Mit Asset Management und Inventarisierung zu mehr Kostentransparenz

Christof Majer

In den Industrieländern ist es mittlerweile unbestritten, dass die IT zu einem entscheidenden Produktions- und Wettbewerbsfaktor geworden ist. Damit ist zum einen die wirtschaftliche Abhängigkeit von der IT erheblich in den Vordergrund gerückt, zum anderen muss auf die Veränderungen im Markt und auf die Anforderungen der Anwender sehr schnell reagiert werden. IT-Abteilungen geraten durch diese Entwicklungen unter extremen Druck, wenn es darum geht, innerhalb kurzer Zeit neue Software oder Updates auf hunderte Systeme zu verteilen.

Zudem liefern Hersteller inzwischen jährlich neue Versionen und dazwischen immer mehr Patches (kleine Updates), um entdeckte Fehler zu beseitigen. Häufig sind die unterschiedlichen Versionen der Software nur bedingt kompatibel und die Dateien sind nicht vollständig einsetzbar. Für die IT-Administratoren ist es daher zunehmend wichtiger, nicht nur zu wissen, welche Produkte im Einsatz sind, sondern auch welcher Versionsstand und welche Updates verwendet werden.

Dazu kommen die vielen unterschiedlichen Systeme, auf denen die Anwendungen laufen. Bisher waren dies vornehmlich Server, Workstations und eventuell einige Notebooks, die an festen Positionen installiert waren. Doch durch die zunehmende Mobilisierung der Mitarbeiter und der Geräte sowie der steigenden Anzahl von mobilen Geräten wie PDAs, Smartphones und mobile Appliances, wird die Administration der Infrastrukturen noch wesentlich unübersichtlicher und kostenintensiver.

IT-Kosten

Die Kosten für die Aktualisierung der Systeme und die ständige Verfügbarkeit belasten die Unternehmen erheblich. Eine genaue Analyse der Kosten soll zeigen, in welchen Bereichen Kosten eingespart werden können und wie Asset Management dazu beitragen kann.

An Hand der beigefügten Tabelle werden die Kosten für einen PC pro Jahr aufgeschlüsselt. Diese Zahlen wurden in diversen nationalen und internationalen Studien ermittelt und auf Basis eigener Erfahrungen bestätigt.

Untersuchungen durch die Gartner Group, Forrester Research und die International Data Corporation (IDC) machen deutlich, in welchem Maße IT-Budgets gerade durch verborgene Betriebskosten aufgezehrt werden. Vor diesem Hintergrund ermöglichen inzwischen innovative Produkte und Strategien sowie verbesserte PC-Management-Konzepte, die Gesamtkosten für den verteilten IT-Betrieb auf lange Sicht zu senken.

Dies erreichen weitsichtige Unternehmen durch organisierte und standardisierte Client-Management-Lösungen und besonders durch ein ausgeklügeltes Software-Management-System. Wenn Sie sich die Kostentabelle noch einmal vor Augen führen, werden Sie erkennen, dass 75% der gesamten PC-Folgekosten auf technische Unterstützung, Administration und Ausfallzeiten entfallen.

Asset Management

Wenn man über Inventarisierung oder das umfassende Konzept des Systemmanagements spricht, ist die Betrachtung der Total Cost of Ownership (TCO) unerlässlich. Asset Management setzt voraus, dass ein Unternehmen exakt weiß, welche Hardware vorhanden ist. Diese kann normalerweise mit Hilfe der Seriennummern verfolgt werden, die auf dem Bios zu finden sind oder werden gleich, wie bei Microsoft SMS, durch den "Identifyer" des Inventarisierungstools geliefert. Wenn jedoch der Identifyer nicht an das Netzwerk eines Unternehmens angebunden ist, treten meist Integrationshindernisse auf. Tatsächlich gibt es viele verschiedene Wege, die gesamten IT-Investitionen während ihres Lebenszyklusses zu verfolgen.

