Ein Schritt zurück

Fritz Schüller

Es wird wahrscheinlich noch lange dauern, bis auf Papierdokumente weitgehend verzichtet werden kann. Papier hat viele Vorteile, wie z.B. bequeme Lesbarkeit, die Möglichkeit der optisch attraktiven Gestaltung, ein unmittelbares Empfinden des Betrachters für Echtheit oder Verfälschung, Temperaturunempfindlichkeit und ähnliches mehr. Aber mit den üblichen Computerarbeitsplätzen lässt sich ein Papierdokument nicht unmittelbar verarbeiten. Der Schritt zurück, also vom Papier auf ein elektronisches Format umzusetzen, erfreut sich daher steigender Beliebtheit. Dementsprechend gibt es einen stetigen Zuwachs bei Dokumentenscannern, jenen Geräten, die die Funktion von Druckern sozusagen umkehren.

Der erste Schritt zurück zum elektronischen Dokument

Dokumentenscanner sind Geräte der Dienstleistungs- bzw. Büroautomation, äußerlich etwa vergleichbar mit Kopiergeräten oder Druckern. Sie verfügen über einen automatischen Einzug für Papierdokumente, die gescannt und als elektronische Dateien ausgeben werden. Die Hersteller, vorwiegend aus Japan und den USA, bieten eine Vielfalt derartiger Geräte, in einem Preisbereich von wenigen tausend Euro bis zu 100.000 Euro und mehr an. Die einhellige Meinung der Marktteilnehmer ist, dass der Markt für Dokumentenscanner in den nächsten Jahren weiter stark wachsen wird.

Der primäre Zweck des Scannens ist es, Dokumente mit geringem Aufwand an beliebigen Computerarbeitsplätzen eines Unternehmens oder einer Unternehmensgruppe elektronisch verfügbar zu machen. Diese Liste der möglichen Dokumente reicht von der Visitenkarte bis zur Zeichnung im A3-Format. Vor allem werden aber Lieferscheine, Rechnungen, Bankbelege, Polizzen, Auftragsschreiben und ähnliche Dokumente im Formatbereich A5 bis A4 verarbeitet und digital aufbewahrt.

Eine weitere Anwendung, die zunehmend als Motiv für die Verwendung bzw. Anschaffung eines Dokumentenscanners genannt wird, ist die Möglichkeit, die gesetzlich vorgeschriebene Aufbewahrungspflicht von 7 Jahren (gemäß Aufbewahrungsfristengesetz, Handelsgesetz, Aktiengesetz, GmbH-Gesetz) für Handelsdokumente kostengünstig zu erfüllen. In Kombination mit einer sicheren Speicherung ist dieses Verfahren der Mikroverfilmung gleichwertig und von den Behörden anerkannt.

In dem oben angegebenen Preisbereich gibt es an die hundert verschiedene Produkte von etwa zehn namhaften Herstellern. Trotz der langen Produktlebenszyklen (bis zu 5 Jahre) ändert und erweitert sich die Produktpalette laufend.

Nicht zu verwechseln sind Dokumentenscanner mit Flachbettscannern für händisches Papiereinlegen. Flachbettscanner sind ein preisgünstiges Zubehör für PC-Arbeitsplätze und werden vielfach im Privatbereich, z.B. für das Einscannen von Fotos verwendet. Außerdem gibt es Scanner in Kombinationsgeräten mit Drucker, Kopierer, Faxgerät. Bei den vorgenannten Geräten sind andere Hersteller führend als bei Dokumentenscannern. Letztere sind immer Durchzugsscanner mit automatischem Stapeleinzug. Allerdings gibt es auch Modelle, die sich zusätzlich als Flachbettscanner verwenden lassen. Broschüren und Bücher lassen sich klarerweise mit reinen Durchzugsscannern nicht bearbeiten.

Bei der Auswahl von Dokumentenscannern ist es gar nicht leicht, die technischen Eigenschaften der vielen Produkte gegenüberzustellen und zu bewerten. Der vorliegende Artikel soll dem Leser dabei eine Hilfestellung geben. Die Liste der wichtigsten Hersteller samt Internetlinks findet sich im Informationsblock.

Es gibt mehrere Eigenschaften, die als Unterscheidungskriterien dienen können. Dies sind vor allem

• Scangeschwindigkeit in Blatt pro Minute
• Gesamtleistungsfähigkeit, z.B. in Blatt pro Tag
• Beidseitiges Scannen
• Graustufen oder Farbe
• Verarbeitbares Format (A4 oder A3)
• Auflösung in dpi (dots per inch)
• Einzugstechnik

Darüber hinaus unterscheiden sich die Produkte noch in vielen weiteren Details, die den technischen Datenblättern der Hersteller entnommen werden können.

