Moderne ECM-Umgebungen

Gerhard Versteegen

Im Laufe der letzten Jahre hat sich besonders eins geändert - es werden nicht mehr Daten verwaltet, wie das noch vor wenigen Jahren der Fall war, sondern es wird Wissen bereitgestellt. War es noch Anfang der 90er Jahre eindeutiger Fokus von Dokumenten- und Workflow Management Umgebungen, sich mit der Verschlagwortung, Speicherung und Weiterleitung von Dokumenten zu befassen, so hat sich hier der Fokus gravierend verändert. Bedingt durch neue Kommunikationstechnologien aber auch durch gesetzliche Rahmenbedingungen, stehen nun neben Dokumenten zahlreiche weitere Informationsträger zur Verfügung, die in gleichem Maße behandelt werden müssen, wie das zuvor schon bei Dokumenten der Fall war. Aufzuführen wären hier:

• E-Mails
• Webinhalte
• Gesprächsnotizen
• Video- und Telefonkonferenzen
• usw.

Es fällt auf, dass im Gegensatz zu den noch halbwegs strukturierten Dokumenten nun eher unstrukturierte Informationsträger hinzukommen, die jedoch ebenfalls verwaltet werden müssen. Ferner ist ein eindeutiger Trend festzustellen, dass immer mehr Informationen (und damit natürlich auch Wissen) über E-Mails und nicht mehr über Dokumente der herkömmlichen Art (Brief oder Fax) ausgetauscht werden. Damit hat auch das Thema E-Mailarchivierung zusätzlich an Bedeutung gewonnen.

Problemfeld: E-Mailflut

Betrachtet man die unterschiedlichen E-Mails, die heutzutage innerhalb eines Unternehmens eintreffen, so werden die folgenden Problemfelder offensichtlich:

• Was passiert mit den E-Mails, die nicht an einen bestimmten Empfänger gerichtet sind, sondern an die typischen "Firmenadressen" wie info@firma.de oder kontakt@firma.de gesendet werden?
• Was passiert mit E-Mails, die an zwei drei oder mehr Empfänger gesendet werden, unter Umständen noch auf CC oder BCC?
• Was passiert mit den Anhängen von E-Mails, diese machen immerhin ca. 80% des Speichers einer Mailbox aus. Aspekt der Doppelspeicherung bei mehreren Empfängern sind hier genauso ein Thema wie die Frage, ob die gespeicherten Anhänge im Zugriff für alle Mitarbeiter liegen, die sie benötigen.
• Das zeitnahe Wiederfinden von bestimmten E-Mails
• Die steigenden Anforderungen an den/die E-Mail-Server
• Und nicht zu vergessen: Sicherheitsaspekte

Technologienverbund

Neben den hier aufgeführten E-Mailproblematiken stellt die Speicherung einer Vielzahl von Unternehmensdaten in SAP die heutigen ECM-Anbieter vor zusätzliche Herausforderungen, denn für eine konsolidierte Ansicht aller wesentlichen Informationen zum Beispiel in einer elektronischen Personalakte oder in einer elektronischen Patientenakte müssen auch diese Informationen miteinander integriert werden, um die erforderliche unternehmensweite Informations- und Datenintegration zu erreichen.

Abbildung 1 gibt einen Überblick, in wie weit die hier aufgeführten Technologien sich hinsichtlich ihres Integrationsgrades entwickelten [Ver2002]. Blickt man auf die derzeit am ECM-Markt verfügbaren Werkzeuge, so wird man feststellen, dass jeder Hersteller unter einer Integration etwas anderes versteht, das Spektrum reicht von losen Schnittstellen bis hin zur vollständigen Integration, bei der der Benutzer einen Werkzeugwechsel überhaupt nicht mitbekommt.

Aus Abbildung 1 wird auch offensichtlich, welchen Wirkungsgrad die einzelnen Management Technologien haben hinsichtlich:

• Integrationsgrad - wie sehr sind die einzelnen Technologien miteinander integriert - und
• Komplexität - wie komplex sind die jeweiligen Applikationen, der einzelnen Technologien. Dazu gehört auch, welche Funktionalitäten "übergeordnete Technologien" beinhalten.

Es fällt auf, dass, obwohl Content Management zeitlich gesehen nach Knowledge Management auf den Markt gekommen ist, hier eine deutliche Überlappung "zu Gunsten" von Knowledge Management vorliegt.

Schnittstellen oder Integrationen?

Während früher noch die in Abbildung 1 dargestellten Technologien über Schnittstellen (unidirektional oder bidirektional) miteinander verbunden wurden, lässt sich dies heutzutage nur noch über "echte" Integrationen lösen - zu viele unterschiedliche Produkte müssen hier vereint werden, so dass eine zeitnahe Schnittstellenpflege nicht mehr umsetzbar ist. Abbildung 2 zeigt auf, dass alleine bei den in Abbildung 1 dargestellten Technologien bereits 30 bidirektionale Schnittstellen zu pflegen wären. Betrachtet man den Umstand, dass ein Hersteller im Schnitt zwei neue Releases im Jahr auf den Markt bringt, wird die ganze Komplexität offensichtlich. Schnittstellen bieten sich allenfalls für Drittsysteme wie zum Beispiel SAP an.