Inventarisierung alleine bildet noch kein aussagekräftiges Tool für ein komplettes Asset Management. Um die IT-Assets nachhaltig überblicken zu können, müssen Unternehmen die Rohdaten der Inventarisierung mit Service Level Agreements (SLA), Leasing-Vereinbarungen und Lizenzverträgen verknüpfen. Für dieses Vorhaben braucht es mehr als ein reines Inventarisierungs-Werkzeug. Hier ist eine Software sinnvoll, die entweder als Stand-alone-Lösung alle Funktionen bietet oder eine, die sich möglichst unkompliziert in die vorhandene Infrastruktur einfügt.

Inventarisierung

Inventarisierung wird auf zwei Ebenen vorgenommen. Die erste Ebene beschreibt die Hardware-Inventarisierung, die die physischen Bestandteile eines Rechners aufspürt und zusammenfasst. Hier werden z.B. der Typ der Netzwerkkarte oder der Festplatte erfasst.

Die zweite Ebene dient der Inventarisierung der Software und protokolliert vorhandene Datensätze sowie installierte Anwendungen. Eine gute Software-Inventarisierungslösung nennt Namen, Versionsnummer und Hersteller einer erkannten Datei.

Inventurdaten werden von einer ganzen Gruppe von Tools gesammelt, die unter dem Oberbegriff "Systemmanagement" firmieren. Die meisten auf dem Markt erhältlichen Systemmanagement-Lösungen führen zunächst die einzelnen Inventurdaten zusammen und bieten Schnittstellen, damit aus den Rohdaten durch Berichte sowie die Integration in weitere Programme wertvolle Informationen werden.

Lizenzmanagement

Der Einsatz eines effektiven Lizenzmanagements ermöglicht nicht nur eine erhebliche Verringerung der Kosten, sondern auch die Vermeidung rechtlicher Probleme. Deshalb bildet auch die Software-Inventarisierung ein nicht zu vernachlässigendes Tool. Diese kann dazu dienen herauszufinden, wo eine bestimmte Software installiert ist und gibt darüber hinaus Angaben, wer welche Software nutzt und wie lange sie in Gebrauch ist. Überlizenzierung verursacht unnötige Kosten, Unterlizenzierung birgt für das Unternehmen die Gefahr, wegen einer Verletzung von Urheberrechten belangt zu werden.

Mit Lizenzmanagement kann auch dem unsäglichen Wildwuchs unkontrollierter Software-Installationen durch Mitarbeiter entgegengetreten werden. So wird die Gefahr einer unnötigen Belastung des IT-Supports deutlich verringert.

Unternehmen sollten sich deshalb fragen, was durch den Einsatz eines effektiven Lizenzmanagements an Einsparungen realisiert werden könnte. Die Antwort hierauf wird viele überraschen. Renommierten Untersuchungen zu Folge lässt sich mit einem funktionierenden Lizenzmanagement eine Kostenreduktion von ca. 15% realisieren. Eine weitere interessante Zahl aus diesen Untersuchungen: 90% der Unternehmen machen von dieser Möglichkeit keinen Gebrauch.

Betrachtet man die Beträge, die durchschnittlich Jahr für Jahr von Unternehmen für die Bereitstellung von Software aufgewendet werden - sie liegen nach Erhebungen Dritter zwischen 6.000 bis 10.000 Euro pro PC (hierin enthalten sind Prozess-, Lizenz- und Betriebskosten) - sollten diese Zahlen für alle Unternehmensbeteiligten Ansporn sein, dieses vielfach noch brachliegende Potenzial zur Kosteneinsparung zu nutzen.

Softwareverteilung

Die Software-Inventarisierung hat ebenfalls Auswirkungen auf die Verteilung der Programme. Die Software gezielt an die gewünschten Clients zu streuen, schafft z.B. auch Active Directory. Die eigentliche Herausforderung aber ist, die richtigen Clients zu adressieren, die bestimmte Charakteristika gemein haben, abgesehen von der bloßen Zugehörigkeit zu einer Abteilung.

