Erfolgsfaktor DMS

Christian Dlapka

Nach einer Zeit der Stagnation hat der Markt für Dokument Management Systeme (DMS) im vergangenen Jahr wieder ein Lebenszeichen von sich gegeben. Sie finden hier als Orientierungshilfe eine Begriffs-Definition; daran folgt ein Überblick über den Markt in Österreich und last but not least die Praxis: wie gehen Sie am besten strategisch an das Thema DMS in Ihrem Unternehmen heran.

Begriffe: DMS - ECM - EIS

Die Bedeutung des Begriffs DMS verändert sich parallel zur technologischen Entwicklung. Zu Beginn stand DMS nur für die Verwaltung von Dokumenten innerhalb einer strukturierten Ablage, mit Mechanismen für die Zugriffskontrolle und Bearbeitung von Dokumenten; heute schließt der Begriff Dokument Management eine Reihe von sich mischenden Systemkategorien ein: Imaging, Groupware, Vorgangsbearbeitung bis hin zur Archivierung.

Einfach gesagt: Dokument Management ist die elektronische Verwaltung von Dokumenten über den gesamten Lebenszyklus hinweg, also von der Erstellung über die Bearbeitung bis zur endgültigen Ablage oder auch dem Löschen von Dokumenten.

Heute ist Enterprise Content Management (ECM) in aller Munde! Liest man Zeitschriften oder schaut man sich die Web-Seiten einiger bekannter DMS-Softwarehersteller an, so findet man fast ausschließlich den Begriff ECM, das Wort Dokument Management sucht man vergeblich. ECM ist nichts bahnbrechend Neues. In einem ECM werden Dokument Management, Web Content Management, Speichertechnologien, zum Teil auch Workflow Management und Portale zusammengefasst. Hinzu kommt die Verwaltung der Beziehungen zwischen diesen Informationen.

Einfach gesagt: In einem ECM werden nicht nur Dokumente und deren Inhalte verwaltet, sondern beliebige Informationen, zum Beispiel Informationen aus einer Datenbankanwendung oder einem ERP-System.

Ein Executive Information System (EIS) liefert dem Management ausgewählte interne und externe Informationen zur Entscheidungsfindung. Hier stellt sich die Aufgabe, Daten aus verschiedenen Systemen bzw. Quellen zusammenzuführen, zu verdichten und aussagekräftig grafisch aufzubereiten. Schwerpunkte sind betriebswirtschaftliche Analysen und Controlling.

Einfach gesagt: ein EIS liefert Management-Informationen auf Knopfdruck.

Markt-Entwicklung

Der DMS-Markt im Jahr 2003 war durch Konsolidierungen geprägt. Dabei wurde aus dem Dokument Management das Enterprise Content Management, wie zuvor beschrieben. Zugleich haben sich Anbieter durch Käufe und Fusionen zusammengeschlossen. Wie schon bei anderen Firmenkäufen in der Vergangenheit ist auch dieses Mal zu befürchten, dass einzelne Produktlinien nur zögernd oder gar nicht fortgeführt werden.

Glaubt man aktuellen Umfragen, werden die IT-Ausgaben von Unternehmen weltweit in den nächsten Monaten um durchschnittlich 3,4 Prozent steigen; dabei liegt ECM bei der Hitliste der Lösungen im oberen Drittel.

Die meisten Anwender und Entscheider waren dazu angehalten, nur Lösungen einzuführen, die einen kurzfristigen ROI versprechen. Hier waren Vorgaben von einem ROI von kleiner 6 bis 9 Monaten die Messlatte. Das führte dazu, dass Projekte wie zum Beispiel die automatisierte Rechnungsbearbeitung, ganz oben auf der Wunschliste der Unternehmen standen. Andere strategische Lösungen wie Portale, die für die Wettbewerbsfähigkeit eines Unternehmens wichtig sind, traten wie in den Jahren zuvor in den Hintergrund. Glaubt man den Prophezeiungen der Gartner Group so existiert hier ein echter Nachholbedarf.

Die Einführung eines DMS

Vorab gesagt: ob es sich nun um ein DMS-Projekt handelt, oder um die Einführung eines ECM - die hier folgenden strategischen Überlegungen gelten in beiden Fällen.

