eBilling - papierlos Rechnung legen ab sofort möglich

Das gänzlich Neue dabei ist die Vorsteuerabzugsfähigkeit bei ausschließlich elektronisch vorliegenden Rechnungen. Hinsichtlich der vorgeschriebenen Rechnungsbestandteile gelten für elektronische Rechnungen dieselben Formvorschriften wie für papierbasierte. Dank der digitalen Signatur ist zweierlei sichergestellt:

• die Rechnung ist gegen nachträgliche Veränderung geschützt
• für den Rechnungsempfänger ist eindeutig der Absender der Rechnung erkennbar.

Sowohl Rechnungsleger als auch -empfänger sparen sich in weiterer Folge das Ausdrucken auf Papier und die Bearbeitung, Ablage und Weiterleitung an das Finanzamt von Hand. Elektronische Rechnungen können ohne Medienbrüche in Buchhaltungs- und ERP-Systeme übernommen und archiviert werden, aber auch online an den Steuerberater oder direkt an das Finanzamt weitergeleitet werden.

Was passiert beim Rechnungsleger?

Der Weg zur elektronischen Rechnung ist kurz. Man besorgt sich seine Digitale Signatur, einen Chipkartenleser und eine Signatur-Software. Man erstellt elektronisch in gewohnter Art und Weise ein Rechnungsdokument (siehe dazu Schritt 1 in der nebenstehenden Graphik). Um sicherzustellen, dass man nur das signiert, was man am Bildschirm sieht, kann man bildlich gesprochen die Rechnung mit Hilfe der Signatur-Software "einfrieren". Die Signatur erfolgt nun dadurch, dass bei gesteckter Signaturkarte die PIN in das Kartenlesegerät eingegeben wird. In einem nächsten Schritt wird die signierte Rechnung (siehe dazu Schritt 2) per eMail an den Rechnungsempfänger gesandt (siehe dazu Schritt 3).

Werden viele Rechnungen gleichzeitig elektronisch gelegt, wie es beispielsweise im Großhandel vorkommt, werden diese automatisch über eine entsprechende Software-Lösung erstellt, signiert (siehe dazu Schritt 2) und versandt (siehe dazu Schritt 3 und www.a-trust.at ==> sichere Rechnungslegung).

Zu beachten ist die Zustimmung des Empfängers, seine Rechnungen elektronisch zu erhalten. Dies ist etwa dadurch gegeben, dass die elektronische Rechnungslegung in den AGBs vorgesehen ist.

Was passiert beim Rechnungsempfänger?

Erhält man beispielsweise beim Kauf eines Laserdruckers oder seiner üblichen monatlichen Büromaterialbestellung die Nachricht, dass der Hersteller auf eBilling umgestellt hat, kann man sich als Kunde entscheiden, ob man dieser Form der Rechnungslegung zustimmt oder nicht. Wenn ja, erhält man die Rechnung digital signiert. Wie bisher überprüft man die Rechnungsbestandteile auf ihre Richtigkeit, ohne sie dafür ausdrucken zu müssen. Die Online-Tools der a.trust zur Überprüfung der digitalen Signatur bei Erhalt der Rechnung (Inhalt unverändert? Zertifikat gültig?) stehen dem Empfänger jederzeit on-time zur Verfügung - kostenlos (siehe dazu Schritt 4).

Aufbewahrt werden elektronische Rechnungen ebenso lang wie Rechnungen in Papierform, nämlich sieben Jahre (siehe dazu Schritt 5). Wie man sie archiviert, bleibt dem Unternehmen überlassen. Wichtig dabei ist, dass sie sorgsam gelagert werden, um für eine Finanzprüfung zur Verfügung zu stehen. Sie können handlich und Platz sparend auf einem digitalen Datenträger wie zum Beispiel einer CDROM, DVD oder einer Diskette gespeichert und aufbewahrt werden.

EDI-Lösungen, wie sie beispielsweise im Handel im Einsatz sind, bieten gute Voraussetzungen, die Unverfälschbarkeit von Dokumenten sowie die Identität des Absenders zu garantieren. Im Falle einer bestehenden EDI-Lösung ist es möglich, diese als Basis für die elektronische Rechnungslegung zu verwenden. Im Unterschied zu EDI-Lösungen benötigen Signatur-Lösungen auf Seiten des Empfängers keine spezifische Infrastruktur.

Ausgelagertes Rechnungswesen?

Auch ein drittes Unternehmen, beispielsweise ein Dienstleister, der für eine Firma das Rechnungswesen durchführt, kann so wie bisher elektronische Rechnungen ausstellen. Um Missverständnisse zu vermeiden, sollte dabei für den Empfänger eindeutig erkennbar sein, in wessen Namen die Rechnung gelegt wird. Diese Information sollte idealer Weise in der elektronische Rechnung selbst angegeben sein. Signiert wird die Rechnung in diesem Fall vom Dienstleister.

Deutliche Fakten

Bereits über 80% aller österreichischen Unternehmen sind im Internet aktiv und vorsteuerabzugsberechtigt. Jährlich werden rund 700 Millionen Papier-Rechnung versandt, davon 180 Millionen in regelmäßigen Abständen. Stellt man Papier-Rechnungen auf elektronische Rechnungsdokumente um, schätzt das Marktforschungsinstitut Ovum das Einsparungspotential auf bis zu 70% ein. In Zahlen ausgedrückt sind das rund 1,5 Milliarden Euro pro Jahr.

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