Die Scangeschwindigkeit wird in Blatt pro Minute (pages per minute = ppm) angegeben. Dieser Wert wird meistens bei einer optischen Auflösung von 200 dpi verglichen. Die Grenzen der Scangeschwindigkeit gängiger Geräte liegen zwischen 20 ppm und über 150 ppm. Beim Vergleich der Geschwindigkeit ist zu beachten, dass echte Duplexscanner beide Papierseiten gleichzeitig, bei einem Papierdurchzug, scannen. Dementsprechend können solche Scanner doppelt so viele Bilder wie Blätter in der gleichen Zeit einlesen. Alle Duplexscanner lassen sich auch in der Betriebsart Simplex verwenden, in der dann nur eine Seite jedes Blattes verarbeitet wird.

Obwohl sie in den meisten Fällen nicht wirklich gebraucht wird, ist die Colorfähigkeit heute bei fast allen Produkten gegeben. Bei der automatischen Nachbearbeitung wird die Farbe meistens ohnedies entfernt. Man darf nicht übersehen, dass die eingescannten Dokumente auch entsprechenden Speicherbedarf haben, ein Vielfaches davon jedoch bei Farbdokumenten. Ebenfalls sehr speicherintensiv ist das Nützen der höchsten derzeit angebotenen Auflösung von 600 x 600 dpi.

Scanner aller Klassen

Wesentlich wichtiger als die Einzugsgeschwindigkeit - und auch preisbestimmender - ist die Gesamtleistungsfähigkeit. Hier werden üblicherweise drei Klassen unterschieden:

• Arbeitsplatzscanner, für das gelegentliche Einscannen eines kleineren Stoßes von Dokumenten
• Abteilungsscanner, für die häufigere Verwendung durch eine ganze Abteilung oder ein Sekretariat
• Produktionsscanner für Großbetriebe mit eigener Dokumenten- oder Archivabteilung oder für Dienstleister, die als Outsourcingpartner Dokumente zum Scannen oder auch zum anschließenden Speichern an einem sicheren Ort übernehmen

Das Gewicht ergibt einen gewissen Anhaltspunkt, welcher Klasse ein Dokumentenscanner zuzuordnen ist. Robuste Mechanik und aufwendige Einzugstechnik, wie z.B. verschleißfeste Walzen und ultraschallunterstützte Blattvereinzelung, haben nicht nur ihren Preis, sondern schlagen sich auch im Gewicht nieder. Der von Dokumentenscannern abgedeckte Gewichtsbereich von 2 kg bis über 200 kg sagt alles über die Vielfalt dieser Geräte.

Der folgende Vergleich zeigt deutlich, wie sich die Ansprüche an die einzelnen Geräteklassen unterscheiden: Für ein Gerät der Arbeitsplatzklasse wird beispielsweise eine Gesamtleistung von 360.000 Scans während der Lebensdauer angegeben. Ein typisches Gerät der Produktionsklasse erfordert einen Wechsel der Transportrollen nach jeweils 600.000 Scans.

Welcher Scanner für welche Anwendung?

Eine Bedarfsanalyse würde etwa so vor sich gehen:

Welches ist das maximale Format, das gescannt werden muss und genügt es, die Vorderseite zu erfassen? Daraus ergibt sich entweder die Forderung nach einem A3- oder einem A4-Scanner sowie nach einseitigem oder beidseitigem Scannen. In vielen Fällen wird ein A4-Scanner ausreichen. Unter der Auswahl an A4 Scannern wäre dann als nächstes zu überprüfen, ob das minimale benötigte Format gut eingezogen wird. Es gibt Scanner, die zwar problemlos A5 verarbeiten können, aber bei Visitenkarten versagen.

Der nächste Auswahlschritt würde die erforderliche Tageskapazität beleuchten. Es wäre falsch und teuer, hier über- oder unterzudimensionieren. Ein zu schwacher Scanner wird nicht nur das bedienende Personal frustrieren und oftmalige Papierstaus verursachen, sondern er wird seine Überlastung auch durch häufig erforderliche Serviceeinsätze melden. Hingegen wird ein gut dimensionierter Scanner auch wirtschaftlich betrieben werden können.

Aus dem oben beschriebenen Auswahlverfahren ergibt sich die erforderliche Geräteklasse. Alle weiteren technischen Daten lassen sich schwer nach den Datenblattangaben bewerten. Für die tatsächliche Eignung spielen eine große Anzahl von weiteren Parametern eine Rolle. Dazu gehören vor allem die Qualität des zu verarbeitenden Papiers, des Drucks, der Graustufen oder Farben der Vorlagen. An dieser Stelle der Auswahl angekommen, ist es wohl am besten, mit einem Stapel von typischen Musterdokumenten einen geeigneten Büromaschinenhändler oder Distributor aufzusuchen und mehrere Geräte auszuprobieren. Es bieten sich spezialisierte Firmen an, die die Geräte mehrerer Hersteller in ihrem Schauraum funktionsbereit aufgestellt haben.