Dokument Management muss in einem Unternehmen vom IT-Thema zu einem Management-Thema werden. Ich wiederhole es bei jedem Kundengespräch: die Hürden liegen bei einer komplexen Lösung nicht in der Einführung eines Produktes, sondern in der notwendigen Organisationsänderung. Viele Projekte sind von vornherein zum Scheitern verurteilt, weil in vielen Köpfen der Entscheider DMS mit "einer weiteren IT-Technologie" gleichgesetzt wird. Aus meiner Erfahrung muss DMS in der Organisation und der Geschäftsleitung beheimatet sein, und nicht in der IT-Abteilung.

Vor der Einführung eines DMS muss "Kopfarbeit" geleistet werden: was sind die genauen Anforderungen an ein DMS und wie sind diese im Zusammenhang mit den strategischen Unternehmenszielen zu erreichen? Neben der konzeptionellen Arbeit muss aber auch ein in der Unternehmenshierarchie hoch angesiedelter Projektpate gefunden werden, der das ganze Vorhaben entsprechend unterstützt und vorantreibt.

75% aller DMS-Projekte scheitern. Dies tun sie meist nicht wegen technischer Schwierigkeiten, sondern aus einem anderen einfachen Grund. In irgendeiner Hinsicht wurden Menschen vergessen oder vernachlässigt.

Wie wird Ihr DMS-Projekt erfolgreich? Indem Sie auf die sogenannten "Soft-Facts" achten. Es ist unglaublich, wie einzelne Anwender die Einführung eines DMS boykottieren können, und wie schnell sich so etwas im Unternehmen ausbreiten kann. Solche "Key-User" von Anfang an ins Boot zu holen, ist Aufgabe des internen Projekt Marketings.

Fazit

DMS muss ein Management-Thema sein. Fokus aller Management-Präsentationen, die ich bei der Entscheidung über ein DMS-Projekt halte, ist daher der Nutzen. DMS können Abläufe, in denen Dokumente bearbeitet werden, vereinfachen und vor allem steuern. Daraus ergibt sich ein in vielen Unternehmen noch nicht erkannter Kernnutzen: DMS sind ein strategisches Steuerungswerkzeug, das attraktive Kosteneinsparungen und Servicequalität gegenüber Kunden bietet - heute ein wichtiger Wettbewerbs-Vorteil.

Dazu ein klassisches Beispiel: Ein Kunde benötigt Auskünfte zu einer Bestellung: Auf Knopfdruck erscheinen auf dem Rechner des Sachbearbeiters die gesamten Dokumente und Informationen zum Vorgang und alle Auskünfte können am Telefon sofort erteilt werden - ohne aufwändiges und teures Suchen. Mit einem Wort: Dokument Management ist Kundenorientierung!

PENTADOC

PENTADOC ist eine Unternehmensberatung, spezialisiert auf Strategie, Organisation und Technologie des Wissens- und Dokument Managements. Das Unternehmen ist hersteller-unabhängig - das garantiert den Kunden Lösungen mit dem für sie Besten vom Markt. Dabei geht es um Gesamtlösungen die Nutzen bringen, in Abhängigkeit von den Unternehmenszielen. Technik ist für PENTADOC ein Mittel zum Zweck, das Augenmerk liegt auf der Akzeptanz eines DMS, also auf den Anwendern.

Das PENTADOC-Know-how macht Schule: Die DMS-Akademie wurde im März dieses Jahres gegründet und ist die erste derartige Einrichtung im deutschsprachigen Raum. Sie wendet sich in erster Linie an Leiter und Mitarbeiter von DMS-Projekten in den Anwenderunternehmen: Vermittelt werden die Grundlagen des Dokument Managements sowie gezielte Ausbildungseinheiten zu definierten Einzelthemen. Für 2004 sind eine Reihe von allgemeinen Veranstaltungen vorgesehen, zusätzlich wird es themenspezifische Praxisseminare geben.

Die nächsten Termine für Wien sind 2 Basis-Seminare, und zwar am 28/29. Juni und 24/25. November 2004.