfallen sind ineffektive Meetings (38%), unklare Ziele (38%) sowie das Surfen im Internet (34%). Österreich liegt mit diesen Angaben im europäischen Trend.
• Für ganz Europa gilt, dass nur 34 Prozent der Befragten erprobte Zeitplanungstools und Techniken verwenden, die ihnen zu mehr Freizeit verhelfen. Ebenso geben 60 Prozent an, Arbeit und Freizeit seien nicht ausgewogen und mangelnde Produktivität trage zu diesem Gefühl bei.
• Mehr als die Hälfte der europäischen Befragten (55 Prozent) bringt ihre Produktivität in einen direkten Bezug zu der verwendeten Software (USA: 61 Prozent).

Die wichtigsten Faktoren für höhere Produktivität

Alle Befragten sind mit steigenden Arbeitsanforderungen konfrontiert und müssen immer stärker auf Software zurückgreifen. Deshalb bewerten die Umfrageteilnehmer vor allem folgende Faktoren als besonders hilfreich für ihre persönliche Produktivität:

• Rasches Finden von elektronischen Dokumenten
• Effektives E-Mail Management durch Funktionen wie Spamfilter
• Beratung von Kollegen statt der Übernahme ihrer Pflichten
• Effizienter Umgang mit der vorhandenen Zeit durch unterstützende Technologien

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