Ein Blick in die Vergangenheit [Ja1997] zeigt, dass bereits vor einigen Jahren Themen wie Informationsentwicklung oder Organisationsentwicklung aktuell waren und zusammen mit der Unternehmensgestaltung einem ständigen Wandel ausgesetzt waren. Die damit verbundenen Technologien (siehe auch Abbildung 3) waren jedoch noch Inseln, die nur rudimentär mit einander in Beziehung gesetzt waren. Meist wurden die entsprechenden Produkte von unterschiedlichen Herstellern geliefert und waren allenfalls über Schnittstellen miteinander verbunden. Eine Infrastruktur, die heutzutage nicht mehr tragbar ist.

Betrachtet man die einzelnen miteinander integrierten Technologien im Detail, so wird deutlich, dass Wissens Management hier immer mehr ein zentrale Rolle spielt - besonders bei Unternehmen, die international aufgestellt sind und wo Wissen an den unterschiedlichsten Standorten entsteht, jedoch an allen Standorten verfügbar sein muss. In einem durch Mobilität geprägten Informationszeitalter wird sich der Ansatz durchsetzen, der das geforderte Wissen in vollständiger Form an dem gewünschten Standort auf Knopfdruck bereitstellt.

Dipl. Inform. Gerhard Versteegen ist seit vielen Jahren als Fachautor und Herausgeber mehrere Bücher u.a. zu Themen des Software Engineerings tätig.

Neuer (alter) Hype: eLearning

Verfügt man bereits über eine Knwoledge Management Komponente innerhalb der ECM-Umgebung, so bietet es sich an, hier auch die erforderlichen Erweiterungen vorzunehmen, um moderne eLearning Ansätze zu unterstützen. Dass sich eLearning künftig immer mehr gegenüber den traditionellen Präsenztrainings durchsetzen wird, ist mittlerweile unumstritten. Mittlerweile haben auch die eLearning unterstützenden Produkte einen Reifegrad erreicht, der die üblichen Kinderkrankheiten eliminiert hat. So hat beispielsweise die MAN Nutzfahrzeuge Vertriebs OHG in Wien sich für ein ASP WebLearning Angebot von Telekom Austria und Hyperwave entschieden.

Das so genannte eLEarning Quartett, bestehend aus den vier österreichischen Unternehmen Telekom Austria, Hyperwave, Dynamic Media und Learn-Champ, bietet in diesem Umfeld ein Angebotsportfolio, das bereits integrierte Systeme und Beratungsleistungen aus einer Hand beinhaltet. Insbesondere die Möglichkeit komplette eLearning Lösungen in Form eines ASP Modells zu beziehen, wird vielen Unternehmen einen schnellen und pragmatischen Einstieg in eLearning Projekte ermöglichen. Anfang November stellte das eLearning Quartett auf der Personal Austria in Wien ihre Konzepte einem breiten Publikum vor.

Made in Austria

Das aus Graz stammende Unternehmen Hyperwave bietet hier eine vollständige ECM-Lösung an, die sich mittlerweile über einen internationalen Einsatz erfreut. Das besondere an der Hyperwave Lösung ist darin zu sehen, dass alle Produkte im eigenen Hause entwickelt wurden und somit über einen hohen Integrationsgrad verfügen. Damit können sich die Grazer deutlich von amerikanischen Herstellern abheben, die ihr Produktportfolio meist nur durch Zukäufe ergänzt haben und nun vor großen Schwierigkeiten stehen, diese miteinander zu integrieren.

Die durch solche Integrationen entstehenden ECM-Systeme sind in hohem Maße komplex und müssen eine Vielzahl von Anforderungen erfüllen:

• In der ECM-Lösung muss ein Dokumentenmanagement mit Versionskontrolle integriert sein.
• Die Lösung muss eine hierarchische Dokumentenverwaltung unterstützen.
• Alle gängigen Dokumentformaten wie MS Word, MS Excel etc. müssen unterstützt werden
• Die ECM-Lösung muss eine Archivierung mit einem zugehörigen Konfigurationsmanagement integriert haben.
• Die Metadaten müssen beliebig erweiterbar sein, um die notwendige Flexibilität gewährleisten zu können.
• Die Erstellung spezifischer Dokumentklassen muss möglich sein.
• Eine Suche von beliebig indizierten Metadaten ist Grundvoraussetzung.
• Es muss ein intelligentes Link-Management existieren zur Gewährleistung konsistenter Daten und Vermeidung der "404" Fehler.
• Ein einfaches Publizieren von Dokumenten ist ebenfalls Grundvoraussetzung.

Literatur

[Ja1997] Jablonski, Stefan; Böhm, Markus; Schulze, Wolfgang (Hrsg.): Workflow-Management: Entwicklung von Anwendungen und Systemen - Facetten einer neuen Technologie. dpunkt Verlag, 1997.

[Ver2002] Versteegen, Gerhard: Managementtechnologien - Konvergenz von Do-kumentenmanagement, Workflow Management, Knowledge Management und Content Management. Springer Verlag 2002.