Weitere Schritte zum Ziel

Wie schon in der Einleitung erwähnt, ist mit dem Dokumentenscanner nur ein kleiner Schritt zurück zum elektronischen Dokument beschritten. In manchen Fällen wird es vielleicht ausreichen, die Dokumente in einem geeigneten Bild- oder Grafikformat abgespeichert zu haben. Aber ebenso häufig wird man wohl den ganzen Weg zurück beschreiten wollen, nämlich bis zum EDV-mäßig weiter verarbeitbaren Zustand. Neben einfacher OCR-Software eignen sich dafür komplexe Erfassungs- und Dokumentenverwaltungssysteme. Diese sind ein komplementäres Produkt zu Dokumentenscannern.

Während sich die Scanner in vielen Details voneinander unterscheiden, ist ihre Anwendung mehr oder weniger gleich, unabhängig um welche Marke es sich handelt. Ein Dokumentenverwaltungssystem muss hingegen an eine Vielzahl verschiedener Anforderungen angepasst werden können. Dies betrifft insbesondere die Art der zu archivierenden Dokumente und wie sie weiter genützt werden sollen. Oft müssen die durch einen Scanvorgang erfassten Dokumente mit anderen, bereits elektronisch vorliegenden Dokumenten gemeinsam verwaltet werden. Die Einbindung in ein ERP-System (Enterprise Ressource Planning System) stellt dabei die wahrscheinlich schwierigste Aufgabe dar. Vielfach werden Dokumentenscanner daher auch von Systemhäusern beschafft und im Rahmen eines Gesamtprojektes an den Endkunden ausgeliefert.

Die Brücke vom Scanner zum Erfassungssystem

Dokumentenscanner und Erfassungssystem bzw. Dokumentenverwaltungssystem müssen natürlich miteinander verbunden werden. Dazu dienen Softwareschnittstellen, wobei sich zwei Standards durchgesetzt haben. Beide stammen aus den frühen Neunzigerjahren.

TWAIN ist für einfachere Anwendung gedacht und beschränkt sich auf die Bilderfassung. Hingegen erlaubt ISIS (Image and Scanner Interface Specification) weitergehendes Zusammenwirken von Scanner und Applikationssoftware. Beide Softwareschnittstellen sind heute Standardausrüstung aller Dokumentenscanner. ISIS ist ein modulares Software System, bei dem jedes Modul eine spezielle Funktion in der Bilderfassung erledigt. Jedes ISIS Modul kommuniziert mit anderen ISIS Modulen über eine Reihe von sogenannten "Tags". Das sind Speicherbereiche, in die jedes Modul gewisse Parameter schreiben und aus denen er Statusinformationen auslesen kann. Darüber hinaus werden herstellerspezifische Gerätetreiber und Erfassungssoftware angeboten.

So diffizil die richtige Kriterienauswahl für Dokumentenscanner sein mag, eines erleichtert die Suche erheblich, es gibt nämlich nur wenige Hersteller (Auszug siehe Infokasten), die für die Auswahl in Frage kommen. Ein einfacher Preisvergleich genügt natürlich nicht, um zu einer optimalen Beschaffung zu kommen. Es sind zusätzlich noch Aspekte wie Reparaturservice, Gewährleistungsbehandlung, Ersatzteilverfügbarkeit usw. zu berücksichtigen. Der vorsichtige Einkäufer wird sich daher seinen Lieferanten auch danach aussuchen, inwieweit diese wichtigen Kriterien erfüllt sind.

Dokumentenscanner sind ein wichtiger Teil eines Rationalisierungskonzepts für die Belegbearbeitung. Die Auswahl des richtigen Produkts erfordert jedenfalls eine sorgfältige Bedarfsanalyse. Dabei sind die oben angegebenen Unterscheidungsmerkmale besonders zu berücksichtigen.

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Information

• Avision (Taiwan):http://www.avision.com.tw/ENGLISH/PRODUCTS/Product.php
• Bowe Bell+Howell (USA):http://www.bhscanners.com
• Canon (Japan): http://www.canon.de/pro/dim/dok
• Fujitsu (Japan): http://www.fujitsu.com/services/computing/peripheral/scanners/
• Kodak (USA): http://www.kodak.com/global/mul/business/navigation.jhtml?id=1400002&cc=US&lc=en
• Miru (Süd Korea): http://www.miruscanner.com/product.html
• Panasonic (Japan): http://www.panasonic.com/business/office/cat_scanners.asp
• Ricoh (Japan): http://www.ricoh.de/office_dokumentenmanagement_f.html
• Scamax (Deutschland): http://www.scamax.com/de/index.html