Ein laufender Prozess mit ganzheitlichem Ansatz

Gregor Kucera

Nach zwei Dürrejahren ist für 2004 wieder mit einer gesteigerten Investitionsbereitschaft im IT-Bereich zu rechnen. Analysten orten bei der Anwendungsintegration einen starken Trend in Richtung Business Process Management (BPM). Dieser Entwicklung tragen namhafte Firmen wie etwa SAP, IBM, IDS Scheer AG, Icodex oder die Software AG Rechnung und bieten Unternehmen maßgeschneiderte Lösungen für die optimale Beherrschung von Geschäftsprozessen an.

Im Gegensatz zu der klassischen statische IT-Umgebung, bei der die Verwaltung ein zentraler Bestandteil der tendenziell monolitisch aufgebaute Applikations- beziehungsweise Integrationsserver ist, besitzt BPM eine andere Architektur. Ein BPM-System besteht aus einer Ausführungseinheit, einer Verwaltungseinheit sowie einer Reihe mächtiger Schnittstellen, zu denen auch Benutzeroberflächen gehören. Im Hintergrund sammelt eine Datenbank die Informationen über das BPM-System selbst. "BPM ist ein probates Mittel in Zeiten dynamischer Märkte und steigenden Kostendrucks, das einem Unternehmen die Möglichkeit gibt, Kosten zu senken, die Qualität der Leistungen gegenüber dem Kunden zu verbessern und die Zusammenarbeit mit Partner am Markt zu optimieren. Bei BPM geht es vor allem darum zu wissen, wie das Geschäftsmodell das Unternehmen vorantreibt. BPM gibt die Antwort darauf, was funktioniert und was nicht", so Andreas Dax von IBM Österreich.

Ganzheitlicher Ansatz

BPM ist ein laufender Prozess, der ein Unternehmen auf dem gesamten Unternehmensweg begleitet. Ganzheitlich verbirgt sich dahinter die Zusammenführung verschiedener geschäftskritischer Komponenten, wie Geschäftsprozesse auf der einen und IT auf der anderen. Der Kern von BPM liegt in der Definition und Umsetzung von Geschäftsprozessen unabhängig von Applikation und Infrastruktur. Daher ist eine gewissenhafte Planung mit Spezialisten ein wesentlicher Garant für eine erfolgreiche Implementation. IBM bietet mit seinem Software Produkt "WebSphere Business Integration" eine Lösung für alle Bereiche, die ein Unternehmen in der Implementierung von BMP benötigt, an: Von Workflow Tools zur effizienten Prozessgestaltung bis hin zu fertigen Modulen zur Anbindung verschiedenster Back-End Systeme, Kundenportale oder Partnersystemen. Aus Sicht der Software AG bietet BPM enorme Möglichkeiten: so können Informationen aus den Enterprise Applications, unabhängig von Hersteller, Ort und Besitzer gesammelt und ausgewertet werden. Unternehmen können schneller auf Änderungen reagieren und die Geschäftsabläufe optimieren, indem sich Muster und verbesserungsfähige Bereiche herausheben lassen.

Nicht unerheblich ist auch die Fähigkeit der BPM-Systeme messbare Schlüsselindikatoren zu erstellen, um die Geschäftsergebnisse verbessern. So können Unternehmen ihre Produkte schneller auf den Markt bringen und dabei auch Kosten sparen. SAP sieht BPM als "eine Riesenchance, die eigenen Abläufe im Unternehmen mittels der Prozessbetrachtungsweise anzugreifen und um sie effektiv zu gestalten".

Die perfekte Ausbildung

"BPM ist keine Neuentwicklung, bereits zu Beginn der 30er Jahre hat sich Nordsieck mit der Notwendigkeit einer an Prozessen ausgerichteten Unternehmensgestaltung hingewiesen. Durch Hammer und Champy / Business Reengineering wurde Ende der 80er Jahre ein Boom in dieser Richtung eingeleitet, der in den 90er von zahlreichen Unternehmen und Konzernen aufgegriffen wurde. Das Thema hat durch Modelle Collaboration, Supply Chain Management (SCM) und Costumer Relationship Management (CRM) im Sinne der geschäftsprozessübergreifenden Integration gerade für Klein- und mittelständische Unternehmen für die nächsten Jahre (prognostiziert 8-10 Jahre) damit eine extrem hohe Bedeutung", so Wolfgang Mathera, Leiter der SAP Business School.

