Die Personalverwaltung des Bundes wird schneller und effizienter

Christian Henner-Fehr

Der Startschuss für pm-sap fiel am 31. Jänner 2001 mit dem Beschluss des Ministerrats, die seit 1972 bestehenden IT-Verfahren Bundesbesoldung (BS) und Personalinformationssystem (PIS) abzulösen. Für die Anpassung dieser Systeme an die ständig neuen Anforderungen wäre mittelfristig enormer Aufwand erforderlich gewesen. Daher sollten sie durch ein modernes, effizientes IT-Verfahren ersetzt werden. Mit SAP wird ein integriertes, einheitliches IT-System mit einheitlicher Bedienerführung und durchgängiger IT-Unterstützung der Anwender zur Verfügung stehen. Vorhandene Speziallösungen werden schrittweise abgelöst beziehungsweise über standardisierte SAP-Schnittstellen angebunden.

Der Echtbetrieb startet im Dezember 2004, wenn die Lohn-, Gehalts- und Pensionsabrechnung für die rund 190.000 Bediensteten und 90.000 Pensionisten des Bundes erstmals mit SAP über die Bühne gehen wird. Die Standardsoftware unterstützt aber auch die Führungskräfte der österreichischen Bundesverwaltung, indem sie ihnen die benötigten Daten auf Knopfdruck zur Verfügung stellt. Außerdem liefere sie im Vergleich zu den abgelösten IT-Systemen qualitativ hochwertigere Personalkennzahlen, erläutert Emmerich Bachmayer, Leiter der Personalsektion im Bundeskanzleramt die Vorteile. Das ermögliche eine verbesserte Personalplanung und -entwicklung und ermögliche allen Dienststellen, mit der gleichen Software zu arbeiten. "Alleine im Wiener Raum haben wir 210 verschiedene Dienststellen", so Bachmayer.

Bisher stand bei der Entwicklung von IT-Verfahren im öffentlichen Bereich die Individualprogrammierung im Vordergrund. Mit SAP komme nun eine Standardsoftware zum Einsatz, die sich durch Parametrisieren an die individuellen Gegebenheiten anpassen lasse, so Arthur Winter, als Leiter der IT-Sektion im Bundesministerium für Finanzen einer der Hauptträger des Projektes. "Ein herausragendes Merkmal der Standardsoftware ist der hohe Integrationsgrad, der bewirkt, dass Daten, welche in einem Modul erfasst beziehungsweise generiert wurden, auch in den übrigen Modulen ohne Zusatzprogramme direkt verwendet werden können", erklärt Winter.

Ein Geschäftsprozess betrifft heute nahezu immer mehrere organisatorische Einheiten. Mit moderner Informationstechnik können diese Abläufe prozessorientiert unterstützt werden. pm-sap erlaubt parallele Tätigkeiten und den Zugriff von mehreren Stellen, wodurch eine deutliche Straffung des Ablaufes erreicht wird. Dabei wurden die vorhandenen Prozesse nicht einfach 1:1 abgebildet, sondern einer kritischen Prüfung unterzogen und zum Teil beträchtlich gestrafft, bevor sie in eine neue Struktur übergeleitet wurden, verweist Winter auf das zusätzliche Einsparungspotenzial. "Das führt dazu, dass die Abläufe nicht mehr linear, sondern simultan erfolgen können", so der Sektionsleiter.

Mit pm-sap ist es erstmals in der Personalverwaltung des Bundes möglich, alle Geschäftsprozesse, die im Rahmen der Personaladministration und Personalabrechnung in der Bundesverwaltung stattfinden, mit einem einzigen IT-System vernetzt und übergreifend, flexibel, rasch und leicht zu bearbeiten. Im Detail bedeutet das: kürzere Prozesse, elektronische Aktenverfolgung und Qualitätssicherung. Zusätzlich wird ein Managementinformationssystem implementiert, das die Planung und Steuerung von Personal und Personalkosten erleichtert.

Funktionen wie zum Beispiel Lohn- und Gehaltsabrechnung, Bewerbermanagement, Personalentwicklung, Weiterbildungsplanung, Stellenverwaltung sowie Mitarbeiterinformationen werden dabei rollen-, funktions- und personenspezifisch zur Verfügung gestellt. Ziel ist es, durch die Verbesserung des Informationsflusses und des Wissensaustausches die Produktivität zu steigern. Darüber hinaus lassen sich Arbeitsabläufe automatisieren, sodass die Kapazitäten verstärkt für wertschöpfende Tätigkeiten eingesetzt werden können.

pm-sap ist damit ein weiterer Schritt in Richtung eAustria. Die reibungslose Abwicklung der Personalverwaltung des Bundes durch SAP macht weitere Kapazitäten frei, die dann auch für die Kommunikation mit den Bürgern zur Verfügung stehen.