Mobilität als strategische Unternehmensentscheidung

Gerald Stockinger

Die Herausforderung des mobilen Arbeitens besteht darin auch außerhalb des Unternehmens den Mitarbeitern all das verfügbar zu machen, was sie für ihre tägliche Arbeit benötigen. Vor einigen Jahren genügte dazu im Außendienst wohl ein Telefon samt schriftlichen Unterlagen - in unserem hochtechnisierten Arbeitsalltag bedeutet das jedoch umfassenden mobilen Zugriff auf elektronische Unternehmensdaten. Diese sollen ständig aktuell sein, die dazu notwendigen Geräte einfach mitzuführen und komfortabel zu bedienen sein, die Datensicherheit darf nicht auf der Strecke bleiben und das Unternehmen soll wesentliche Vorteile haben seinen Mitarbeitern diese Mobilität überhaupt zu ermöglichen.

Mobile Lösungen müssen im Grunde zumindest einen der beiden Vorteile bieten: Durch effizienteres Arbeiten Zeit und damit Kosten zu sparen oder aufgrund des Innovationsgrades der Lösung dem Unternehmen Wettbewerbsvorteile zu verschaffen. Wie bei jeder Investition müssen die Vorteile innerhalb eines überschaubaren Zeitraums die Anschaffungskosten amortisieren.

Mobilität kommt ganz von selbst

Mobilität hält unweigerlich Einzug in die Unternehmen - einerseits getrieben durch den Wunsch der Mitarbeiter nach einer individuelleren und effizienteren Arbeitsgestaltung, andererseits durch die simple Tatsache, dass fieberhaft an den dazu notwendigen Technologien gearbeitet wird und der Absatz der Endgeräte weiterhin steigt. Handy und PDA konvergieren künftig zum "smarten Gerät", welches jeder Mitarbeiter sowohl beruflich als auch privat sowieso besitzt.

Damit tritt die Kostenfrage für Endgeräte weitgehend in den Hintergrund, und wird verdrängt durch die Herausforderung, möglichst sinnvoll mit den vorhandenen Geräten zu arbeiten aber gleichzeitig die verschiedensten Gerätemodelle und Technologien unter einen Hut zu bringen.

Entscheidungsträger müssen sich vorbereiten

Wer es verpasst das Thema "Mobilität" rechtzeitig als strategisches Thema zu erkennen, wird zur Kenntnis nehmen müssen, dass die versteckten Kosten im eigenen Unternehmen laufend zunehmen werden, und der Mitbewerb durch Ausreizen der Möglichkeiten einen Vorsprung aufbaut. Handys und PDAs sind fast zwangsläufig im Unternehmen vorhanden, aber Administration und Support wird laufend aufwändiger, wenn die Infrastruktur in Form von Geräten und Datendiensten nicht von vornherein strategisch geplant wird.

Im Bereich der PIM-Synchronisation, also des Mitführens von E-Mails, Kontakten und Terminen am mobilen Gerät, herrscht bereits jetzt ein Wildwuchs an Möglichkeiten, welche großteils durch Mitarbeiter mit mehr oder weniger Erfahrung selbst eingerichtet werden. Durch den Einsatz einer kostengünstigen, zentral verwalteten Lösung könnten diese Zeiten produktiver genutzt werden. Meist bieten solche Anwendungen zusätzliche Vorteile, wie einen höheren Bedienungskomfort sowie erweiterte Möglichkeiten zur Datenübertragung.

Innovative Mitbewerber werden erkennen, dass vor allem im Bereich des Außendienstes erhebliche Einsparungspotentiale schlummern, welche durch den individuell abgestimmten Einsatz von mobilen Anwendungen zu höherer Produktivität, schnelleren Reaktionszeiten im Vertrieb sowie aufgrund von optimierten Geschäftsprozessen zu geringeren Betriebskosten führen. Es gilt sich rechtzeitig damit auseinanderzusetzen, welche dieser Wettbewerbsvorteile im Einzelfall realisiert werden können. Besonders interessant für Unternehmen, die einen klar strukturierten Vertrieb mit hoher Besuchfrequenz haben, ein Team mit mobilen Servicetechnikern oder andere Außendienste, welche häufige Unternehmens- oder Personenbesuche notwendig machen.

Eine mobile Business-Lösung soll sich spätestens nach 1 bis 2 Jahren "rechnen"

Eine kleine Beispielrechnung zeigt, dass die Amortisationsdauer einer mobilen Lösung weniger als 1 bis 2 Jahre betragen kann - wäre diese länger bestünde die Gefahr, dass bereits früher neue Technologien und Endgeräte auf den Markt kommen, welche Anpassungen der Lösung und damit weitere Investitionen notwendig machen.

Wenn eine mobile Lösung für den Außendienst jedem mobilen Mitarbeiter täglich 30 Minuten an Arbeitszeit erspart sowie auch im Innendienst eine Ersparnis von in Summe 3 Stunden pro Tag gegeben ist, dann spart bereits ein Unternehmen mit 5 Außenarbeitern pro Jahr bis zu EUR 30.000,- an Personalkosten. Kann die freigewordene Zeit des Außendienstes in durch Kunden bezahlte Zeit gewandelt werden, dann liegen die jährlich ersparten Opportunitätskosten etwa beim zweifachen dieses Wertes. Für die so errechneten Investitionsbandbreiten von 30 bis 100 Tausend Euro lassen sich bereits individuell auf das Unternehmen maßgeschneiderte mobile Lösungen realisieren.

Im Außendienst wird die Beschleunigung erreicht durch raschere Dokumentation des Besuches ohne zeitraubende Nacharbeit samt Zettelwirtschaft, durch eine effizientere Besuchsplanung und durch gewonnene Flexibilität aufgrund der ständigen Verfügbarkeit aller Informationen ohne die Notwendigkeit mit der Zentrale Kontakt aufzunehmen. Im Innendienst wird die Steuerung der Außenmannschaft automatisiert einfacher und Änderungen in der Besuchsplanung oder die Übermittlung weiterer Informationen ohne direkten Kontakt zum Mitarbeiter möglich. Flexible Auswertungsmöglichkeiten dienen der weiteren Prozessverbesserung.

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