Informations-Management in der Praxis

Robert Rosenauer

Mag. Wolfgang Ogrisek ist gemeinsam mit Mag. Vinzenz Janik Geschäftsführer der Firma Marschallinger Anlagen- und Gebäudetechnik GmbH. Der Geschäftsbereich umfasst Heizung-, Sanitär-, Lüftung- und Klimatechnik im klassischen Objektbau für Industrie und Gewerbekunden.

Was hat Sie dazu bewogen, eine Informations-Management-Lösung wie Consolidate einzusetzen?

Anstoß war insbesonders die sich wiederholende und jedes Mal sehr zeitaufwändige Suche nach Kundeninformationen wie Adressen, Telefonnummern und die Aktualisierung dieser Daten in Hinblick auf jeglichen Schriftverkehr und E-Mails. Dabei war das Ziel die tagesaktuelle und einheitliche Adressverwaltung, ohne Daten mehrfach warten oder verwalten zu müssen und die systematische Ablage jeglicher Informationen zu diesen Kontakten.

Welche Bereiche deckt die nun implementierte Lösung in Ihrem Unternehmen ab?

Wir haben folgendes mit Consolidate realisiert:

• Adressverwaltung integriert in die bestehende kaufmännische Lösung (PROFI.open, Finanzbuchhaltung);
• Automatisierung der schriftlichen Kommunikation (Briefe, E-Mails, Faxe)
• Ablage sämtlicher Dokumente, auch projektbezogen (ausgenommen CAD-Pläne)
• Unternehmensweite E-Mail und Kalenderverwaltung (persönliche und Gruppenkalender)
• Integrierte Faxfunktion für alle Büromitarbeiter
• Interne Kommunikation
• Unternehmensweiter Informationspool

Welchen Nutzen und welche Vorteile haben Sie durch Consolidate?

Der erste Effekt waren dramatisch reduzierte Suchzeiten nach Adressen, Telefonnummern, E-Mails und jegliche Art von Dokumenten. Durch die Zugriffsmöglichkeit für alle Mitarbeiter auf sämtliche Daten ist z.B. die Terminkoordination untereinander sehr leicht geworden. Die Handhabe von vertraulichen Daten ist aber ebenso gut durch mehrere Möglichkeiten von Berechtigungssteuerungen abgedeckt.

Weiters ist unser Auftreten nach Außen (gegenüber unseren Kunden und Geschäftspartnern) durch die einfachst zu nutzenden Schriftverkehrsvorlagen endlich wirklich einheitlich. Durch die leichte Bedienung stehen die Daten übersichtlich und schnell zur Verfügung, selbst bei riesigen Datenmengen. Darüber hinaus ist die Bearbeitung und Bereitstellung der Informationen auch dezentral - mobil am Laptop bzw. PDA - möglich.

Ganz besonders wertvoll ist die Anbindung an unsere kaufmännische Anwendung PROFI.open, wodurch auch alle dort erstellten Belege (Angebote, Rechnungen, Bestellungen) in unserem Infosystem auf Knopfdruck verfügbar sind: Information total! Und dies ist mit geringem Overhead verwaltbar und dabei auch extrem skalierbar.

Welche Auswirkungen ergeben sich daraus auf Ihre Mitarbeiter, die interne Organisation und Ihr Unternehmen insgesamt?

Das ist einfach zusammengefasst: zunächst hat sich durch Consolidate eine wesentliche Effizienzsteigerung bei allen Informationsablage, -such und -beschaffungsvorgängen ergeben. Im Büro haben wir uns tatsächlich eine halbe Kraft gespart. Weiters konnte ich eine Entspannung der internen Kommunikation feststellen, weil nichts mehr "vergessen" wird, die Informationen neutraler, ohne Emotionen beziehungsweise Bewertungen, weitergegeben werden und wir uns dabei weniger gegenseitig in der Arbeit stören oder unterbrechen. Auf der anderen Seite ist dadurch mehr Freiraum für inhaltliche Kommunikation über Kundensituationen und Projekte entstanden, die Steuerung der eigenen Arbeitszeit ist auch wesentlich erleichtert worden.

Und wie haben Ihre Mitarbeiter die Umstellung auf Consolidate aufgenommen?

Das war ganz erfreulich: nach den vorbereitenden Datenübernahme- und Ergänzungstätigkeiten konnten die Grundfunktionen innerhalb von vier Wochen ohne Protest der Mitarbeiter und mit hoher Akzeptanz in Betrieb genommen werden. Das überraschende dabei war, dass unsere früheren "EDV-Muffel" die Ersten waren, die Consolidate umfassend nutzten. Der Grund dafür ist darin zu suchen, dass sie nun endlich alle Informationen unter einer einheitlichen, leicht verständlichen Oberfläche zur Verfügung haben. Dies war selbst bei generellen Erstanwendern zu beobachten.

Wie war die Umstellung generell?

Der Umstellungsaufwand bestand bei uns aus der Systeminstallation, einer sehr kurzen Schulungsphase, der automatischen Datenübernahme und einer manuellen Stammdatenbereinigung. Diese Phasen wurden durch einen Praktikanten im Haus insgesamt ca. zwei Monate (vor und nach der Umstellung) begleitet. Unser Systempartner DGR stand auch engagiert mit Rat und Tat zur Seite.

Zusammenfassend: Was ist Ihre generelle Aussage zu Consolidate?

"Consolidate" hat viele Engpässe in unserem Unternehmen entschärft. Insgesamt ist es eine optimale, wenn nicht sogar notwendige Ergänzung zu unserem PROFI.open, das generell sehr zu empfehlen ist. Wir bereuen unsere Entscheidung keine Sekunde!

Das Interview wurde von DI Robert Rosenauer, Firma DGR, durchgeführt.

http://www.consolidate.at