Druckdienstleistungen outsourcen

Was versteht Lanier unter Outsourcing und welche Bereiche werden angeboten?

Outsourcing ist die Übertragung von speziellen Unternehmensfunktionen, in unserem Fall bezogen auf Dokumente, an Unternehmen, die sich darauf spezialisiert haben, Prozesse zu kreieren, um die benötigten Dokumente mit einem Höchstmaß an Effizienz zu erstellen. Um dieses Ziel zu erreichen, werden drei Elemente benötigt: Menschen, Prozesse und Technologien, die vom Outsourcing Partner zur Verfügung gestellt und geleitet werden sollten.

Lanier bietet eine Vielzahl an Dienstleistungen, die den gesamten Lebenszyklus eines Dokumentes abdecken.

Welche Outsourcing-Bereiche werden derzeit besonders stark nachgefragt?

In Europa steigt die Aufmerksamkeit für die hohen Kosten von verstreuten/dezentralisierten Druckern. Meistens sind Einkauf und fortlaufende Wartung dieser dezentralisierten Drucker nicht unter einer zentralen, strukturierten Verantwortung. Oftmals fallen sie unter örtlich festgelegte (abteilungsbezogene) Budgetverantwortlichkeiten. Daraus resultiert, dass viele Groß-Unternehmen nicht wissen, wie viel für dezentralisiertes Drucken ausgegeben wird. Tatsächlich gibt es oft niemanden, der sagen kann, wie viele Drucker das Unternehmen besitzt.

Lanier bietet einen strukturierten Prozess, "Docutivity", zur Untersuchung und Erstellung von Lösungen für einen überschaubaren Druck-Service, unter Verwendung der neuesten, marktführenden, multifunktionalen Technologien (Drucken, Kopieren, Faxen, Scannen). Im Vergleich zu den jährlichen Kosten von dezentralisiertem Drucken kann dieser Ansatz in manchen Fällen zu Einsparungen von bis zu 35% führen.

Welche Vorteile können Unternehmen daraus generieren?

Erstens erhöht die bewusst gemanagte Druckdienstleistung den Wert von bereits getätigten Investitionen in Firmen-IT-Netzwerke. Durch Überwachung der Produktion von lokalen Druckern und Kopierern innerhalb des Netzwerkes werden Überschaubarkeit und Kontrolle ermöglicht. Dadurch ist der Outsourcing-Partner in der Lage, die optimale Lösung mit der passenden Technologie am richtigen Ort zu platzieren, um die lokalen Geschäftsanforderungen zu erfüllen. In weiterer Folge werden Papier- und Toneraustausch über Netzwerktools überwacht, sodass der Service-Verantwortliche vor Ort am Gerät ist, noch bevor Papier und Toner aus sind oder eine technische Fehlermeldung auftritt.

Die Verrechnung kann zentral erfolgen oder auf Kostenstellen aufgeteilt werden. Dieser Ansatz erlaubt einen Preis, unabhängig davon, ob ein Druck oder eine Kopie erstellt werden. Die Anzahl der Druck- und Kopiersysteme kann beträchtlich reduziert werden und führt somit zu einem Einsparungspotential von bis zu 35% im Vergleich zu den aktuellen Kosten.

Die Zeit, die bisher von der Unternehmensführung für die Bereitstellung dieser Dienstleistungen verwendet wurde, kann deutlich reduziert werden. Dadurch kann die Managementkapazität im Unternehmen verstärkt für das Core Business genutzt werden.

Worauf sollten Unternehmen achten, wenn sie an das Outsourcen von Dokumentenmanagement-/Drucker-Dienstleistungen denken?

Oftmals denken Unternehmen, die Outsourcing-Lösungen anbieten, zu sehr an die gelieferte Technologie, als an anwendungsorientierte Lösungen. Dadurch besteht die Gefahr, dass der Kunde zwar eine Flotte an neuen, beeindruckenden Maschinen erhält, diese aber nicht wirklich die optimale Lösung für den Bedarf des Kunden liefern. Es ist wichtig, dass der Kunde den "Audit"-Ansatz der Erstanalyse versteht. Im Falle von Lanier ist die Docutivity-Analyse ein dokumentierter Prozess, der einen in die Tiefe gehenden Bericht liefert. Dabei wird ein Profil der aktuellen Aktivitäten erstellt, gemeinsam mit einer Empfehlung für mögliche Verbesserungen und der daraus resultierenden Kostensituation.

Unternehmen sollten aber auch an einen möglichen Rationalisierungseffekt denken. Je mehr dokumentenrelevante Dienstleistungen an einen Outsourcing-Partner übergeben werden, desto mehr Einsatzmöglichkeiten sind für die ausführenden Mitarbeiter gegeben, wodurch Auslastungsschwankungen harmonisiert werden. Bewährte Gebiete für diesen Ansatz der Nutzung von Synergien sind Hausdruckereien in Kombination mit der Betreuung von dezentralen Drucker- und Kopierer-Flotten.

