Klare Sicht zum Schreibtisch gegenüber

Dunja Koelwel

E-Government, damit ist doch das Verhältnis von Bürgern beziehungsweise Unternehmen zum Staat im Rahmen einer digitalen Verwaltung gemeint, so die gängige Ansicht. So ganz von ungefähr kommt diese Sichtweise nicht, denn selbst Experten der Bundes-, Landes- und Kommunalverwaltung bezeichnen laut einer Umfrage der ICG Consulting Group vom Dezember vergangenen Jahres bis Jänner 2004 zum momentanen Status von E-Government in Österreich vor allem die (voll)automatische und elektronische Abwicklung von Verwaltungsverfahren oder das Online-Ausfüllen von Formularen mit angeschlossenem Workflow-Management als E-Government. Doch damit ist nur ein kleiner Aspekt der digitalen Verwaltung abgedeckt, für Unternehmen wesentlich interessanter sind andere Facetten, etwa die Digitale Akte beziehungsweise der elektronische Akt.

Rudolf Lichtmannegger, bei der Wirtschaftskammer Österreich (WKO) in der Stabsabteilung Wirtschaftspolitik zuständig für E-Government-Aktivitäten erklärt: "Der elektronische Akt eignet sich immer, wenn sich regelmäßig die gleichen Prozesse abspielen und Geschäftsfälle nach einem gleichen Schema ablaufen." Diese können vordefinierten Abläufen folgen oder auch ad hoc festgelegt werden. Im Umgang mit Behörden sind Prozesse dieser Natur etwa die Umsatzsteuervoranmeldung, die Genehmigung von Betriebsstandorten oder die Anmeldung von Fahrschülern zur Führerscheinprüfung. Lichtmannegger: "Unternehmen sind die besten Kunden der Behörden, denn niemand sonst hat so regelmäßig und intensiv Kontakt zu Verwaltung." Innerhalb eines Unternehmens hingegen könnte der elektronische Akt beispielsweise bei Einkaufs-, Verkaufs-, Kreditakten, Akten zu regelmäßig aktualisierten Verträgen, Personal- oder Projektakten zum Einsatz kommen.

Medienbrüche vermeiden, Arbeitsabläufe strukturieren

"Der Nutzen des elektronischen Aktes liegt vor allem darin, dass sich alle Dokumente und Akten am PC verwenden und verwalten lassen. Das hilft, Medienbrüchen zu vermeiden, Arbeitsabläufe zu strukturieren und von jedem Ort und jederzeit auf die Akten zugreifen zu können. Außerdem können so mehrere Personen und Organisationseinheiten parallel am selben Geschäftsfall arbeiten", erklärt Mag. Kurt Grünwald von der ICG. "Besonders letzteres hat beim Papierakt deutliche Grenzen", so Grünwald augenzwinkernd weiter. Gerade die Möglichkeit des gleichzeitigen Arbeitens am selben Geschäftsvorfall soll die Effizienz in Unternehmen deutlich steigern, glaubt Grünwald. Diese gesteigerte Effizienz könnte beispielsweise darin zeigen, dass Transport- und Durchlaufzeiten kürzer werden, etwa wenn ein Unternehmen den Postein- und -ausgang auf digitale Bearbeitung umstellt. Denn dann lassen sich zum Beispiel die Kosten für Drucksorten, Porto, Lager, Archiv und Papier senken.

Lichtmannegger hingegen sieht die Vorteile eher in den ortsungebundenen Einsatzmöglichkeiten. "Das Arbeiten von jedem Ort und zu jeder Zeit nutzen beispielsweise im Salzburger Land ansässige Transporteure gern und oft", erzählt er. So können diese beispielsweise, wenn sie mit ihren Lkws am Samstagabend mit leichtverderblicher Ware noch in Deutschland unterwegs sind, relativ unbürokratisch bei der Stadt via Web eine Aufhebung des Sonntagsfahrverbotes einreichen.

Ob sich die digitale Akte in einem Unternehmen rechnet oder nicht, ist dabei keine Frage der Größe, sondern der Aktivitäten, die sich mit derartigen Systemen unterstützen lassen. "Den elektronischen Akt gibt es in allen Ausbaustufen und für alle Organisationsgrößen", so Grünwald. Auch bestimmte technische Voraussetzungen sind nicht notwendig. "Wichtiger ist vielmehr, dass ein Unternehmen die Bereitschaft mitbringt, seine Arbeitskultur zu verändern", erklärt der ICG-Experte. "Denn die Digitale Akte verändert nicht nur das Werkzeug, mit dem gearbeitet wird, sondern auch die Arbeitsabläufe." Ein wichtiger Aspekt, findet auch Lichtmannegger, denn "schließlich sollen als Ergebnis einer solchen Umstellung nicht nur die Arbeitsprozesse elektronisiert, sondern auch optimiert werden." Die Probleme bei der Einführung könnten sich deswegen - von den kaum vermeidbaren, aber immer lösbaren Schwierigkeiten bei der Implementierung in Grenzen halten, wenn, ja wenn ein Unternehmen nicht hofft, dass ein elektronischer Akt auch grundsätzliche Schwächen in der Organisation oder bei der Führung beseitigt. Lichtmannegger: "Der Digitale Akte erfordert nämlich wesentlich mehr Disziplin als die Aktenstapel zu vor." Um ein Beispiel ist er nicht verlegen. "Wer seine Daten per Datenfernübertragung an die Finanzbehörden schickt, muss nun alle notwendigen Felder von Anfang an korrekt ausfüllen. Denn eine integrierte Plausibilitätsprüfung sendet sonst das Formular postwendend zurück." Früher hingegen kam dann ein Schreiben der Verwaltung, dass nachzubessern sei und der ganze Vorgang zog sich meist über Wochen hinweg.

Strategie ist wichtig

Wenn sich ein Unternehmen für den elektronischen Akt interessiert, dann sollte eines von Anfang an klar sein, die Strategie. Diese Strategie sollte möglichst vollständig- also alle Arbeitsschritte - und flächendeckend - also alle Arbeitsplätze - auf eine Schiene bringen. "Nur ein klares Ziel vor Augen bringt den Erfolg", erklärt Grünwald. Um den Erfolg zu garantieren, haben die Experten allerdings unterschiedliche Tricks.

Lichtmannegger plädiert dafür, die Digitale Akte im Gleichschritt mit dem Behörden einzuführen, denn dann "sei man immer in den wesentlichen Schritten dabei." Grünwald findet hingegen, dass ein Unternehmen am besten die Prozesse und Organisationseinheiten umstellt, die so genannte "Quick wins" bringen, das heißt, die sich einfach anpassen lassen. "Denn zeigen, wie's läuft, bringt mehr als jeder missionarische Überzeugungseifer", so Grünwald.

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