Projektmanagement-Software - das "Werkzeug" zur Sicherung des Unternehmenserfolgs

Oliver Aichner, Anton Lorenz

Mit den gewachsenen Herausforderungen in Zeiten der Globalisierung und einer fortlaufenden Erweiterung der Europäischen Union in Richtung Osten hat sich der nationale und internationale Konkurrenzkampf weiter verschärft. Der Unternehmenserfolg hängt immer mehr vom Erreichen einzelner bzw. der Summe der Projektziele ab.

Aus dieser Entwicklung erwuchsen, neben der einfachen Terminplanung und Projektverfolgung, viele weitere Anforderungen, die heutige Projektmanagement-Software zu erfüllen hat. Aber in vielen Unternehmen herrscht nach wie vor immer noch wenig Transparenz im Projektgeschehen.

Es gibt zwar viele Unternehmen, die eine große Anzahl von Projekten zu bewältigen haben, aber dennoch ist es häufig sehr schwierig, an Informationen zu einzelnen Projekten oder über Projektgrenzen hinweg zu gelangen. Zudem gibt es zwar oft definierte Prozesse und Methoden, die aber kaum in der Form gelebt werden. Die Ursachen hierfür sind zum Beispiel uneinheitliche Systemlandschaften. Das heißt, dass zur Planung von Projekten innerhalb eines Unternehmens unterschiedliche Tools (wie Primavera, MS Project, Excel etc.) eingesetzt werden. Dieser Umstand erschwert somit auch die Beschaffung von Informationen zu den einzelnen Projekten. Oft artet dies, zu einem bestimmten Berichtszeitpunkt, zu einer regelrechten Datenjagd aus, die einen erheblichen Anteil (bis zu ca. 30 %) der Arbeit eines Projektleiters ausmachen kann.

Beim Einsatz von unterschiedlichen Projektmanagementtools ist folglich die Durchsetzung von einheitlichen Prozessen innerhalb der Projektplanung und -steuerung schwierig. Jeder Projektleiter "kocht" meist weiterhin "seine eigene Suppe".

Dieser Umstand hat u.a. häufig zur Folge, dass man innerhalb eines Unternehmens nicht auf dem Laufenden ist, in welchen Projekten die einzelnen Ressourcen eingesetzt sind und wie deren Auslastung tatsächlich aussieht. In der Realität kann es z.B. vorkommen, dass man externe Ressourcen mit Aufgaben beauftragt, obwohl die internen Ressourcen kaum oder nicht völlig ausgelastet sind.

Diese mangelnde Transparenz innerhalb des Projektgeschehens kann auch dazu führen, dass Risiken zu spät erkannt oder gar nicht berücksichtigt werden. Dies kann verheerende Folgen für das betroffene Unternehmen haben.

Nur, wenn man das Optimierungspotenzial im Bereich Projektmanagement innerhalb des Unternehmens erkannt hat, sollte man sich Gedanken darüber machen, wie dieses Optimum zu erreichen ist.

Daraufhin sollte man sich zuerst folgende Frage stellen: "Haben wir Projektmanagement-Software im Haus, die diese und darüber hinausgehende Anforderungen erfüllt und wird sie nur nicht durchgängig eingesetzt, oder müssen wir so ein Planungstool erst evaluieren ?"

Welche Arten von Projektmanagement-Software gibt es?

Vor Beginn eines Evaluierungsprozesses sollte man sich zuerst einen Überblick über den Markt Projektmanagement-Software verschaffen.

Es gibt viele verschiedene Tools, die den unterschiedlichsten Anforderungen gerecht werden.

• Single Projekt Management Software (Einzelplatz-Projektmanagement)

Diese Lösungen haben den großen Vorteil, sofort einsetzbar und individuell anpassbar zu sein. Mit dieser Art von Software kann man aber nur ein einzelnes Projekt planen und steuern. Es ist nicht möglich, mehreren Projektbeteiligten Zugriff auf das gleiche Projekt zur gleichen Zeit zu geben. Diese Systeme sind in der Regel filebasiert und deshalb nimmt die Performance mit zunehmender Datenmenge ab. Des weiteren besteht keinerlei Möglichkeit, projektübergreifende Abhängigkeiten darzustellen oder zu berechnen. Die Wartung solcher Systeme, sofern diese unternehmensweit eingesetzt werden, kann bisweilen sehr zeitaufwändig sein.

