Unterschätzt: Gefahren durch fehlende E-Mail-Archivierung

Die Gefahren, denen sich Unternehmen aussetzen, weil sie über keine funktionierende E-Mail-Archivierung verfügen, sind vielfältig. Das beginnt bei den Problemen des Datenschutzes, weil Mitarbeiter ihre privaten und geschäftlichen E-Mails nicht trennen, setzt sich fort bei Schwierigkeiten in der Umsetzung von internen Unternehmensregelungen und reicht unter anderem bis zu den Anforderungen der österreichischen Bundesabgabenordnung, welche die Führung von Büchern und Aufzeichnungen in digitaler Form erlaubt. Voraussetzung dafür ist die inhaltsgleiche, vollständige und geordnete Wiedergabe der Daten bis zum Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist. Dazu kommen die Anforderungen des Datenschutzgesetzes. Dieses verlangt unter anderem Datensicherheitsmaßnahmen in Unternehmen.

Grund genug für Comprendium, Anbieter von Lösungen für Enterprise Document Management & Multilingual Content Integration, neben diesem Produktspektrum speziell auch Lösungen für die E-Mail-Archivierung anzubieten. Ein Angebot, dass gerade in Österreich auf immer größeres Interesse stößt. Zumal auch rein wirtschaftliche Argumente für die Einführung einer E-Mail-Archivierung sprechen.

Anwendungsbeispiele

Seit Ende 2003 setzt beispielsweise die Caritas der Erzdiözese Wien auf die InfoStore DominoSolutions für die Archivierung der E-Mails. Der Grund dafür war nicht zuletzt das zunehmende Aufkommen von E-Mails mit Attachments, das zu Problemen führte.

"Für uns ist Lotus Notes eine der zentralen Anwendungen, über die wir zahlreiche geschäftskritische Prozesse abbilden", beschreibt Sepp Himmelbauer, EDV-Leiter bei der Caritas, die Problemstellung. Dementsprechend viele Daten werden über Notes verwaltet, nicht nur in den E-Mail-Datenbanken. "Gerade die E-Mails haben uns aber echte Probleme gemacht, denn die Datenbanken wurden so groß, dass die Sicherungsläufe nicht mehr nachts durchgeführt werden konnten, weil sie einfach zu lange dauerten."

Mit der Einführung der InfoStore DominoSolutions konnte dieses Problem gelöst werden. "Die Belastung der Server sank drastisch, der Umfang der Datenbanken konnte teilweise um mehr als 75 Prozent reduziert werden. Ein Faktor, der bei knapp 1.000 E-Mail-Usern deutlich spürbar ist", so Sepp Himmelbaur zu seinen Erfahrungen.

Aber auch unter Microsoft Outlook ist die Archivierung von E-Mails ein wichtiges Thema. Zu den jüngsten Comprendium-Anwendern gehört hier die öwg-wohnbau in Graz. "Für uns war es wichtig, dass nicht nur die normalen Dokumente sondern auch die E-Mails elektronisch archiviert werden. Denn nur so lassen sich die Projekte vollständig elektronisch dokumentieren, und nur so stehen im Ernstfall alle Informationen auch schnell wieder am Bildschirm zur Verfügung", so Gerald Waupotitsch, Leiter Organisation/EDV bei der öwg, zu den Gründen für die Einführung einer E-Mail-Archivierung.

Transparent, übersichtlich und schnell eingeführt

Mit den InfoStore Domino Solutions sorgt Comprendium für die transparente und revisionssichere Archivierung von Dokumenten aus Mail- wie auch aus Applikationsdatenbanken. Dabei können sowohl einzelne Dokumente als auch Dateianhänge aufgrund vordefinierter Regeln archiviert werden. Bei Serienmails werden dabei die jeweiligen Mails und die Dateianhänge nur noch einmal abgelegt, egal, wie viele Empfänger die Mail im Unternehmen hat.

Der nötige Speicherplatz kann so um bis zu 90 Prozent reduziert werden. Unerwünschte Attachments, wie beispielsweise .wav-, .mp3- oder .exe-Dateien, werden automatisch erkannt und entfernt, beziehungsweise in separaten Stores gespeichert. Für den Benutzer ändert sich mit den InfoStore Domino Solutions wenig: er greift weiterhin aus seiner Notes-Umgebung auf die archivierten Dokumente zu, die Dateianhänge werden nach der Wiederherstellung im Originalformat angezeigt.

Zusätzlich kann eine Volltextsuche auf bereits archivierte Mails vorgenommen werden - eine grundlegende Funktionalität, die oftmals bei der herkömmlichen Archivierung von Mailbeständen verloren geht. Die InfoStore Domino Solutions setzen dabei auf den vorhandenen Berechtigungsstrukturen auf, die bei Bedarf für die Archivierung auch erweitert oder komplett neu gestaltet werden können.

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