Beispiele einer Integration von Software-Inventarisierung und -Verteilung beinhalten die Fähigkeit zu einer Versorgung mit Service Packs für einzelne Rechner oder die Zuteilung von Treibern an Clients mit einer speziellen Hardware.

Reporting

Die Inventarisierung aller im und außerhalb des Unternehmens eingesetzten Geräte und Software-Lösungen führt schnell zu einer unüberschaubaren Datenflut. Die Auswertung ist in den meisten Fällen nicht mehr in den Griff zu bekommen und der gesamte Aufwand der Datenerhebung wird ad absurdum geführt. Hierbei unterscheidet sich etwa Altiris von den anderen Anbietern, da sehr viel Wert auf eine schelle und transparente Datenanalyse gelegt wurde.

Über einfach Regeln und intuitive Bedienung können Administratoren oder andere Verantwortliche eine zuverlässige und übersichtliche Auswertung vornehmen und daraus weitere Schritte ableiten. Dies gilt vor allem für die Planung bei Migrationen oder Updates sowie der Konsolidierung der Software-Politik.

Einen großen Vorteil hat das Reporting auch bei der Verfolgung von mobilen Geräten. Bei den Auswertungen können die mobilen Geräte auch gezielt hervorgehoben und die verschiedenen Einsatzorte ausgewertet werden. Daher erhält der Administrator einen Überblick über die Geräte und kann wesentlich effektiver disponieren.

IT Lifecycle Management

Viele Systemmanagement-Tools - und darunter fallen auch die Inventarisierungslösungen - überblicken nicht den gesamten Lebenszyklus der Clients. Es ist eine Sache, bereits im Netzwerk vorhandene Clients zu erfassen, aber wie bezieht man neue Clients mit ein?

Die durchdachtesten Systemmanagement-Lösungen sind in der Lage, die Inventarisierung mit dem Deployment zu verbinden. Die Deployment-Komponente greift hier auf die Inventurdaten zurück, um festzustellen welche Rechner migriert werden können und führt anschließend die geplanten Upgrades durch. Vor der Installation einer Anwendung sollte ein integriertes Software-Verteilungstool überprüfen, ob Lizenzen vorhanden sind und den Status an den Administrator übermitteln. Mittels einer Helpdesk-Komponente lässt sich später nachverfolgen, wie viel Support eine bestimmte Abteilung, ein Hardware-Typ oder ein Softwareprogramm beanspruchen. Werkzeuge zur Fernwartung sind hierbei eine sinnvolle Ergänzung, gerade auch zur Anbindung mobiler Nutzer. Mit einer nahtlosen Kombination dieser unterschiedlichen Bestandteile decken Lösungen wie z.B. die IT Lifecycle Management Suite von Altiris den gesamten Lebenszyklus eines Clients ab, von der Installation bis zur Entsorgung.

Fazit

Aufgrund der zunehmenden Einigung der Industrie auf Standards werden Tools zu Asset Management und Inventarisierung aus der IT-Strategieplanung bald nicht mehr wegzudenken sein. Gerade für Unternehmen mit sehr heterogener Hard- und Software lohnt sich die Erfassung aller IT-Anschaffungen per Tastendruck. Die Entscheidung über die Einführung lässt sich jedoch schwer an eine Unternehmensgröße knüpfen, da auch kleinere Firmen oft sehr komplexe Infrastrukturen haben, die schwer zu administrieren sind.

Es kommt daher auf die Administratoren an, eine jeweils optimale Lösung zu finden, die sich auch in umfassendere Systemmanagement-Angebote integrieren lässt und Hersteller übergreifende Kombinationen erlaubt.

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Quellen

• Altiris, www.altiris.de
• Gartner Group, www.gartner.de
• IDC, www.idc.de
• Forrester Research, www.forrester.de
• KPMG, www.kpmg.de