Software dieser Kategorie: z.B. Primavera, MS Project ...

• Multiprojektmanagement-Software

Diese Art von Projektmanagement-Software basiert zumeist auf Datenbanksystemen, wie z.B. MS SQL Server, Oracle Server usw. In diesen Datenbanken ist es z.B. möglich, alle projektrelevanten Informationen (Termine, Kosten, Aufwände, Dokumente usw.) zentral zu halten und mittels frei definierbarer Strukturen diese Daten zu gruppieren, sortieren, filtern und in empfängerorientierte Berichte und Auswertungen zu gießen.

Ein weiteres Merkmal solcher Programme ist die Option, mehrere Projekte zu öffnen und zu bearbeiten. Das Erstellen von projektübergreifenden Abhängigkeiten und die Berechnung von deren Auswirkungen auf den Terminplan sollte auf jeden Fall im Funktionsumfang einer guten Multiprojektmanagement- Software enthalten sein.

Weitere Funktionalitäten, die darüber hinaus in diesen Applikationen integriert sein können, sind z.B. Multiuserfähigkeit (bieten nur wenige Produkte), projektübergreifendes Ressourcenmanagement, Verantwortungsmanagement, Risikomanagement, projektübergreifende Berichte und Analysen, Anwendung von Normen, benutzerdefinierte Ansichten, etc.

Software dieser Kategorie: z.B. Primavera Enterprise

• Webbasierende Projektmanagement-Software

Diese relativ neue Technologie hat den Vorteil, dass die Wartung und der weltweite Zugriff wesentlich erleichtert sind. Einige Softwarepakete nutzen die Weboberfläche für einfachen Zugriff auf Zeiterfassung und Projektportfolio-Auswertungen. Manche Anbieter offerieren nicht nur lesenden Zugriff auf die Projektdaten mit Hilfe einer Webapplikation, sondern ermöglichen auch Projektplanung, Ressourcenmanagement, Risikomanagement usw. mit schreibendem Zugriff.

(Software dieser Kategorie: z.B. Primavera Enterprise, MS Project Server)

• Collaboration Software (webbasierend)

Das Einzelprojekt bekommt bei dieser Lösung eine virtuelle Heimat, alle projektrelevanten Informationen finden sich an einem Platz. Damit ergibt sich eine Übersicht für alle Teilnehmer, die hier Unterstützung für virtuelle Teams (Schwarzes Brett, ToDo´s, Dokumentablage, Termin- und Ressourcenplanung etc.) finden. Derartige Tools bieten oft vorgefertigte Templates und Dienste, die sich zu einem Projektraum zusammenstellen lassen.

Die Perspektive des Projektportfolios wird unterschiedlich unterstützt.

Bei solchen Lösungen ist die Datensicherheit und Verfügbarkeit bzw. die Abhängigkeit vom Provider oder hoher Aufwand an eigener Infrastruktur (Hardware und Betreuungsaufwand) zu hinterfragen.

Beispiele: www.projectplace.de , www.engnetworld.com, Primavera Enterprise www.primavera.com

• Collaboration Software (Client-based)

Ergänzend zu den oben erwähnten Vor- und Nachteilen kommt auf der Positivseite die lokale Verfügbarkeit (es ist keine ständige Internetverbindung notwendig, um mit aktuellen Daten zu arbeiten), als negative Faktoren mangelnde Datensicherheit, großer Datenverkehr zwischen den einzelnen Clients und die damit verbundenen Anforderungen an die Übertragungsgeschwindigkeit dazu.

Beispiel: www.groove.net

• Integrierte Projektmanagement-Software

In einem integrierten System werden alle Hilfsmittel und Daten unter einer Oberfläche vereinigt. Dies ermöglicht eine benutzerfreundliche Bedienung sowie Vermeidung von Doppeleingaben.

Für die Administratoren ergibt sich eine Verringerung des Aufwands, Fremddaten können integriert werden.

Ermöglicht werden die Schaffung eines Management-Informationssystems, speziell für Projekte, und die Sicherung von Wissen für die Organisation. Der Projektabwicklungsprozess und die Projektmanagement-Standards eines Unternehmens lassen sich genau abbilden, bis zur automatischen Generierung des Projektportfolios.