Wie stellt sich der österreichische Markt für Lanier dar und was sind hier die Ziele?

In erster Linie konzentriert sich Lanier auf sogenannte "Blue-Chips", Ministerien und Unternehmen in den Marktsegmenten Erziehung und Gesundheit. Diese Organisationen besitzen eine Größe und Mitarbeiteranzahl, wo die Ausgliederung von Dokumenten-Management-Prozessen Einsparungen möglich macht.

Auf Grund der Marktdaten wissen wir, dass große Organisationen bis zu 3% ihres Jahresumsatz für Dokumentendruck ausgeben. Wenn wir bei einem großen Unternehmen von einem Umsatz von € 150 Mil. ausgehen, entsprechen 3% € 4,5 Mil. und Einsparungen von 35% € 1,6 Mil. Dies ist sicherlich ein lohnender Bereich für Investitionen.

Herzlichen Dank für das Gespräch.

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Case Study: LPS bei F. Hoffmann La Roche

Lanier Professional Services (LPS) beliefert F. Hoffman La Roche in ihrer weltweiten Zentrale in Basel (Schweiz) mit einem breiten Spektrum an Dienstleistungen für ein umfassendes Dokumenten-Management.

Ausschlaggebend für die Wahl von Lanier als Partner von Roche für die Dauer von 10 Jahren war die Philosophie von LPS. Diese beinhaltet die Bereitstellung von hochqualitativen, kundenfokussierten Dienstleistungen, gemessen an Service Level Agreements und Kundenzufriedenheit. Die Politik der kontinuierlichen Verbesserung durch Messung und Management gewährleistet, dass das Best-Practise Prinzip immer angewendet wird, bei der Einführung neuer Technologien genauso wie bei der Arbeitsausführung.

LPS beschäftigt in Basel 25 Mitarbeiter, für folgende Bereiche: Digitaler Hochgeschwindigkeitsdruck in Schwarz-Weiß und Farbe, Micro Film-Service, Scan to File-Service, Gravierung, Wide Format Printing, Offset Litho Druck, CD Brennen. Dazu kommen eine umfassende Palette an Endverarbeitungs- und Bindungs-Dienstleistungen, 380 dezentrale, multifunktionale Dokumenten-Ausgabesysteme, Vorort-Technik sowie der Austausch von Papier und Toner

LPS Mitarbeiter in Basel arbeiten Seite an Seite mit Roche Mitarbeitern nahtlos zusammen, um "Best-practise" Methoden und Kundenzufriedenheit sicherzustellen. Zu Beginn der Kooperation, vor beinahe 3 Jahren, wechselten fast alle, heutigen LPS Mitarbeiter von Roche zu LPS. Durch eine strukturierte Umwandlung dieser Anstellungsverhältnisse konnte LPS kontinuierliches Service auf höchstem Niveau und fortlaufende Mitarbeiterzufriedenheit garantieren. Es ist kein Geheimnis, dass zufriedene Mitarbeiter qualitativ hochwertige Arbeit erstellen. Auf Grund dieses Wechsels verließ kein einziger Mitarbeiter dass Unternehmen. LPS konnte eine Steigerung des Arbeitspensums um 35% erreichen, bei gleichen Ressourcen und ohne Beeinträchtigung der Service Level Agreements und Kundenzufriedenheit.

Die Kundenzufriedenheit wird jährlich durch einen Fragebogen ermittelt. Die Ergebnisse dieser Befragung werden dem Kunden und den Mitarbeitern mitgeteilt. Auf Grund der Ergebnisse der Kundenbefragung kann jeder LPS Mitarbeiter einen Jahresbonus erreichen.

Für eine kontinuierliche Verbesserung der Dienstleistungen werden monatliche Meetings zwischen Roche und LPS Manager abgehalten, bei denen Ideen und Probleme diskutiert werden.

Jeder Auftrag wird im LPS MIS System erfasst, das eine Verrechnung auf Kostenstellen ermöglicht. Das LPS MIS System überspielt die monatlichen Verrechnungsdaten direkt in das ERP des Kunden.

Im vergangenen Jahr hat LPS rund 75 Mio. Drucke für Roche erstellt. Durch vertraglich vereinbarte Übertragung dieser wichtigen Dienstleistung kann Roche Zeit und Energie auf ihr Kerngeschäft konsentrieren, mit der Gewissheit, dass ein spezialisiertes Unternehmen alles unternimmt, um qualitativ hochwertige Dienstleistungen kostengünstig zu erstellen.

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First Level Kontakt in Österreich:
Gerhard Zack, Vertriebsleiter Lanier Österreich
E-Mail: gzack@lanier-europe.com
http://www.lanier.at