Da ein komplexer Prozess wie BPM auch eine entsprechende Aus- und Weiterbildung der Mitarbeiter erfordert, bietet die SAP Business School Vienna in Klosterneuburg ein umfangreiches Seminarprogramm für junge Talente und berufstätige Manager an. Die SAP Business School hat besonders für den ersten Schritt der Prozessanalyse eigene Methoden und Verfahren entwickelt, die bei diesen Unternehmen sehr gut angenommen werden - etwa das Diagonalmatrixverfahren. Eigens konzipierte Business Process Management Lehrgänge für Erste Bank, Xerox Austria und Wien Strom werden - nach dem Erfolg im Vorjahr - auch 2004 wieder angeboten. Neu dazugekommen sind die Akademien für den öffentlichen Bereich (Business Process Manager Public) und für den Gesundheitsbereich (Business Process Manager Healthcare).

Der Nutzen für Unternehmen

"BPM Systeme ermöglichen einem Unternehmen unter anderem Geschäftsprozesse zu erstellen, zu modellieren und visualisieren, analysieren, auszuführen und zu lenken, zu optimieren, zu integrieren, zu monitoren, kurz: "zu leben". Daher nicht wie zum Beispiel in Aris oder Adonis wo Prozesse statisch, rein visuell präsent sind, können hier die Arbeitsprozesse auch wirklich abgearbeitet und tatsächlich in der Praxis auch gesteuert werden. Ergebnis ist die Steigerung der Effektivität eines Unternehmens durch Transparenz und Flexibilität in der Aufbau-, Ablauf- und Prozess-Organisation sowie durch die Sicherstellung der konsequenten Umsetzung festgelegter Regeln und Richtlinien der Organisation. Dies trifft nicht nur auf unternehmensinterne, sondern auch für alle anderen Varianten einer möglichen Geschäftsbeziehung zu. Medienbrüche zwischen den verschiedensten Systemlandschaften werden gelöst und zu einem gemeinsamen Prozess vereint", so Clemens Buchmayer von Icodex.

Icodex bietet in diesem Bereich die Lösung "INTEGRATE!Comm&Work" an. Diese wird auf bestehende IT- und Kommunikationssysteme aufgesetzt. Die Geschäftsprozesse werden selbstständig, ohne Programmierungsaufwand via Web-Browser definiert und über ein Webportal (benötigt wird nur ein Internet Explorer) abgewickelt und gesteuert. Für Andreas Dax macht BPM ein Unternehmen nicht nur flexibler, sondern auch reaktionsschneller. "Das hat nichts mit schlechten vorhandenen Geschäftsprozessen zu tun, sondern damit, dass der heutige Markt eine rasche und dynamische Anpassung erfordert. Mit Hilfe neuer beziehungsweise verbesserter Prozesse kann sich ein Mittelstandsunternehmen im Handumdrehen geänderten Umständen anpassen und kontinuierlich den qualitativ hochwertigen Service bereitstellen, den die Kunden, Geschäftspartner und Mitarbeiter erwarten. Die gewonnenen Erkenntnisse ermöglichen optimierte Geschäftsabläufe und führen damit zu einer gesteigerten Kapitalrendite (Return on Investment ROI). BPM Software ermöglicht somit die Definition, Verwaltung und Kontrolle jeder Funktion zugeschnitten auf die Arbeitsweise der Mitarbeiter. Die eigentliche Revolution von BPM steckt damit in der Optimierung der Prozessabläufe eines Unternehmens".