Nachteile: teuer, hohe Hersteller-Abhängigkeit, sehr komplexer Aufbau.

Ausblick

Multiprojektmanagement liegt im Trend, die Vorteile - alle projektrelevanten Informationen innerhalb einer Datenbank zu halten und auch entsprechend schnell verfüg- und auswertbar machen zu können - überzeugen immer mehr Manager.

Jedoch kann auch High-End-Software fehlendes Projektmanagement Know-how nicht ersetzen. Daher benötigt zum einen das Unternehmen einen entsprechenden Reifegrad der Projektorganisation und zum anderen der einzelne Projektmanager die notwendigen Fertigkeiten, um auch die Projektmanagement-Software, die lediglich das Werkzeug für effizientes Projektmanagement darstellt, erfolgreich einsetzen zu können.

Die optimale Lösung für das eigene Unternehmen zu finden, ist oft kein leichter Weg, aber der Aufwand rentiert sich, vorausgesetzt man geht entsprechend plangemäß und organisiert auf die Suche nach der geeigneten Lösung.

Was ist während der Evaluierungsphase von Projektmanagement-Software zu beachten?

Klärung der Rahmenbedingungen

Für die Auswahl der Projektmanagement-Software sollten folgende Bereiche bearbeitet werden:

• Erhebung der vorhandenen Prozesse im Unternehmen und Abstimmung dieser Abläufe mit den Projektmanagement-Prozessen
• Definition der organisatorischen Anforderungen an eine IT-Lösung und Abklärung mit den betroffenen Organisationseinheiten
• organisatorische Spielregeln zu Projektabwicklung und -steuerung festlegen
• Überblick über genutzte Projektmanagement-Software im Unternehmen gewinnen
• Definition der Schnittstellen zu bestehenden IT-Systemen
• Erstellung eines Anforderungskataloges für die Software-Auswahl
• Projektmanagement-Zielrichtung des Unternehmens sollte bereits definiert sein, d.h. wie die Planung und Steuerung der Projekte des Unternehmens in Zukunft abgewickelt werden soll.

Auswahl von Projektmanagement-Software

Folgendes Prozedere hat sich bewährt:

• Diskussion der Trends im Bereich Projektmanagement-Software
• Festlegen und Gewichten der Kategorien und Kriterien zur Auswahl
• Eingehen auf die Kriterien Einzelprojektabwicklung, Kommunikation und Projektportfoliosteuerung, Ressourcenmanagement etc.
• Auswahl einer den Bedürfnissen der Organisation angepassten Lösung

Die wichtigsten Kriterien für diese Auswahl:

• Schnittstellen zu bestehenden IT-Systemen
• Projektmanagement-Funktionalität
• Unterstützung für verteiltes Arbeiten
• einfache Bedienung, Übersichtlichkeit
• Anpassbarkeit, Sicherheit
• Möglichkeiten von Berichten, Analysen und grafischen Auswertungen
• Technische Anforderungen
• Aufwand zur Schulung und Benutzung
• Kosten
• zukunftssicher und möglichst integrierbar in vorhandene Umgebungen
• Lösung muss zur Unternehmenskultur passen.

Kooperation INTECO GmbH und Primas CONSULTING Unternehmensberatung GmbH

Auf dem Weg zur optimalen Projektmanagement-Lösung können Sie auf die Dienste der INTECO GmbH, Lösungsanbieter im Bereich Projektmanagement, Landshut (D) und der Primas CONSULTING Unternehmensberatung GmbH (A), Wien, spezialisiert auf PM-Beratung, -Zertifizierung (nach PMI, PMA) und -Schulung, zurückgreifen. Gerade diese Zusammenarbeit stellt für den Kunden einen wesentlichen Profit dar, da die ganze Bandbreite des Projektmanagements, von der Beratung, Schulung, Installation, Technischer Support und Integration bis zur Implementierung , aus der "one-face-to-the-customer" Perspektive angeboten werden kann. Der Aktionsradius dieser Partnerschaft erstreckt sich über den deutschsprachigen Raum (Deutschland, Österreich und die Schweiz).

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