Kunden eingebunden, nicht abgestempelt

Am bekanntesten ist Trodat wohl als Erfinder des weltweit erfolgreichsten Stempels - des Trodat Printy, der bis heute über 150 Millionen Mal verkauft wurde. Der heutige Weltmarktführer bei selbstfärbenden Stempeln und Lasergravurmaschinen (Trotec) wurde 1912 in Wien gegründet. Seit 1951 befindet sich der Firmensitz in Wels. Die Exportquote des Stempelerzeugers beträgt 98 Prozent. Der Umsatz 2002 belief sich auf 81,3 Millionen Euro.

Die Trodat-Gruppe hat sich dem "Trojet"-Konzept verpflichtet: Neben extrem kurzen, aber garantierten Lieferzeiten steht die Reduktion der Lagerstände durch überarbeitete Beschaffungs- und Produktionsprozesse im Mittelpunkt. Bald stand fest, dass das bisherige weitgehend eigenentwickelte ERP-System den daraus entstehenden Anforderungen nicht mehr gerecht werden konnte.

Entscheidung für mySAP All-In-One

Trodat entschied sich, parallel zum Trojet-Projekt mySAP All-In-One mit CSC Austria als Beratungspartner einzuführen. CSC verstand es, die teils unkonventionellen Ansätze des Projekts durch kreativen Einsatz der SAP Standardfunktionalitäten beinahe ohne Zusatzprogrammierungen zu realisieren.

"Die neue Software musste eine gute Integration der Tochterfirmen gewährleisten, die Produktivität erhöhen, die Transparenz und Effektivität bei Verringerung der IT-Kosten steigern und Mehrsprachigkeit bieten", nennt Hanspeter Dirisamer, Projektleiter der SAP-Einführung bei Trodat, die wichtigsten Anforderungen. Da Trodat im Zuge der Umstellung auch kundenorientierter werden wollte, war die Anbindung von Kunden und Lieferanten an das System ein wichtiges Kriterium. Weiters erwartete man die Integration der Vertriebsstufen und Niederlassungen in ein System, schnelle Anbindung von neuen Niederlassungen, geringere Kosten bei mehr Funktionalität, höhere Transparenz und Verfügbarkeit der Daten, sowie Konzernreporting aus einem System.

Neben der stempelherstellenden Trodat wurde mySAP All-In-One auch beim zweiten wichtigen Standbein der Trodat-Gruppe, der Trotec, die computergesteuerte Laser-Markierungssysteme produziert, eingeführt. Bis auf Personalwirtschaft wurden praktisch alle klassischen ERP-Module (internes/externes Rechnungswesen, Vertrieb/Versand mit Service-Management, Materialwirtschaft mit Lagerverwaltung und Einkauf, Produktion, Qualitätsmanagement und Instandhaltung) implementiert.

Zurzeit arbeiten 220 Anwender mit dem System. "Einen gewissen Schulungsaufwand gab es schon. Schließlich waren die Anwender über ein Jahrzehnt an das alte Programm gewöhnt", erzählt Dirisamer. Die technische Datenübernahme stellte kein Problem dar, einige Daten aus dem Altbestand erwiesen sich jedoch als logisch nicht richtig und mussten mehrmals manuell korrigiert werden. Aufgrund der guten Zusammenarbeit zwischen Key-Usern, Trodat-IT und CSC konnte der geplante Go Live Termin am 3. November 2003 gehalten werden.

Ausbau des Systems

Zeitgleich starteten auch eine Reihe der Trojet-Prozesse, die mit dem Alt-System nicht möglich waren. Zu dieser Doppelbelastung für die User kam noch ein dritter Faktor hinzu: Trodats Hauptproduktlinie - die Printy-Stempel-Familie - wurde komplett relaunched. Doch bereits in der Eingewöhnungsphase erkannten einige Anwender schon in den ersten Tagen die Vorzüge des neuen Systems. Einige Logistik-Herausforderungen beim Relaunch konnten schnell verifiziert und korrigiert werden, andere dauerten etwas länger in der Umsetzung. "Mit dem alten System hätte uns das voll getroffen, aber mit SAP konnten wir es früher erkennen und die richtigen Maßnahmen setzen", so Dirisamer.

Inzwischen ist man bereits beim weiteren Ausbau des Systems: "Wir sind derzeit dabei, zwei Töchterfirmen in den USA in unser System einzubinden", sagt Dirisamer. In den Folgejahren sind Rollouts in Frankreich, England, Polen und China geplant. Auch die Funktionalität wird erweitert: Für dieses und nächstes Jahr sind ein Upgrade auf das Release 4.7-Unicode, die Anbindung von Funk-Barcodescannern im Lagerbereich, Vendor Managed Inventory und die EDI-Anbindung der im Hause entwickelten E-Commerce-Lösung uTypia an das SAP-System geplant.

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