Es gibt keine Alternative

"Zu dem Thema BPM gibt es keine Alternative. Die Geschäftsprozesse der Unternehmen sind zukünftig einem ständigen Wandel unterzogen. Um diesen Wandel effizient managen zu können, braucht es eine entsprechende BPM Lösung. Wer glaubt, auch ohne BPM Lösung auszukommen, irrt sich gewaltig. Viele Unternehmen beschäftigen sich mit BPM relevanten Themen wie beispielsweise SAP Einführung, SOA oder KM, ohne zu Wissen, dass es sich hierbei um BPM handelt. Das ist fatal. Mit etwas Ironie kann man folgenden Vergleich anstellen. BPM ist für die Unternehmen das, was Essen und Trinken für den Menschen darstellt. Man braucht es täglich zum Überleben", so Wolfram Jost, Produktvorstand IDS Scheer AG. Nicht nur einen Nutzen, sondern eine Pflicht zu BPM-Lösungen sieht man bei IDS Scheer. "Das es einerseits kein Unternehmen gibt, das ohne Geschäftsprozesse auskommt und andererseits die Effizienz und Effektivität der Geschäftsprozesse die Wettbewerbsfähigkeit und damit auch die Wirtschaftlichkeit des Unternehmens bestimmt, ist der Einsatz von BPM Lösungen eine Pflicht. Wichtig ist, dass man das Thema BPM nicht nur technologisch, sondern auch organisatorisch angeht. Auch bei dem Thema BPM selbst handelt es sich um einen Prozess: den Prozess des Prozessmanagements. Wenn dieser Prozess nicht organisiert ist, das heißt, klare Verantwortlichkeiten definiert sind, dann kann das Thema nicht erfolgreich werden. Dann bleibt es, wie in vielen Unternehmen zu sehen, auf Projektebene stecken. Und die wenigsten Unternehmen haben das kapiert".

Die IDS Scheer AG bietet eine ganzheitliche BPM-Lösung. Diese besteht aus der Consulting Methode ARIS Value Engineering das ein Vorgehensmodell, das die Phasen Process Strategie, Process Design, Process Implementation und Process Controlling umfasst, beinhaltet und der Softwarefamilie ARIS. Auf detaillierter Ebene besteht das Modell aus 32 Einzelaktivitäten, wobei zu jeder dieser Einzelaktivitäten die einzusetzenden Methoden und die erforderlichen Ergebnisse beschrieben sind. Für den Einsatz einer Business Process Management-Lösung ist auch die Größe eines Unternehmens nicht entscheidend. Wie Andreas Dax betont, ist BPM für jedes Unternehmen sinnvoll, dass die Notwenigkeit besitzt, rasch auf sich ändernde Marktverhältnis zu reagieren - dazu zählen sowohl Großunternehmen wie auch Unternehmen aus dem Mittelstandbereich. "Grundvoraussetzung dabei ist allerdings der Einsatz skalierbarer Lösungen, die auf Basis eines durchdachten Lizenzmodells auch finanziell für Kleinstunternehmen noch interessant sind".

Rosige Zukunft

Auch die Analysten von Gartner prognostizieren für Business Process Management (BPM) eine rosige Zukunft.

Da es sich gezeigt hat, dass Unternehmen durch den Einsatz von BPM-Lösungen Kosten einsparen können, werden diese Lösungen im Jahr 2004 mit besseren und schnelleren Prozessen auch das Interesse der Applikations-Entwickler wecken.

Die früheren Prognosen zu BPM versprachen Kosteneinsparungen, und viele Unternehmen haben entsprechende Lösungen als ihren Vorteil in den vergangenen schlechteren Wirtschaftsjahren genutzt, so die Analysten. Laut Gartner belegen Untersuchungen, dass der Einsatz von BPM-Lösungen Fehlerquellen und geringwertige Prozesse mindert.

Aufgrund des anhaltenden Drucks Kosten zu reduzieren und der Nachfrage am Markt nach besseren Wirtschaftsprozessen, erwartet man bei Gartner, dass die Manager den Wechsel hin zu neuen, differenzierten Unternehmensaktivitäten, die die Firmen für den nächsten Wirtschaftsaufschwung rüsten, weiter vorantreiben werden. Auch in Zukunft versprechen BPM-Lösungen solide Kosteneinsparungen, allerdings müssen, um auch weiterhin Erfolge erzielen zu können, mehrere Brennpunkte berücksichtigt werden. Agile Prozesse stellen die zukünftige Marschrichtung von BMP-Lösungen dar, so Gartner.